はじめに
本資料の目的
本資料は、退職時に送るビジネスメールのマナーと書き方を分かりやすくまとめたガイドです。社内・社外それぞれの相手に対して感謝を伝え、円満な退職と良好な関係維持を目指すポイントを整理しています。
想定する読者
- これから退職を控え、メールで関係者へ連絡する方
- 人事やマネジャーで、退職連絡の文例を整えたい方
- 社外の取引先へ丁寧に辞意を伝えたい方
本章で学べること
- 退職メールの全体像と役割
- 読む順序（基本マナー→送信タイミング→例文）
- 本資料の使い方（テンプレートのカスタマイズ方法）
読み方のポイント
まずは基本マナーに目を通し、次に自分の立場に合う例文を選んでください。文面は短く、感謝を中心に書くと受け手に伝わりやすくなります。以降の章では具体例と注意点を丁寧に解説します。
退職ビジネスメールの目的と基本マナー
目的
退職時のビジネスメールは、最後に残す“名刺”です。主な目的は次の3点です。
– 感謝の伝達：これまでの支援や協力に対する礼を示します。
– 事実の共有：退職日や最終出社日、業務引継ぎの予定を明確にします。
– 今後の連絡先・後任案内：必要があれば連絡先や後任者を案内し、関係維持を図ります。
基本マナー
- 丁寧な言葉遣いを心がけます。敬語は過不足なく使います。
- 退職理由は公的文書では「一身上の都合」とするのが無難です。詳細は個別で伝えます。
- 社内向けと社外向けで表現を使い分けます。社外はより簡潔に丁寧にします。
実務的な注意点
- 宛先の取り扱い：多数の受信者にはToやCCでなくBCCを活用する場面もありますが、上司や関係者には個別に挨拶する旨を添えてください。
- 直接挨拶が望ましい相手（上司、主要な取引先、親しい同僚）にはメールに加えて面談や電話で伝えると丁寧です。
- 感謝・事実・連絡先の順で簡潔にまとめると読みやすくなります。
これらを押さえると、誠実で印象の良い退職メールになります。
送信タイミングと相手別の配慮
社内への送信タイミング
- 一般社員向けは最終出社日かその数日前（目安：1～3日前）に送ると混乱が少ないです。チーム内の業務引き継ぎが済んでから送ると良いです。
- 上司や直属の関係者には、まず口頭や対面で報告してからメールにするのが礼儀です。重要事項は個別に伝えます。
社外への送信タイミング
- 取引先や顧客へは余裕を持って2～3週間前を目安に送ります。重要な案件がある場合は1か月前を検討してください。
- プロジェクト進行中なら、引き継ぎ予定と連携して時期を決めます。相手に迷惑がかからないよう配慮します。
相手別の配慮ポイント
- 親しい同僚：簡潔で温かい個別メッセージを送ると良いです。
- 長期間連絡がなかった相手：再接触の形になるため、近況を一言添えると受け入れられやすいです。
- 特にお世話になった相手：感謝の言葉を丁寧に書いた個別メールや手書きの礼状を検討してください。
実務チェックリスト（送信前）
- 引き継ぎ資料が整っているか
- 送信先リストが適切か（個別送信が必要な相手を含む）
- タイミングが相手のスケジュールに配慮しているか
相手ごとに配慮を変えることで、迷惑を避けつつきちんと感謝を伝えられます。
社内向け退職メールの書き方と例文
書き方のポイント
- 用件は冒頭で明確に：退職日と簡単な理由（例：一身上の都合）を伝えます。
- 感謝は具体的に：担当した仕事や助けてもらった場面を一つか二つ書くと印象が良くなります。
- 今後の引き継ぎと連絡先：引き継ぎ担当者や最終対応方法、個人連絡先を忘れずに。
- トーンは誠実に、短くまとめる：感情的にならず、業務に配慮した文面にします。
構成テンプレート（社内向け）
- 件名：退職のご挨拶（退職日）
- 冒頭：退職の報告と退職日
- 本文：感謝の言葉と具体的なエピソード
- 引き継ぎ：担当者名と今後の対応
- 連絡先：任意で個人の連絡先
- 結び：簡潔な挨拶
例文（部署全体向け）
件名：退職のご挨拶（2025年6月30日）
皆様
お世話になっております。私事で恐縮ですが、6月30日をもちまして退職することになりました。
在職中は○○プロジェクトで多くのご指導をいただき、特に□□の改善に取り組めたことは貴重な経験でした。
引き継ぎは山田が担当いたします。連絡先はexample@example.comです。
短い間でしたがありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。
例文（直属の上司・チーム向け）
件名：退職のご報告
部長
いつもご指導ありがとうございます。6月30日付で退職いたします。特に××案件でのご支援に深く感謝しております。
引き継ぎは□□さんにお願いし、必要資料は共有済みです。個人的な連絡は携帯090-xxxx-xxxxまでお願いします。
突然のご報告でご迷惑をおかけしますが、最後まで責任をもって対応いたします。
社外向け退職メールの書き方と例文
基本ポイント
- 目的は感謝と取引の継続を安心させることです。退職理由は原則不要で、退職日（最終出社日）を明記します。
件名と宛先
- 件名は簡潔に「退職のご挨拶（氏名）」や「ご担当変更のご案内（氏名）」とします。
- 主要な関係者をTO、その他はCCで配慮します。
本文の構成（順序）
- 挨拶と自己紹介（会社名・役職・氏名）
- 退職の報告と最終出社日
- 日頃の感謝
- 後任者・窓口の案内（連絡先明記）
- 今後の連絡方法と締めの挨拶
後任・引き継ぎの書き方
- 後任者の氏名、役職、メールと電話番号を必ず書きます。引き継ぎ内容の簡単な説明で安心感を与えます。
送信タイミングとマナー
- 直属の上司や社内手続き後に送信します。取引関係が濃い相手には個別に一言添えると好印象です。
例文（取引先向け・フォーマル）
件名：退職のご挨拶（山田 太郎）
本文：平素よりお世話になっております。株式会社Aの山田太郎です。このたび一身上の都合により、9月30日をもって退職いたします。これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。今後の窓口は田中次郎（tanaka@example.com、03-xxxx-xxxx）です。引き続きよろしくお願い申し上げます。
