はじめに
本記事は、退職願を提出する前に上司との「退職面談」をどのように進めるかをやさしく丁寧に解説します。退職は個人的にも職場にも影響が大きい出来事です。トラブルを避け、円満に退職するためには、面談の切り出し方や話し方、準備の仕方が大切です。
この記事で学べること
- 面談を始める前に整えておくべき心構えと情報
- 上司に相談するためのアポイントの取り方（メールやチャットの例文付き）
- 面談の場所やプライバシーの確保方法
- 面談を切り出すタイミングと全体スケジュールの感覚
- 当日までに準備すべき話す内容と伝え方のマナー
読者の想定
- 初めて退職を伝える方
- できるだけ穏便に辞めたい方
- 上司との話し方に不安がある方
この第1章では、記事全体の目的と進め方を示しました。次章からは実践的な手順と具体例を順に紹介していきます。安心して読み進めてください。
退職はまず「退職願」より前に、上司との面談から始まる
はじめに
退職を決めたら、まず直属の上司に口頭で意思を伝えることが基本のマナーです。書面だけで知らせると驚かせたり誤解を招いたりします。面談でしっかり伝えると円満退職につながります。
なぜ面談が先なのか
面談で話すことで互いに事情を確認できます。上司は業務の引き継ぎや退職日の調整を含め、部署全体の調整を始められます。本人も感情的にならずに理由を説明でき、トラブルを防げます。
伝え方のポイント
- 事実を簡潔に伝える：「○月末で退職を考えています」と明確に。理由は簡潔に述べるだけで十分です。
- 感情は抑えて丁寧に話す。感謝の言葉を添えると印象が良くなります。
- 退職願は面談後に出す。面談前に書面を出すと関係がぎくしゃくします。
上司を飛び越えて他に伝えない
同僚や他部署に先に話すのは避けましょう。上司を飛び越すとマナー違反と受け取られ、職場の信頼を損なう恐れがあります。
トラブル回避のメリット
面談で退職日や引き継ぎ方法の大枠を確認できます。話し合いで合意形成できれば、円滑に業務移行が進みます。
口頭での例（短文）
「お時間よろしいでしょうか。ご相談したいことがあります。実は、○月末で退職を考えています。詳しい理由は改めて説明しますが、まずご相談させてください。」
以上の点に注意し、まずは上司との面談から退職手続きを始めましょう。
面談のアポイントの取り方：メール・チャットで「相談したいことがあります」
はじめに
退職の相談は私的な話題です。立ち話や電話で済ませず、正式な面談の場を設けてもらいましょう。「退職」という言葉は使わずに、まずは相談のアポイントを取ります。
送る前のポイント
- 短く簡潔に伝える。相手の負担を減らします。
- 複数の候補日時を挙げる（例：翌週の午前、午後の30分枠）。
- 面談の目安時間を明記（20〜30分が一般的）。
- 繁忙期や会議集中時間は避ける。
メール・チャットの文例
- メール件名：相談したいことがあります（30分ほど）
-
本文例：お疲れ様です。ご相談したいことがあり、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。来週のA〜Cの時間帯で可能な時間はありますか。ご都合の良い時間を教えてください。
-
チャット例：お疲れ様です。少しご相談したいことがあります。30分ほどお時間いただけますか。来週の〇・△・□は空いています。
相手が忙しい場合
- 折り返しの候補日時を再提示する。
- 「短時間で結構です」と付け加えると承諾を得やすい。
最後の注意点
- 面談で退職理由を直接伝える準備をする。アポイントでは理由を詳述しない。相手のスケジュールに配慮して、礼儀正しく依頼しましょう。
面談の場所と環境：個室・静かな会議室・プライバシーの確保
なぜ場所と環境が重要か
退職の話は個人的でデリケートです。周囲に聞かれると誤解や噂が広がり、社内の士気や人間関係に影響します。静かでプライバシーが守られる場所を選ぶことで、双方が落ち着いて話せます。
対面での場所の選び方
- 個室の応接室や小さめの会議室を使います。扉が閉められ、外から聞こえにくい場所が望ましいです。
- 開放的なオフィスや休憩スペースは避けます。周囲の目が気になると本音が出にくくなります。
- 会議室が混んでいる場合は、総務や受付に相談して予約を依頼しましょう。
会場確保の具体的手順
- 事前に予約システムで会議室を抑えるか、総務に連絡します。理由は「私用での相談」とだけ伝えて問題ありません。
- 面談時間は人通りが少ない時間帯を選ぶと安心です（昼休み直後や終業間際など）。
オンライン面談の注意点
