はじめに
「ブログの記事をどう書けばいいかわからない」「記事がうまくまとまらない……」というような疑問や悩みをもっていませんか？今回の記事は、会社に提出する退職願の作成に不安を感じている方に向けてわかりやすく解説します。本記事では、退職願と退職届の違いから、必要な記載項目、退職理由の書き方、提出方法や封筒のマナーまで、実務で使える情報を網羅しました。
具体的には次の点を丁寧に説明します。
- 退職願と退職届の違いと使い分け
- 必要な基本項目と記載例
- 理由の書き方と伝え方のマナー
- フォーマットのダウンロードや手書き・印刷の注意点
- 提出方法や封筒の書き方
- 状況別の文例とテンプレートの選び方
この記事を読めば、退職願を迷わず作成できるようになります。実際に使える文例も用意していますので、必要に応じてそのまま利用してください。
退職願とは？退職届との違い
ブログの記事をどう書けばいいかわからない、というような疑問を持っていませんか？今回の章では、退職願と退職届の違いを分かりやすく説明します。
退職願とは
退職願は「会社を辞めたい」という意思を文書で伝えるための書類です。労働者が退職の意思を示し、会社側が承認した時点で退職の手続きが進みます。承認前であれば撤回や条件交渉がしやすい点が特徴です。たとえば、退職日の調整や引継ぎの相談をしたいときに使います。
退職届とは
退職届は退職を決定したことを一方的に通知する文書です。提出後は原則として撤回できません。会社が受理すると事実上退職が確定するため、提出前に十分な検討が必要です。
法的な違いと実務上の目安
法的には、口頭の意思表示でも退職は成立しますが、書面は証拠として重要です。円満に調整したい場合は退職願を提出し、会社が正式に受理を求める場合や最終決定を示す場合は退職届を使うとよいでしょう。会社の就業規則や慣習を確認して、適切な形式を選んでください。
提出前の注意
まず上司や人事と事前に相談し、会社がどちらを求めるか確認します。撤回の可能性や退職日、引継ぎ計画も話し合っておくと安心です。
退職願に必要な基本項目と記載例
退職願には押さえるべき基本項目が決まっています。見た目も大切ですので、配置の一例と具体的な文例を分かりやすく説明します。
- 上部中央：書類のタイトル（例：「退職願」）
- 右上：宛名（会社名・代表者名＋「御中」または「様」）
- 宛名の下：提出日（西暦・和暦どちらでも可。正式には「年 月 日」）
- 中央：本文（退職の意思表明・退職希望日・簡潔な理由）
- 右下：所属・氏名・押印（署名より押印を求める会社が多い）
記載のポイント
– 本文は簡潔に。「一身上の都合により」といった表現で差し支えありません。具体的理由は口頭で伝える場合が多いです。
– 希望退職日を明記する（例：20XX年X月X日）。会社の就業規則に合わせましょう。
– 押印は認印で良い場合が多いですが、会社の指示に従ってください。手書きが基本です。
記載例（正式）
退職願
株式会社○○○○ 代表取締役 ○○○○ 様
20XX年X月X日
私儀 一身上の都合により、20XX年X月X日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
所属部署 氏名（印）
この例を元に、会社のルールや上司の指示に合わせて調整してください。
退職理由の書き方とマナー
退職願に書く退職理由は、基本的に「一身上の都合により」で十分です。理由を詳細に書くとトラブルの原因になるため、文書では簡潔にまとめるのがマナーです。
基本ルール
- 文面は簡潔に：理由は「一身上の都合により」とする。具体的な事情は口頭で伝えるか、面談で説明します。
- 会社都合の場合：会社側の都合であるときは事前に会社と表現を相談してください。退職理由を会社が作成する場合もあります。
書かない方がよい内容
業務への不満や同僚・上司の批判、金銭的トラブルの詳細などは避けます。争いごとを文書化すると後で問題になることがあるためです。
簡単な文例（退職願の本文一文）
- 「一身上の都合により、退職いたしたくお願い申し上げます。」
- 「体調不良のため、療養に専念する必要があり退職いたします。」
- 「家庭の事情により、退職させていただきます。」
- 「会社の都合による退職の場合は、会社と表現を調整してください。」
マナーと手順
提出前に直属の上司に口頭で伝える、退職日を明記する、感謝の一言を添える。この3点を守ると印象がよくなります。提出後は控えを保管してください。
フォーマットのダウンロードと手書き・印刷の注意点
ダウンロード先と形式
多くのサイトでWord（.doc/.docx）やPDF形式の無料テンプレートが配布されています。会社の指定がない場合は、自宅で編集しやすいWord形式を選ぶと便利です。PDFは改変しにくいので最終版の保存や共有に向いています。
用紙と用具の基本ルール
- 用紙は白無地の便せんかA4のコピー用紙を使います。派手な色や罫線入りは避けます。
- 手書きは黒のボールペンまたは万年筆が一般的です。消せるボールペンやシャープペンは避けてください。
手書きでの注意点
手書きで書く場合は、誤字や修正を避けるために下書きを作ってから清書します。ミスをしてしまったら、原則として最初から書き直すのが礼儀です。やむを得ず訂正する場合は、二重線ではなく一線で消してその横に署名または捺印して訂正を明示します。
