はじめに
「退職願を社長にどう提出すればよいかわからない」「書き方やマナーに自信がない」という不安を抱えていませんか？
この章では、本記事の目的と読み方をやさしく説明します。この記事は、社長宛ての退職願について、基本ルールから具体的な文例、提出時の注意点までを網羅的に解説することを目指しています。退職願と退職届の違いや、メールで提出する場合の注意点、代表取締役が複数いる場合の宛名の書き方も取り上げます。
対象は、初めて退職願を書く方や、手続きに不安がある方です。具体例を多く示すので、そのまま使える文例としても役立ちます。この記事を読むことで、迷わず礼儀正しく退職の意思を伝えられるようになるはずです。安心して読み進めてください。
退職願と退職届の違いと提出先
退職願と退職届の違い
退職願は「退職させてください」と会社に願い出る書類です。退職の意思を伝え、受理を待つために提出します。退職届は退職が確定した後に提出する報告書類で、事実を伝える目的です。一般には退職願を先に出し、会社の承認後に退職届を出す流れが多いです。
誰に提出するか
正式な宛先は会社の最高責任者（社長や代表取締役）です。ただし、会社の就業規則や慣行で総務部や直属の上司にまず渡すことが指示されている場合もあります。提出先は社内ルールに従ってください。
宛名の確認方法
会社の登記簿や公式ウェブサイト、名刺で正式な社名と代表者名を確認します。宛名は「株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇様」のように正式表記で記載します。名前や役職を間違えると失礼になりますので注意してください。
提出の実務上の注意点
- 日付・氏名・捺印は忘れずに明記します。
- 原本は社長宛てに作成し、手渡しか配達記録の残る方法で提出すると安心です。
- 控えを一部残し、受領印や受領メールをもらっておくと後で役に立ちます。
社長宛の退職願の正しいフォーマットと書き方
宛名の書き方
文頭には会社名と役職・氏名を明確に記載します。例：
株式会社〇〇
代表取締役社長 山田 太郎 様
敬称は「様」または「殿」を使えますが、丁寧さを重視するなら「様」が無難です。
表題と書き出し
用紙の上部中央に「退職願」または「退職届」と記します。本文は「私儀」「私事」を使い、理由は簡潔に「一身上の都合により」とします。
退職希望日と本文の例
退職希望日は明確に書きます（例：令和○年○月○日付で退職を希望します）。長引く交渉を避けるため、希望日を提示しつつ柔軟さを示す一文を加えても良いです。
結びの言葉
退職願なら「お願い申し上げます」、退職届なら「退職いたします」と締めます。
提出日・所属・氏名・捺印
右下に提出日、所属部署名、氏名（フルネーム）を記載し、氏名の横または下に認印を押します。シャチハタは避けましょう。
書き方の注意点
・手書きで丁寧に書くと印象が良くなります。紙はA4が一般的です。
・感情的な理由や詳しすぎる私的事情は避け、簡潔にまとめます。
簡単なレイアウト例
（上）退職願
（左）株式会社〇〇 代表取締役社長 山田太郎 様
（本文）私事、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職を希望します。お願い申し上げます。
（右下）令和○年○月○日 ○○部 山田花子 ✕印
退職願の文例・テンプレート
横書きの基本フォーマット
- 提出日（算用数字）
- 会社名・代表取締役社長 様
- タイトル：退職願
- 本文：退職理由と退職希望日（簡潔に）
- 所属部署名・氏名（捺印）
宛名は自分の氏名より上かつ右に配置します。横書きでは数字に算用数字を使い、縦書きなら漢数字が一般的です。
文例テンプレート（簡潔）
提出日：202X年X月X日
株式会社○○○○ 代表取締役社長 山田太郎 様
退職願
私事で恐縮ですが、一身上の都合により、誠に勝手ながら202X年X月X日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
○○部 山田花子 印
文例テンプレート（理由を添える）
提出日：202X年X月X日
株式会社○○○○ 代表取締役社長 山田太郎 様
退職願
このたび、一身上の都合（家庭の事情／転職準備／健康上の理由）により、202X年X月X日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。業務の引き継ぎは誠意をもって行います。
○○部 山田花子 印
書き方のポイント
- 日付は最終出勤日より前に記入します。
- 理由は簡潔に書き、詳述は口頭で伝えても構いません。
- 捺印は忘れずに行ってください。
メールで提出する場合の注意点と文例
基本方針
原則は書面提出が望ましいです。しかし、やむを得ない理由でメール提出する場合は、形式と礼儀を整えることが大切です。件名や宛名、本文の表現を丁寧にし、必要書類を確実に添付してください。
件名の書き方
件名は明確にします。例：
【退職願】の送付（山田太郎）
会社内で探しやすく、受信側が即座に内容を把握できます。
本文の構成（必須項目）
- 宛名（上司・社長の役職名と氏名を正確に）