- テレワーク中は1対1のビデオ通話にします。家族や同居者のいる場所では個室を確保してください。
- イヤホンを使い、マイクやカメラの設定を事前に確認します。通知をオフにし、背景音が入らないようにしてください。
- 録音や録画は相手の同意を取ってから行います。
当日の環境チェックリスト
- 会議室の扉が閉められるか確認
- スマホはサイレント、通知オフ
- 資料やメモを手元に用意
- オンラインなら通信状況とカメラ位置を確認
静かでプライバシーのある環境を整えることで、退職面談が円滑に進みます。互いに敬意を持って話せる場を優先してください。
退職面談を切り出すタイミングと全体スケジュール感
基本の目安
退職の意思は、退職希望日の1〜2か月前に伝えるのが一般的な目安です。まず就業規則で「退職届の提出期限」や必要な手続き日数を確認してください。会社の規定があれば優先して考えます。
具体例で考える
- 例1：4月1日に次の職場へ入社予定→2月1日〜3月1日の間に上司へ伝える（2か月前が理想）
- 例2：3月末で退職希望、就業規則に1か月前提出が必要→2月末には意思を伝える
面談を切り出すタイミングと注意点
上司との面談は、意思を伝えるための最初の正式な場です。転職先の入社日から逆算して余裕を持ってアポイントを取りましょう。急な申告は業務に混乱を招くため、最低でも1か月前には伝えることをおすすめします。
退職日までの大まかな流れ（目安）
- 決断→就業規則確認（即日〜数日）
- 上司へ面談依頼（〜数日）
- 面談で意思表明（1〜2か月前）
- 退職願の提出・引継ぎ計画作成（面談後〜退職日まで）
- 引継ぎ・有給消化・最終手続き（退職日まで）
上司に伝えるタイミングは、自分の退職希望日と会社の規則、業務の繁忙期を見て決めるとスムーズです。
退職面談当日までの準備：話す内容を整理しておく
面談で最低限伝える項目
- 退職希望日：具体的な日付を複数案用意します（例：業務引継ぎで1〜2週間延長可など）。
- 退職理由：感情を交えず、前向きで簡潔に述べる（例：「キャリアの方向性を変えるため」「家庭の事情のため」）。
- 転職先の有無：就業先があるかどうか、差し支えない範囲で伝えます。
- 有給休暇の消化希望：いつからいつまで消化したいかを明確にします。
- 引き継ぎの進め方：引継ぎ資料の案、担当者候補、引継ぎの期限感を提示します。
準備の手順（順序立てて）
- 伝える内容を箇条書きにして紙にまとめる。
- 引継ぎ用の簡単な「業務リスト」「進行中案件一覧」「重要連絡先」を作成する。
- 退職願の下書きを用意し、面談で渡せるように印刷しておく。
- 伝え方を声に出して練習する（短文3〜4文で伝えられるように）。
伝え方のポイント
- 事実と感情を分けて話す。責任転嫁や批判は避ける。
- 「○○のため退職を考えています」「引継ぎは□□にまとめます」と具体的に。
- 相手の質問を想定して回答を用意する（有給残日数、引継ぎ期間など）。
当日はメモと印刷物を持参し、落ち着いて一つずつ確認する姿勢で臨みましょう。
退職面談での話し方・基本マナー
挨拶と感謝
面談はまずこれまでの指導や経験への感謝で始めます。「これまでお世話になり、ありがとうございます」と具体的な経験を一つ添えると印象が良くなります。
退職意思の伝え方
感謝の後に退職の意思を明確に伝えます。例：「私事で恐縮ですが、退職を考えております」。曖昧な表現は避けて、結論を先に述べます。
退職理由の伝え方
理由は簡潔に、正直に伝えます。詳細に立ち入る必要はありません。例：「キャリアの方向性を変えたい」「家庭の事情で時間が必要」など。批判的な言い方は避けます。
退職希望日の相談
希望日は会社の業務を考慮して相談する形で伝えます。例：「○月○日を希望していますが、引き継ぎの状況に合わせて調整したいです」。
引き止められた時の対応
感謝を示しつつも冷静に対応します。「ご提案ありがとうございます。ただ決意は固いので、引き継ぎで協力します」と伝えると円満です。条件交渉は一度持ち帰って検討すると落ち着きます。
話し方・態度のポイント
落ち着いた声のトーンで短めの文を使います。視線や姿勢は誠実さを示す程度に保ち、メモを取りながら相手の話を最後まで聞きます。感情的にならないことが大切です。
面談後のフォロー
面談内容はメールや書面で確認します。退職願の提出時期、引き継ぎスケジュール、担当者の決定などを明確にして引き継ぎ資料を用意します。礼を尽くして円満退職を目指します。
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