はじめに
本記事の目的
退職後に元勤務先へ在職証明書を依頼する際の不安を減らすため、手順や書き方の例を分かりやすくまとめました。必要な情報や注意点を押さえれば、スムーズに発行を受けられます。
誰に向けた記事か
転職や住宅ローン、各種手続きで在職証明書が必要な方、退職後に会社へ依頼する場面が初めての方を想定しています。アルバイトやパートの方も役立つ内容です。
本記事で学べること
- 在職証明書の基本的な意味
- 退職後の発行依頼の流れとポイント
- 実際に使える依頼文の例
- 企業に依頼する際の注意点と対応例
- 職種別のポイント（アルバイト、保育士など）
読み方のポイント
まず第2章で在職証明書の役割を確認してください。その後、第3章と第4章で実際の依頼方法と文例を見て、最後に職種別の注意点をチェックすると準備が整います。必要な情報をメモしてから依頼すると手続きが速くなります。
在職証明書とは何か？
概要
在職証明書は、特定の企業や団体に在籍していた事実を正式に証明する書類です。転職、住宅ローン、各種手続きなどで求められます。書式は会社によって異なりますが、目的は同じく「その人がその会社で働いていた」ことを証明する点です。
主な記載項目（例）
- 氏名・生年月日
- 雇用期間（入社日・退職日）
- 職種・役職・勤務形態（正社員・契約・パートなど）
- 会社名・発行日・担当部署の捺印や署名
例として「在籍期間：2018年4月1日〜2022年3月31日」「役職：課長」といった記載が一般的です。
呼び方の違い
「就業証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」などと呼ばれることもあります。呼び名が違っても、内容はほぼ同じです。
発行する人・申請の可否
発行は通常、人事・総務部が担当します。退職後でも発行を依頼できます。会社の規程や在籍時の提出書類によって対応が変わるため、早めに問い合わせると安心です。
どんな場面で使うか
- 転職先への提出
- 住宅ローンや賃貸契約の審査
- 各種社会保険や年金手続き
用途により記載の詳細が求められることがありますので、何に使うのかを伝えて依頼してください。
退職後の在職証明書の必要性と発行依頼の流れ
在職証明書が必要になる主な場面
転職活動での職歴証明、住宅ローンやクレジットの審査、各種手続きや補助金の申請などで求められます。提出先が書式を指定することもあります。
退職者でも発行依頼は可能
多くの会社は退職者からの依頼にも対応しますが、必ず発行義務があるわけではありません。退職日から2年間は退職証明書の発行義務がある点は押さえておきましょう。在職証明書は任意対応のことが多く、会社ごとに対応が異なります。
一般的な発行依頼の流れ
- 担当部署（人事・総務）に連絡：メール・郵送・電話で可。連絡先は社内規程や前職の雇用契約書で確認します。
- 依頼文に必要事項を記載：氏名（旧姓含む）、在籍期間、提出先、利用目的、提出期限、連絡先、必要枚数、返信方法（郵送先）など。
- 手数料や返信用封筒・切手の準備：会社が求める場合に用意します。
- 発行・受け取り：郵送または窓口で受け取ります。処理には1〜2週間程度かかることが多いです。
依頼時の注意点
会社によっては指定様式や記載範囲が限られる場合があります。会社の資産管理や個人情報の観点から、在職中の評価や詳しい業務内容は記載されないことが多いです。会社が発行を拒否する場合は理由を確認し、退職証明書や代替書類で対応可能か相談してください。依頼時は目的と提出期限を明確に伝えると手続きがスムーズになります。
退職後の在職証明書依頼文の書き方・例文
ポイント（短く整理）
- 作成日、宛名（担当者名・部署名）、差出人情報を明記します。
- はじめに自己紹介と在籍期間を簡潔に伝えます。
- 主文で発行理由、必要な記載事項、枚数、提出期限を明確にお願いします。
- 返信方法（メール・返信用封筒）と連絡先を添えます。
必須の書き方要素
- 作成年月日
- 宛名（例：人事部 在籍証明担当 〇〇様）
- 前文：挨拶・氏名・在籍期間（例：2018年4月〜2022年3月）
- 主文：発行依頼の理由（住宅ローン、就職先提出など）、必要記載（雇用形態、役職、在籍期間）、枚数、提出期限
- 末文：お礼と連絡先（電話・メール）、返信方法
- 署名：氏名、住所、連絡先
メール例文（簡潔）
作成日: 2025年1月1日
宛先: 人事部 〇〇様
件名: 在職証明書発行のお願い（氏名）
本文:
いつもお世話になっております。元社員の山田太郎（在籍期間：2018年4月〜2022年3月）です。現在、住宅ローンの手続きのため在職証明書が必要になりました。下記の内容で1通ご発行いただけますでしょうか。
– 記載希望事項：雇用期間・雇用形態・役職
– 必要枚数：1通
– 提出期限：2025年1月20日
お手数をおかけしますが、郵送またはPDFでの返信をお願いできますと助かります。ご不明な点は以下までご連絡ください。
連絡先：090-1234-5678、email@example.com
よろしくお願いいたします。
書面（郵送）例文
作成日: 2025年1月1日