印刷での注意点
テンプレートを印刷する場合は、黒インクで鮮明に印刷し、フォントは明朝体やゴシック系の読みやすいもの、文字サイズは10.5〜12ptが無難です。印刷後、日付と署名は手書きで記入すると信頼性が高まります。
保存と提出前の確認
ダウンロードしたファイルは編集前にバックアップを取り、最終版はPDFに変換して保存すると改変防止になります。提出前に誤字・脱字、日付、宛先の記載漏れを必ず確認してください。
退職願の提出方法と封筒のマナー
封筒の選び方
白無地の封筒を使います。派手な装飾や色は避け、縦長で二つ折りの用紙が入るものが一般的です。封筒は清潔にし、折り目や汚れがないようにします。
表書きと裏書きの書き方
表面中央に大きめに「退職願」と書きます。裏面の右下に所属（部署名）と氏名を記載します。文字は黒インクで、読みやすい楷書で書くと丁寧です。
封の仕方と注意点
中の書類は封筒に入れてしっかり糊付けします。セロハンテープでの補強は差し支えありませんが、過度な装飾は避けます。封筒の表に日付や余計な文字を書かないようにしてください。
提出のタイミングと方法
最も丁寧なのは直属の上司に直接手渡しすることです。事前に短い打ち合わせ時間を取ってもらい、相手の都合を確認してから渡します。渡す際は両手で差し出し、簡潔に「退職願を提出させていただきます。お受け取りください」と伝えます。
直接渡せない場合の代替
出社が難しい場合や上司と対面できないときは、人事宛に郵送します。その際は簡易書留など追跡のある方法を使い、到着記録を残すと安心です。
マナーのポイントまとめ
- デスクに無断で置かない
- 忙しい時間帯は避ける
- 礼儀正しく、冷静に伝える
これらを守ることで、円満な退職手続きにつながります。
状況に合わせた文例・テンプレートの使い分け
概要
退職願は状況により求められる内容が変わります。ここではシンプルなものから感謝・お詫びを伝える文面、すぐに退職したい場合や引継ぎ重視の内容まで、使い分け方と短い文例を示します。
1. シンプル（基本型）
- ポイント：簡潔に退職の意思と希望日を伝える
- 文例：退職の意思を固めましたので、〇年〇月〇日をもって退職いたします。
2. 感謝を伝える型
- ポイント：お世話になった職場で使う。温かさを残す
- 文例：在職中はご指導ご鞭撻を賜り、誠にありがとうございました。〇年〇月〇日をもちまして退職いたします。
3. お詫び・早期退職希望型
- ポイント：急な退職や迷惑をかける場合に使用。理由は簡潔に、謝意を先に述べる
- 文例：私事で申し訳ありませんが、事情により〇年〇月〇日をもって退職希望です。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
4. 引継ぎ重視型
- ポイント：業務の引継ぎ計画や協力姿勢を明記する
- 文例：退職日までに引継ぎを円滑に行うよう準備いたします。必要な資料や担当者への引継ぎは責任をもって行います。
選び方のポイント
- 社風：堅めなら簡潔に、温かい職場なら感謝を添える
- 立場：取引先対応が多い場合は誠実さを重視
- 緊急度：急ぎならお詫びを明確にし、引継ぎ案を提示する
カスタマイズのコツ
- 長文は避け、要点を明確にする
- ネガティブな詳細は書かない（口頭で説明する）
- 不安があれば人事や上司に事前相談する
上記の文例を自分の事情に合わせて調整すると、相手に伝わりやすくなります。
退職願フォーマット利用時の注意点
1. まずは会社の指定を確認してください
会社によって独自フォーマットを定めていることがあります。就業規則や人事担当者に確認し、会社指定の様式があればそちらを優先してください。指定がない場合は一般的なテンプレートを使えます。
2. 記入漏れを防ぐチェックリスト
- 日付（提出日と退職希望日を明記）
- 宛先（会社名・部署名・役職名）
- 氏名（フリガナも必要な場合あり）
- 連絡先（電話番号やメール）
- 捺印（押印が必要か確認）
- 控え用のコピー
具体例：退職希望日は「月末」ではなく「2025年6月30日」のように日付を確定させます。
3. 文言と様式の注意点
退職理由は簡潔に「一身上の都合により」で差し支えないことが多いです。会社指定の記載例があればそれに従ってください。礼儀を欠かない表現を心がけます。
4. 手書きと印刷の違い
指定がなければどちらでも構いません。手書きは誠意を示せますので、黒のボールペンや万年筆で丁寧に書いてください。印刷する場合は読みやすいフォントで、押印は忘れずに行ってください。
5. 提出前の最終確認
記入内容を再確認し、控えに提出日と受領印をもらいましょう。直属の上司にも口頭で報告しておくとトラブルを防げます。
6. テンプレート利用時の落とし穴
ネット上のテンプレートは一般的な例です。会社ごとの追加項目（退職理由の詳細や引継ぎ事項）に対応していない場合があるため、テンプレートを使う前に項目を必ず確認してください。不要な個人情報は書かないよう注意しましょう。
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