はじめに
目的と概要
本資料は、退職願や退職届の宛名に使う敬称「殿」の正しい使い方や、ほかの敬称との違い、マナーをわかりやすく解説します。社内文書として適切な表現と記載例、封筒やメールでの注意点まで取り上げ、円満な退職に役立つ実用的な情報をまとめました。
この資料の使い方
各章で具体例やテンプレートを示します。初めて書く方でも迷わないよう、順を追って説明します。必要に応じてテンプレートをそのままお使いください。
対象となる方
・会社を退職予定の方
・人事担当者や上司で、部下の書類作成をサポートする方
・社内文書のマナーを確認したい方
本章での注意点
敬称は相手との関係や社内慣習で変わります。形式だけでなく、相手への配慮を優先して判断してください。
「殿」と「様」の違いとは？退職願の敬称マナー
基本の考え方
退職願や退職届のような社内手続きでは、「殿」を使うのが原則です。「殿」は公的・公式な敬称で、書類の格式を保ちます。一方、「様」は社外の方や個人への丁寧な呼び方です。退職願では原則避けた方が無難です。
実際の書き方例
- 個人宛て（上司や役職者）: 「○○部 部長 ○○○○ 殿」
- 部署宛て（名前が分からない場合）: 「○○部 御中」
- 会社全体や取引先個人: 社外個人には「様」を使いますが、退職願は社内文書なので使いません。
よくある間違いと注意点
- 「様」を使うと私的・個人的な印象になります。正式書類には不適切と受け取られることがあります。
- 「御中」は組織宛て専用です。個人名と併用しないでください。
- 役職名は名前の前に書き、役職まで明記します（例: 部長 ○○○○ 殿）。
まとめ代わりのポイント（要点）
- 退職願は公的書類と考え「殿」を基本にする
- 名前が分からないときは部署名＋「御中」
- 社外向けの「様」は原則使わない
書き方に迷ったら、人事や総務のルールを確認すると安心です。
退職願・退職届の宛名の正しい記載方法
基本の書き方
基本形は「（会社名）代表取締役社長 山田太郎 殿」です。会社の最高責任者宛てに、役職名と氏名を記載し、最後に「殿」を付けます。氏名はフルネームで書きます。
役職・氏名の書き方のポイント
- 役職は正式な肩書きを使います（例：代表取締役社長、取締役、部長など）。
- 氏名は姓と名を続けてフルネームで書きます。敬称は「殿」を使います。
- 複数の肩書きがある場合は、社内規定に従い最も上位の肩書きを記載します。
所属や名前が分からないときの確認方法
社内の就業規則や人事担当、総務に確認してください。名刺や社内名簿、社内イントラでも正式表記が分かることが多いです。
宛名の位置（書式）
- 縦書き：用紙の右上部に宛名を記載します。自分の氏名より上に来るようにします。
- 横書き：文頭（左上）に宛名を記載します。本文よりも上に配置します。
その他の注意点
- 宛名は丁寧に正確に書くことが大切です。誤字や肩書きの間違いは避けてください。
- 直属の上司に提出する場合でも、社内ルールで代表者宛が決められていればその通りにします。
退職願・退職届のテンプレート例
以下は縦書きで使える一般的なテンプレート例と、記載のポイントです。実務で多く使われる表現に絞っています。
縦書きの一般例
件名 退職願（または退職届）
私儀（私事） 右記の通り退職いたしたくお願い申し上げます。
記
一、退職理由 一身上の都合
一、退職日 令和○年○月○日
以上
所属 ○○課
氏名 山田 太郎 印
提出日 令和○年○月○日
宛名 （会社名）代表取締役社長 佐藤 一郎 殿
記載のポイント
- 件名は「退職願」か「退職届」を明確にします。どちらを選ぶかで手続きの意味が異なりますが、まずは上司と会社の規程を確認してください。
- 書き出しは「私儀」または「私事」で簡潔に。理由は「一身上の都合」で十分です。
- 提出日、所属、氏名、押印を忘れずに。押印は実印でなく認印で差し支えない場合が多いです。
- 宛名は「役職＋氏名＋殿」の形式で書きます。例：
（会社名）代表取締役社長 佐藤 一郎 殿
必要に応じて退職日や引継ぎについて一行添えると親切です。
退職願の敬称を間違えるとどうなる？