人事部 〇〇様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。私は御社にて2018年4月より2022年3月まで勤務いたしました山田太郎と申します。このたび、住宅ローンの申請にあたり在職証明書の発行をお願いしたくご連絡差し上げました。
つきましては、下記の事項をご記載のうえ1通ご発行くださいますようお願い申し上げます。
記載事項：雇用期間・雇用形態・役職
必要枚数：1通
提出期限：2025年1月20日
同封の返信用封筒にてご返送いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
住所：〒000-0000 東京都○○区○○町1-2-3
氏名：山田太郎
電話：090-1234-5678
補足
- 封筒を同封する場合は切手を貼った返信用封筒を同封してください。
- 本人確認書類や退職証明（離職票等）が必要か事前に電話で確認するとスムーズです。
- 締め切りは余裕を持って伝えましょう。
依頼時の注意点・企業側の対応
在職証明書を依頼する際の注意点と、企業がどのように対応するかを分かりやすく説明します。
依頼時の基本的な注意点
- 目的と提出期限を明記する：例）「住宅ローン申請のため、○月○日までに提出希望」など。目的が分かれば企業は適切な様式や記載項目を判断できます。
- 返信用封筒や必要書類を同封する：切手を貼った封筒、住所・宛名を記入したものを入れると手続きが早まります。記入見本や委任状が必要なら同封してください。
- 最新の連絡先を添える：退職後に住所や電話番号が変わっている場合、必ず新しい情報を記載します。企業が把握していないことが多いため重要です。
- 手数料や発行方法の事前確認：会社によっては手数料が発生したり、郵送のみ対応したりします。電話やメールで事前に確認しましょう。
- 書式の違いに注意：在職証明書の代わりに「職歴証明書」や「勤務証明書」など別様式で対応されることがあります。用途に合うか確認してください。
企業側の対応とお願いしたい点
- 発行窓口と担当部署：総務、人事が窓口になることが多いので、問い合わせ先を明確にします。担当者が不明なら総務へ連絡しましょう。
- 処理期間の目安：会社によりまちまちですが、数日〜1週間程度かかることが多いです。余裕をもって依頼してください。
- 本人確認とプライバシー保護：個人情報は厳重に扱われます。必要以上の情報を求められる場合は理由を確認してください。
- 受け取り時の確認：発行日、署名・押印の有無、記載内容（在職期間や役職名）を必ず確認してください。誤りがあれば速やかに修正を依頼します。
依頼文に使える簡単な例文
「お世話になっております。住宅ローン申請のため在職証明書の発行をお願いしたく存じます。提出期限は○月○日です。返信用封筒を同封しておりますので、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」
以上を守ると、スムーズに発行してもらいやすくなります。
アルバイト・パート・保育士など職種別のポイント
アルバイト・パートの場合
アルバイトやパートでも在職証明書は発行可能です。手続きは正社員と同様で、勤務先の総務や人事に依頼します。依頼時は氏名、在籍期間、勤務形態（週何日、シフト例）を明確に伝えると発行が早くなります。短期や掛け持ち勤務でも記載できる項目はありますので、まず確認してください。
保育士や資格申請が必要な職種
保育士の免許更新や申請で在職証明書を求められることがあります。運営企業や園、自治体への申請方法は異なります。自治体提出が必要な場合は、返信用封筒や所定様式の同封を求められることが多いので、案内に従って準備してください。
他書類で代用できる場合
転職先や申請先によっては、退職証明書や雇用契約書、給与明細で代用できる場合があります。代用が可能かは事前に必ず確認してください。
依頼の実務ポイント
- いつまでに必要か期日を伝える
- 宛先や様式の指定があれば添付する
- 郵送や窓口受取の希望を明示する
これらを伝えると手続きがスムーズになります。
まとめ：スムーズな依頼のためのポイント
依頼は早めに行う
発行には時間がかかることがあります。退職後すぐに必要なら、余裕を持って早めに連絡してください。
必要事項を漏れなく伝える
氏名、在籍期間、在職証明の目的、必要枚数、希望期限、提出先の情報などを明確に伝えます。記入例を添えると担当者の負担が減ります。
連絡先と問い合わせ先を確認する
会社の対応窓口が分からない場合は人事・総務に問い合わせます。返信用封筒や切手、振込方法など必要なものを準備します。
発行担当者への配慮
担当者の負担を減らす配慮が大切です。宛名や差出人を明確にし、返信用封筒や必要書類を同封します。期限は現実的に設定してください。
確認と保存
受け取った証明書は内容に誤りがないか確認し、必要なら訂正を依頼します。コピーを保管しておくと安心です。
これらを押さえれば、スムーズに在職証明書を取得できます。丁寧な依頼と相手への配慮が成功の鍵です。
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