退職日がわかる書類の種類と取得方法を詳しく解説

はじめに

こういう悩みを持つ方へ

「退職した日付をどうやって証明すればいいかわからない」「転職先や失業保険の手続きで書類が必要になった」といった疑問や不安をお持ちではありませんか？本書はそうした悩みに応えるために作成しました。誰にでも分かりやすく、実際の手続きで役立つ情報を丁寧にまとめています。

本書の目的

本ドキュメントは、会社を退職した日付を公式に証明できる書類の種類、取得方法、記載内容について解説します。主に転職、失業保険の申請、社会保険や年金の手続きなど、退職日を証明する必要がある場面で役立ちます。

読み方のポイント

まず第2章で「何が退職日を示す書類になるか」を確認してください。続く章で具体的な書類の種類、取得手順、記載例を順に解説します。必要な場面が決まっている方は、該当章へ直接進んでも問題ありません。

退職日がわかる書類とは何か？

退職日を証明する書類とは、退職した事実と最終出勤日や退職日を公式に示す文書です。主に次の3種類があります。

1) 退職証明書

会社が発行する書類で、在籍期間や退職日が記載されます。再就職先や市役所の手続きなど、本人が退職したことを求められる場面で使います。会社に申し出て発行してもらいます。

2) 離職票

雇用保険の手続きで使う公的書類です。会社がハローワークに手続きをすると、離職票が発行され、失業給付の申請に必要になります。雇用保険加入者にとって重要な証明です。

3) 資格喪失証明書

健康保険や年金の資格が喪失したことを示す書類です。健康保険組合や日本年金機構、あるいは会社を通じて発行されます。健康保険の切替えや国民健康保険の加入時に求められます。

これらはそれぞれ発行元と用途が異なります。次章以降で、具体的な取得方法や記載内容を詳しく説明します。

退職日がわかる書類の種類

以下では、退職日を公式に証明できる代表的な書類をわかりやすく説明します。

1) 退職証明書（会社発行）

• 何か：会社が発行する退職の事実を証明する書類です。労働基準法第22条に基づき、請求すれば発行義務があります。
• 主な記載：氏名、在職期間（入社日・退職日）、職務内容など。
• 取得方法：会社の総務や人事に依頼します。書面か電子で受け取れます。
• 発行時期：退職後すぐに請求できます。通常は数日〜数週間で交付されます。
• 注意点：会社によってフォーマットが異なります。退職日を明確に記載してもらうよう伝えてください。

2) 離職票（ハローワーク発行）

• 何か：雇用保険の受給手続きに使う書類で、退職日や退職理由が記載されます。
• 取得方法：会社がハローワークに届け出を行い、離職票が会社から本人へ渡されます。
• 発行時期：会社からの手続き後、数週間かかることがあります。失業保険申請に必要です。
• 注意点：会社が手続きを怠ると遅れるため、退職時に確認してください。

3) 資格喪失証明書（社会保険）

• 何か：健康保険・厚生年金の資格喪失日（＝退職日）を証明する書類です。
• 取得方法：会社の健康保険組合や年金事務所が発行します。請求すれば取得できます。
• 発行時期：資格喪失届の処理後に発行されます。手続き状況を確認しましょう。

その他の補助書類

• 源泉徴収票や最終の給与明細、雇用契約書でも退職日を裏付けできます。公式書類と併用すると安心です。

どの書類が必要かは目的（転職先、年金、失業手当など）で異なります。次章では退職証明書の具体的な取得方法と発行時期を解説します。

退職証明書の取得方法と発行時期

概要

退職証明書は、退職した会社に発行を依頼して受け取ります。申請方法や手続きの窓口は会社ごとに異なるため、事前に確認してください。発行は原則として退職日以降になります。

申請方法（主な例）

1. 人事・総務窓口に直接申請する
2. 会社指定の申請フォームやメールで依頼する
3. 郵送で申請書を送る（返信用封筒を同封）
4. 退職時に会社から交付されることもある
   手続きの詳細は就業規則や退職時の案内を確認してください。

申請に必要なもの

• 本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）
• 会社所定の申請書または依頼文
• 返送先を書いた封筒や連絡先
• 代理人が申請する場合は委任状

発行時期と対応

発行は退職日以降で、法律上は遅滞なく交付されることになっています。ただし具体的な期日は定められていないため、会社によって処理に日数がかかる場合があります。

早めに必要なときの伝え方

必要な期日がある場合は、申請時に理由と希望日を明確に伝え、可能なら書面やメールで残してください。電話で確認したうえで、対応が遅れる場合は再度連絡を取りましょう。

注意点

会社によって手数料や窓口のルールがあるため、事前確認が大切です。受け取った証明書は大切に保管し、必要であれば写しをとっておきましょう。

各書類の記載内容と記入例

以下では、代表的な「退職日がわかる書類」それぞれの主な記載項目と、具体的な記入例をわかりやすく示します。正確に記載されていることが大切です。間違いがあれば速やかに会社へ訂正を依頼してください。

