退職願の縦書き書き方を丁寧にわかりやすく解説

はじめに

「退職願の縦書きで正しく書きたい」「マナーや提出のタイミングに不安がある」――そんな疑問を持っていませんか？本資料は、退職願（縦書き）の書き方とマナーを、実務で使える形でわかりやすくまとめたガイドです。

目的

本書の目的は、迷わず退職願を作成・提出できるようにすることです。縦書きの基本構成、実際の文例、用紙や筆記具の選び方、封筒の扱い方まで丁寧に解説します。

対象読者

退職を考えている社員、部下の退職対応をする管理職、人事担当者などが対象です。初めて作る方でも安心して使えるよう説明を簡潔にしています。

使い方

各章は順に読めば実務に困らない構成です。第2章で退職願と退職届の違いを確認し、第3〜4章で縦書きの具体例を学べます。第5〜8章では用具の選び方や提出のタイミング、よくある注意点まで扱います。

この章を読めば、全体の流れと本書の使い方がつかめるはずです。

退職願とは？退職届との違い

退職願とは

退職願は、社員が「退職したい」と会社に申し出るための書面です。会社と話し合って退職日や引き継ぎを決め、合意が得られれば退職が成立します。あくまで申し入れの段階で、提出後に取り下げられることも多いです。

退職届とは

退職届は、退職を最終的に通知するための書面です。一度提出すると原則撤回できません。会社に対して「退職します」という意思表示を明確にする役割を持ちます。

主な違い（簡潔に）

• 意味合い：退職願＝申し出、退職届＝通知
• 取り扱い：退職願は協議の余地あり、退職届は原則取り消し不可
• 使う場面：退職の意向をまず示すときは退職願、退職日が確定し最終決定を伝えるときは退職届

縦書きの慣例と注意点

正式な場面では縦書きが一般的です。どちらを書く場合も、礼儀正しく簡潔な文面を心がけ、提出前に上司と口頭で相談しておきましょう。

退職願（縦書き）の基本構成

以下は、縦書きで退職願を書くときの一般的な配置と書き方です。行ごとに注意点を説明します。

1. タイトル（1行目・中央やや上）

2. 「退職願」または「退職届」を縦書きで大きめに書きます。提出意図がはっきり伝わるようにします。

3. 挨拶語（2行目・下寄せ）

4. 「私儀」や「私事」を用います。形式として堅めの表現です。

5. 本文（3行目）

6. 例文：「このたび、一身上の都合により、誠に勝手ながら、〇〇年××月□□日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」

7. 日付は具体的に書きます。

8. 提出日（4行目）

9. 年月日を縦書きで記入します。提出日を明確にしましょう。

10. 所属（5行目）

11. 所属部署名を記載します。

12. 氏名（6行目）

13. 自署で名前を縦に書き、その下に印鑑を押します。シャチハタは避けます。

14. 会社名（7行目）

15. 正式名称を記載します。

16. 代表者名と役職（8行目）

17. 代表者の氏名と役職名を書き、その後に「殿」を付けます。

縦書きでは文字の位置や余白が目立ちます。落ち着いた字で丁寧に書き、誤字脱字に注意してください。

実際の縦書き文例

縦書き文例（基本）

私儀

このたび、一身上の都合により、誠に勝手ながら、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

令和〇年〇月〇日

営業部

山田　太郎　㊞

株式会社〇〇

代表取締役社長　〇〇殿

※「一身上の都合」は自己都合退職の場合のみ使用します。会社都合の場合は理由を明記してください。

縦書き文例（会社都合の例）

私儀

このたび、事業所閉鎖に伴い、誠に勝手ながら、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

令和〇年〇月〇日

経理部

山田　太郎　㊞

株式会社〇〇

代表取締役社長　〇〇殿

宛先・署名の配置のポイント

• 文頭の「私儀」は本文の上に短く置きます。
• 日付は本文の下、署名の上に揃えます。
• 署名（氏名）と捺印は氏名の右側または下に押します。捺印は楷書で読みやすく。
• 宛先（会社名・役職名）は右端寄せにして、最後に「殿」を付けます。

