はじめに
目的
本資料は「退職 相談 メール 返信」に関する基本と実例をわかりやすくまとめたものです。退職の意向を上司に伝える際に迷わないよう、送信のマナーや具体例、返信時の適切な対応を順を追って説明します。
背景と重要性
退職は個人の大きな決断であると同時に、職場との関係を円滑に終える機会でもあります。礼儀正しい相談と返信は、引き継ぎや人間関係の維持に役立ちます。たとえば、まず口頭で相談してからメールで正式に伝える、といった段取りが望ましいです。
本資料の使い方
第2章で基本マナー、第3章で具体的な例文、第4章で返信のマナーと例文を扱います。状況に応じて例文をアレンジしてご利用ください。
想定読者
退職を検討している社員、相談を受ける上司、人事担当者など、職場でスムーズにやり取りしたい方を想定しています。
退職相談メールを上司に送る際の基本マナー
はじめに
直接面談が理想です。難しい場合はメールで面談をお願いして問題ありません。メールは面談の依頼が目的であることを明確にしてください。
件名の書き方
件名は柔らかく短くします。例：「個人的なご相談」「今後のキャリアについて」など。退職という言葉は避け、上司や同僚に不安を与えないよう配慮します。
本文の構成（基本5項目）
- 挨拶：簡潔に。例）お疲れ様です、◯◯です。
- 面談依頼：目的は「ご相談」ですと書く
- 理由の簡単な説明：建設的な表現を使う（キャリアや家庭の都合等）
- 感謝とお詫び：急なお願いやご迷惑への一言
- 日程候補：複数提示し選びやすくする
理由の書き方
詳細は面談で伝える旨を添え、会社や上司への不満は書かないでください。例）「今後のキャリアについてご相談があります。詳細は面談でお話ししたく存じます。」
日程提示のコツ
具体的な日時を午前・午後で3候補程度、所要時間は15〜30分を目安にします。相手が選びやすいように「ご都合の良い日時をお知らせください」と添えます。
文面のトーンとマナー
簡潔で敬意を示す言葉遣いを優先します。感情的な表現や責める言葉は避けます。返信が来たら速やかに調整し、面談で誠実に話す準備をしてください。
退職相談メールの具体的な例文
1) 面談を依頼する場合（出社可能）
件名: ご相談させていただきたい件がございます
本文:
[上司の役職・名前] 様
お疲れ様です。○○部の[自分の名前]です。お忙しいところ恐れ入りますが、個人的なことでご相談したく、面談の機会をいただけますでしょうか。30分ほどを目安に考えております。可能でしたら、来週の以下の日時でご都合の良い時間を教えていただけますと助かります。
（候補日時）
お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
敬具
[自分の名前]
連絡先: [電話番号／メール]
2) 出社が難しく直接会えない場合（退職の意向を伝える）
件名: ご相談させていただきたい件がございます
本文:
[上司の役職・名前] 様
お疲れ様です。○○部の[自分の名前]です。私事で恐縮ですが、現在の状況により出社が難しく、まずはメールで相談させていただきます。実は退職を検討しており、今後の手続きや引継ぎについてご相談したく存じます。可能であれば、電話またはオンラインでお話しする時間を頂戴できますでしょうか。
以下に都合のよい日時を記載いたします。
（候補日時）
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
敬具
[自分の名前]
連絡先: [電話番号／メール]
3) 書き方のポイント
- 件名は簡潔に「ご相談させていただきたい件がございます」とすることで、受け取りやすくなります。
- 本文は要点を先に書き、所要時間や候補日時を提示して相手の負担を減らします。
- 退職の可能性に触れる場合は、断定せず「検討している」「相談したい」といった表現で配慮します。
- 連絡手段（電話・オンライン）と連絡先を明記すると話が進みやすくなります。
退職メールへの返信マナーと例文
基本マナー
- 受け取り後はできるだけ早く返信します（目安：24〜48時間以内）。
- 感謝や一緒に働いた思い出、相手から学んだ点を一言添えます。
- 相手の立場に応じた丁寧な言葉遣いを使います。
- 引き継ぎが必要なら協力の意思を明確に伝えます。
- ネガティブな話題や社内の詳細は控えめにします。
上司への返信例
件名：ご退職のご報告、承知しました
本文：
◯◯部長
ご連絡ありがとうございます。これまでのご指導に心より感謝いたします。部長から教わった○○の考え方は今後も私の指針です。引き継ぎでお手伝いできることがあればお申し付けください。今後のご活躍をお祈りしております。
（署名）
同僚への返信例
件名：退職お知らせ、了解しました
本文：
◯◯さん
お知らせありがとう。ご一緒に取り組んだ○○の案件は楽しかったです。新しい職場でもご活躍を応援しています。連絡先はそのままでよければ教えてください。
（署名）
定年退職者への返信例
件名：長年のご尽力に感謝申し上げます
本文：
◯◯さん
長年にわたるご尽力、本当にお疲れさまでした。先輩から学んだ業務の進め方は職場の財産です。今後はゆっくりご休養され、どうぞお元気でお過ごしください。感謝の気持ちを込めて。
（署名）
その他の注意点
- 件名は簡潔に。受取人が一目でわかるようにします。
- 長文は避け、要点を明確にします。
- 必要に応じて引き継ぎ事項や連絡先を追記します。
- SNS等で内容を共有する前に相手の了承を得ます。
コメント