例文（パートナー向け・ややカジュアル）
件名：ご担当変更のご案内（山田）
本文：いつもお世話になっております。山田です。10月1日付で退職し、窓口が田中に変わります。連絡先：tanaka@example.com。何かご不明点があればご連絡ください。短い間でしたがありがとうございました。
退職メールの英文例とグローバルマナー
概要
グローバル企業や海外の取引先には英語で退職連絡をします。英文でも必ず「感謝」「退職日」「今後の連絡先」を明記します。簡潔で丁寧な表現を心がけ、相手に配慮した書き方にします。
英文メールの基本ポイント
- Subjectは明確に（例：Resignation Notice / Farewell）
- 冒頭で感謝を伝える
- 退職日を明記する
- 後任者や引き継ぎ先を案内する
- 今後の連絡先（個人メール等）を載せる
- 署名は英語表記にする
英文例（社内向け）
Subject: Resignation Notice – [Your Name]
Dear Team,
I would like to inform you that I will resign from my position at [Company] with my last working day on [Date]. Thank you very much for your support and cooperation during my time here. For ongoing matters, please contact [Successor Name] at [email/phone].
Best regards,
[Your Name]
英文例（取引先・顧客向け）
Subject: Notice of Resignation and Introduction of Successor
Dear [Client Name],
I would like to inform you that I will leave [Company] on [Date]. It has been a pleasure working with you, and I appreciate your trust and support. Going forward, please contact [Successor Name] ([email/phone]) who will handle your account. My personal email is [personal email] if you wish to stay in touch.
Wishing you continued success,
[Your Name]
グローバルマナーの注意点
- 文化差に配慮し、あまり長文にしない
- 相手のタイムゾーンを考え、業務時間内に送る
- CCは必要最小限に、上司はCCか先に口頭で知らせる
- 退職後は自動返信（OOO）で連絡窓口を案内する
- 日付・名前・メールアドレスは何度も確認する
英語メールは簡潔で誠実な表現が大切です。丁寧に挨拶と引き継ぎを示せば、相手には良い印象を残せます。
退職ビジネスメールでよくある質問と注意点
よくある質問（Q&A）
Q1: 退職理由は書いたほうがよいですか？
A: 理由は書かず「一身上の都合」とします。詳しい事情は個人情報になり得ますし、文面で触れると誤解を招くことがあります。
Q2: 宛先はどうすれば良いですか？
A: 社内一斉連絡はBCCで送信すると個人情報保護になります。部署内や少人数のチームではTOやCCで構いませんが、受信者のプライバシーに配慮してください。
Q3: 返信は期待してよいですか？
A: 「返信不要」と明記して問題ありません。必要な引継ぎや個別対応がある場合は別途連絡を促します。
Q4: 上司や取引先への対応は？
A: 上司・直属の関係者や主要な取引先には個別メールや電話で丁寧に伝えてください。個別連絡は誠意を示します。
注意点（実務的チェックリスト）
- 社内の規程や人事の指示に従う。退職手続きの窓口を確認する。
- ネガティブな内容や感情的な表現を避ける。職場の評判を損ねない。
- 重要な引継ぎ先や連絡先を明記する（後任者の連絡先等）。
- メール送信前に宛先とBCCを再確認する。誤送信は大きな問題になります。
- 退職日や最終出社日を明確にする。自動返信（不在通知）を設定すると丁寧です。
使える一文例
- 「私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により退職することとなりました。」
- 「本メールはBCCで送信しております。ご返信は不要です。」
- 「業務の引継ぎは○○が対応いたします。ご不明点は○○までお願いいたします。」
必要に応じてテンプレートを調整し、相手や状況に合わせて丁寧に伝えてください。
まとめ
退職ビジネスメールは、円満退職と今後の関係づくりに直結します。本文では簡潔に要点を伝え、相手への配慮を忘れないことが大切です。
- 伝えるべき4つの要素：感謝の言葉、退職日、今後の連絡先、後任・引継ぎの情報を明確に記載します。
- 宛先と送信タイミング：上司と人事に合意を得た上で、社内と社外で送る順序やタイミングを調整します。誤送信を防ぐため宛先を確認します。
- 文面のポイント：短く分かりやすく、敬意を込めた表現を使います。感情的な表現や詳細すぎる事情説明は避けます。
- フォーマットとチェック項目：件名、挨拶、本文、締めの挨拶、署名を整え、誤字脱字や添付不足を必ず確認します。
例文やマナーを参考に、状況に合わせて文言を調整してください。丁寧に書くことで、退職後も良好な人間関係と信頼を保てます。
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