書き方の注意

• 理由は短く簡潔に書きます。詳しい事情は口頭で伝えると良いです。
• 縦書きでも敬語は丁寧に保ちます。

用紙・筆記具・封筒のマナー

退職願を出す際は、見た目の丁寧さが印象を左右します。以下の点を守ると安心です。

用紙

白い無地の便せんを使います。A4サイズを推奨します。罫線のないものが望ましく、派手な柄や色は避けてください。

筆記具

黒のボールペンか万年筆で丁寧に書きます。消えるタイプのペンや鉛筆は使わないでください。書き損じは新しい用紙で書き直しましょう。

封筒

白無地の封筒を用意し、表書きは縦書きで「退職願」と記載します。裏面の中央付近に差出人として氏名を書きます。

折り方

三つ折りにします。下側1/3を谷折り、上側1/3を山折りにすると封入時にきれいに収まります。

宛名・提出先

提出先は通常直属の上司です。会社宛てに出す場合は代表取締役社長など役職とフルネームを書き、敬称は「殿」を使います。

書き方の注意点とよくある質問

注意点

• 書き損じたら必ず新しい用紙に書き直してください。修正液・修正テープは使わないでください。見た目だけでなく信頼にも関わります。
• 日付の書き方：退職願には提出日を記入します。退職届には退職日（最終出勤日または契約上の退職日）を記入します。例：令和○年○月○日（提出日）／令和○年○月○日（退職日）。
• 退職理由：細かい理由は不要です。自己都合なら「一身上の都合」で十分です。退職理由を書きたくない場合は無理に詳述しないでください。
• 印鑑：認印または実印を使います。シャチハタは原則避けてください。印鑑を押す場所は署名の下、中央寄りに押します。
• 控えの保管：提出前に必ずコピーを取り、控えとして保管してください。トラブル時に提出日や内容を示せます。

よくある質問（Q&A）

Q1：誤字を消してサインし直していいですか？
A1：いいえ。修正せず新しい用紙で作成してください。

Q2：理由を書かないとまずいですか？
A2：不要です。「一身上の都合」で問題ありません。ただし会社から詳しい理由を求められたら誠実に対応しましょう。

Q3：印鑑がないとどうしますか？
A3：認印でも構いません。実印が必要な場合は会社に確認してください。

Q4：控えはどう保管すればいいですか？
A4：日付と会社名が分かる状態でコピーを取り、スキャンしてメールで自分宛にも保管すると安心です。

縦書きと横書きの違いと使い分け

概要

縦書きは伝統的でフォーマルな印象を与えます。手書きで提出する場合や相手が年配の上司、古い慣習の会社では縦書きが好まれます。横書きはパソコン作成やメール提出、社内のカジュアルな環境に向きます。

配置の違い（代表例）

• 縦書き：題名は中央上部、宛先は右端に縦に記載、日付は左端に記載します。署名や氏名は下部に縦で書きます。
• 横書き：題名は中央上部、宛先は左上、日付は右上に配置するのが一般的です。署名は下段に横書きで記入します。

使い分けのポイント

1. 手書きなら縦書きが無難です。見た目の丁寧さが伝わります。
2. パソコンで作る場合は社内の慣例に従ってください。書式が指定されていればそれに合わせます。
3. 書式で迷うときは縦書きを選ぶと失礼になりにくいです。

実務上の注意

会社や上司が好む形式がある場合、その慣習を優先してください。特に提出先の指定があればそれに従うと安全です。

退職願提出のタイミングとマナー

「退職をいつ伝えればよいか分からない…」と悩んでいませんか？ここでは、一般的な目安と具体的なマナーをわかりやすく説明します。

提出のタイミング

• まず就業規則を確認してください。規則が優先です。
• 一般的な目安は1か月前です。繁忙期や引継ぎが長引く場合は、さらに余裕を持って伝えます。
• 緊急の事情（健康問題や家庭の事情）で早めに辞める必要があるときは、事情を正直に説明し、可能な範囲で協力姿勢を示します。

提出方法と手順

• 基本は直属の上司に直接手渡しで伝えます。表情や声のトーンにも気をつけてください。
• 直接渡せない場合は事前に電話で連絡し、郵送するときは配達記録や書留で送付します。先に電話やメールで一報を入れると親切です。

面談時のマナー

• 話すタイミングは相手の業務状況を見て配慮します。短時間でも要点を簡潔に伝えてください。
• 感謝の言葉や引継ぎの意欲を伝えると印象が良くなります。

郵送時の注意点

• 封筒は白無地で書留や配達記録を利用します。封書には宛先と自分の住所を明記し、到着後に電話で確認すると安心です。

引継ぎと繁忙期への配慮

• 可能なら引継ぎ資料を用意し、時間をかけて業務整理を行います。繁忙期での退職は会社に負担をかけることがあるため、相談してスケジュール調整しましょう。

使える一言例

• 「お時間を頂けますか。退職のご相談をしたく存じます。」
• 「急なお願いで恐縮ですが、○月○日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。」

状況に応じて柔軟に対応すれば、円満に退職手続きを進めやすくなります。