1. 退職証明書

主な記載項目：退職年月日、使用期間（入社日〜退職日）、業務内容・役職、賃金（希望する場合）、退職理由（本人が希望しない場合は記載不可）
記入例：
– 退職年月日：2025年3月31日
– 使用期間：2018年4月1日〜2025年3月31日
– 業務内容・役職：法人営業、課長
– 賃金：月給250,000円（希望により記載）
– 退職理由：一身上の都合（記載を希望しない場合は空欄）

2. 離職票

主な記載項目：退職日、離職理由、被保険者としての期間、賃金支払基礎日数など
記入例：
– 退職日：2025年3月31日
– 被保険者期間：2018年4月1日〜2025年3月31日

3. 資格喪失証明書（雇用保険関係）

主な記載項目：雇用保険資格喪失日（＝退職日が反映されることが多い）
記入例：
– 資格喪失日：2025年3月31日

注意点：日付や氏名、会社名など誤記があると手続きで支障が出ます。提出先が指定する書式や記載項目があれば、それに合わせて発行を依頼しましょう。

第6章: 退職日がわかる書類が必要な場面

退職日を証明する書類は、退職後の手続きをスムーズに進めるために欠かせません。ここでは主な場面と、どの書類が使えるか、提示時の注意点をわかりやすく説明します。

主な必要場面と代表的な書類

• 転職先での雇用手続き：退職証明書、源泉徴収票、雇用契約書の退職日記載。雇用開始日や雇用保険の確認で使います。
• 失業保険の申請（雇用保険）：離職票が基本です。退職日や退職理由の確認が重要になります。
• 社会保険の資格喪失手続き：健康保険や厚生年金の資格喪失日を示す書類や、事業所が発行する証明書が必要な場合があります。
• 年金・税金関連：源泉徴収票や退職証明書で退職時点の収入・扶養状況を証明します。
• ローン・保険の手続きや公的給付：退職日で支給要件や加入条件が変わるため、証明を求められます。

提示時のポイント

• 早めに取得して原本とコピーを保管してください。
• 書類に不備があれば再発行を依頼しましょう。発行に時間がかかることがあります。
• どの書類が必要か不明なときは、申請先に具体的に確認すると安心です。

これらを押さえておくと、手続きが滞りにくくなります。必要な場面に応じて、適切な書類を準備してください。

退職証明書がもらえない場合の対処

概要

退職証明書は、退職日から2年以内であれば会社に発行義務があります。会社が発行を拒む場合は、冷静に対処し、記録を残しつつ順を追って対応することが大切です。

具体的な対処法

1. まずは社内で再確認する：担当部署（総務、人事）に口頭で確認後、メールで正式に請求してください。記録が残ると後の手続きがスムーズです。
2. 書面で請求する：メールで応じないときは内容証明郵便で請求します。例文は下に記載します。
3. 代替書類を集める：離職票、源泉徴収票、雇用保険被保険者記録など、退職日が確認できる書類をそろえておきます。
4. 行政への相談：会社が拒否を続ける場合は、最寄りの労働基準監督署や労働局に相談してください。労働基準法に基づき発行義務がある旨を伝えると効果的です。
5. 最終手段：相談や交渉で解決しない場合は、労働審判や民事訴訟を検討しますが、時間と費用がかかります。

書面（内容証明）の簡単な文例

「貴社に対し、退職証明書の発行を請求します。発行が困難な場合は理由をご教示ください。〇月〇日までにご回答ください。」

注意点

・やり取りはすべて記録を残すこと。・感情的にならず冷静に対応すること。・代替書類を早めに集めておくと手続きが滞りません。

まとめ

退職日を証明する主な書類は以下の3つです。

• 退職証明書：在職期間や退職日を会社が証明する書類。転職先や年金手続きで使います。
• 離職票：雇用保険の加入・離職の事実を示す書類。失業手当の申請で必要です。
• 資格喪失証明書：健康保険や厚生年金の被保険者資格が失われた時の証明書。

取得時は退職日・氏名・会社名の記載を確認し、印鑑や原本を保管してください。もらえない場合は会社に書面で請求し、応じないときは労働基準監督署や労働局に相談しましょう。給与明細や雇用契約書も代替資料として役立ちます。

転職や各種手続きがスムーズに進むよう、早めに必要書類を確認・取得しておくと安心です。