- 挨拶と感謝の言葉
- 退職の意思と退職希望日（簡潔に）
- 添付の有無とファイル名
- 連絡先と署名
表現は「お手数をおかけしますが」「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」などフォーマルにします。
添付ファイルと本文記載の判断
正式な退職願はPDFで署名捺印をスキャンして添付するのが望ましいです。やむを得ず本文に記載する場合は、同じ内容を明確に記載し、後日原本を提出する旨を書いてください。
送信先とタイミング
送信先は提出先に応じて「宛先＝社長または直属の上司」「CC＝人事」を基本にします。夜間や休日は避け、平日の始業直後や午前中に送るとよいです。
文例（添付の場合）
件名: 【退職願】の送付（山田太郎）
本文:
社長 山田太郎 様
お疲れ様です。営業部の山田太郎です。突然のご連絡で失礼いたします。
このたび一身上の都合により、○年○月○日をもって退職させていただきたく、退職願を添付いたします。お手数ですがご確認のほどお願い申し上げます。
添付: 退職願_山田太郎.pdf
連絡先: 090-xxxx-xxxx
山田 太郎
本文記載でも同様の情報を簡潔に書き、必ず署名と連絡先を明記してください。
代表取締役が複数いる場合の宛名の注意
基本の考え方
代表取締役が複数いる会社でも、まずは統括責任者である「代表取締役社長」宛にします。社長がいない場合や代表権が同格で複数ある場合は、両名を宛名にするか、社内規定で指定された人物にします。
具体例と書き方
- 社長がいる場合：
「代表取締役社長 山田太郎 様」 - 代表が複数で同等の場合：
「代表取締役 山田太郎 様
代表取締役 佐藤花子 様」 - 指定がある場合：人事や就業規則で提出先が決まっていれば、その担当者を宛名にします。
書類とメールの違い
書面では両名を縦書き・横書きともに並べて書くと丁寧です。メールでは、宛先に指定された代表者を入れ、CCに他の代表者や人事を入れると誤解を防げます。
注意点
- まず就業規則や人事に確認してください。誤った宛名は手続きの遅れにつながります。
- 宛名の肩書きや氏名は正式表記に揃えてください。
- どちらに書くか迷う場合は両名記載か、事前に確認してから提出するのが無難です。
提出時のマナーと注意点
1. まずは口頭で上司に伝える
退職の意思は書類提出の前に、まず直属の上司に直接伝えます。対面が難しければ事前にメールで面談のお願いをし、落ち着いて話せる場を作りましょう。例：「ご相談したいことがありまして、○月○日にお時間をいただけますか？」
2. 提出方法とタイミング
書類は原則として手渡しで提出します。封筒に入れて表書き（退職願／退職届）をし、上司または人事に手渡します。業務の繁忙時は相手の都合を確認してから渡すと印象が良くなります。
3. 事前確認しておくこと
会社の就業規則や慣例（提出先、提出時期、提出後の手続き）を確認してください。有給消化や最終出勤日、引継ぎの範囲も事前に整理しておくとスムーズです。
4. 引継ぎと書類の控え
業務引継書は具体的に作成し、引継ぎ担当者と日程を調整します。退職願の控えや受領印、メールの送信記録は必ず保管してください。
5. 言葉遣いと態度
感情的な表現は避け、礼儀正しく伝えます。感謝の気持ちを伝えると円満に進みやすいです。SNSでの投稿は控え、退職手続きが正式に完了するまでは社内情報の扱いに注意してください。
6. よくあるトラブルと対処法
- 受理されない場合：就業規則を確認し、人事に相談します。
- 引継ぎが終わらない場合：上司と優先順位を再調整して期限を明確にします。
- 有給の取り扱いで不明点がある場合：労務担当に確認しましょう。
以上を守ることで、円滑で礼儀正しい退職手続きを進められます。
第8章: まとめ・よくある質問
まとめ
退職願は社長宛に丁寧かつ正確な宛名で提出するのが基本です。本文は簡潔に退職の意思、退職日（予定）を記載し、日付と自分の署名を忘れないでください。敬称や日付表記、提出先のルールは会社ごとに異なりますので、提出前に確認することをお勧めします。誤りがあると再提出や誤解につながるため、細部までチェックしてください。
よくある質問（Q&A）
Q1: 退職願と退職届はどう違いますか？
A1: 退職願は意思表示で、撤回できる余地があります。退職届は意思の確定文書で、受理されると効力が強まります。
Q2: いつ出せばよいですか？
A2: 就業規則や契約の所定期間に従ってください。一般には1〜3ヶ月前が目安です。早めに相談すると引き継ぎがスムーズです。
Q3: メールで出してもいいですか？
A3: 会社のルール次第です。対面提出が基本ですが、遠隔勤務ややむを得ない場合は事前に許可を取ってからメール添付で送ると安心です。
Q4: 宛名の敬称はどうする？
A4: 代表者には「代表取締役 ○○様」や「社長 ○○様」と正式名で書きます。複数いる場合は会社の指示に従ってください。
不明点がある場合は総務や人事に相談してください。必要なら文例の確認もお願いしましょう。
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