概要
退職願で敬称を誤ると、受け取る側に「マナーを知らない」と受け取られることがあります。社内文書では敬称が大切です。丁寧に書けば誠意が伝わり、誤ると印象が悪くなります。
1. 見た目の印象に与える影響
例：
– “部長 様”（誤り）
– “部長 殿”（正しい）
社内の上司や役職宛に“様”を使うと、ビジネスマナーの知識が不十分に見えます。相手は不快に感じることは少ないですが、信頼感に影響します。
2. 実務上の問題点
- 書類が差し戻される可能性があります。HRが正式な形式での再提出を求めることがあります。
- 角が立ち、円満退職のための調整が難しくなることがあります。
- 場合によっては上司の機嫌を損ね、人間関係にひびが入ることもあります。
3. 間違えたときの対処法
- すぐに訂正して再提出します。朱書きや訂正印で直すより、新しい用紙で出すのが無難です。
- 口頭で一言お詫びして説明します。「敬称を誤り失礼しました」と伝えるだけで十分なことが多いです。
- 人事へ相談し、正式な手続きを確認します。
4. 一般的なルール（ワンポイント）
- 社内の上司や役職宛は「殿」を使います。役職名＋殿（例：人事部長 殿）が基本です。
- 取引先や顧客には「様」を使います。
丁寧に書けば誠意は伝わります。間違いに気づいたら迅速に対応すれば、大きな問題にはなりにくいです。
封筒や郵送・メールでの注意点
退職願を封筒やメールで送る際の実務上の注意点を、具体例とともにわかりやすくまとめます。
封筒の宛名
- 社内向けの退職願では宛名に「殿」を付けるのが基本です。例：
〒123-4567
株式会社○○○○ 人事部 部長 山田太郎 殿 - 会社や部署全体に宛てるときは「御中」を使います（部署名のみの場合）。個人宛に「様」を使うと、社内ではややカジュアルに見えるため避けます。
郵送時の封入・封かん
- 用紙は折り方を揃えて封筒に入れ、差出人住所・氏名は封筒の裏に書きます。
- 表に「退職願 在中」「重要書類 在中」と明記すると受け取り側で扱いが分かりやすくなります。
- 確実に届いてほしい場合は簡易書留など追跡できる方法を検討してください。
メールで送るとき
- 件名は簡潔に：「退職願（山田太郎）提出の件」など。
- 本文冒頭で宛名を明記します。例：
人事部 部長 山田太郎 殿 - 添付はPDFで署名・日付を入れ、ファイル名は「退職願_山田太郎.pdf」とすると分かりやすいです。
- 送信前に内容・添付を必ず確認し、必要以上にCCを増やさないよう注意してください。
まとめ
ここまでで説明したポイントを分かりやすく整理します。
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宛名の基本：社内文書の敬称は「殿」を使います。社外や個人に対する書類では「様」を用いますが、退職願・退職届の社内提出では避けるのがマナーです。
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正しい書き方：基本は「役職＋氏名＋殿」の形式。日付、タイトル（退職願／退職届）、本文、署名・捺印を忘れないでください。
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封筒・提出方法の注意：封筒表面にも宛名を正確に書き、封をするときは折り方や封筒の向きに注意します。郵送する場合は封筒の宛名と同様に本文内も丁寧に記載し、メール提出ではPDFにして添付、件名は分かりやすくします。
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最終チェックの習慣：誤字・敬称の確認、提出前に上司や総務へ一言相談することをおすすめします。敬称を間違うと失礼になるため、書き直しや気まずさにつながることがあります。
丁寧な書式を心がけることで、円満な退職手続きと社会人としての信頼が築けます。迷ったときは必ず社内の担当者に相談してください。
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