退職手続きで会社側が知るべき住民税の重要ポイント

はじめに

本記事では、従業員が退職する際に会社側が対応すべき住民税に関する手続きや義務について、わかりやすく整理して解説します。人事・総務担当者が日常業務の中で迷わないよう、実務に即した流れと注意点を中心にまとめました。

• 対象読者
• 会社の人事・総務担当者や経理担当者

• 中小企業やスタートアップで給与・税務を兼務している方

• 本記事で扱うこと

• 退職時に必要な住民税の処理方法（退職月ごとの違いを含む）
• 会社が行うべき手続きや書類の準備方法

• 退職者への説明方法と、納付がスムーズに進むためのポイント

• 読み方のポイント

• まずは退職月を確認すると処理の方針が定まります。具体的な手続きは第4章以降で順を追って説明します。記録を残し、退職者にわかりやすく説明することを心がけてください。

退職時の住民税の基本と会社側の義務

住民税の基本（分割徴収の仕組み）

住民税は前年の所得を基に計算され、6月から翌年5月までの12回に分けて徴収します。通常、会社が給与から天引き（特別徴収）し、従業員の居住する市区町村に納めます。たとえば、2024年の所得に対する住民税は2025年6月から2026年5月まで毎月引かれます。

退職すると何が変わるか

退職すると会社での天引きが停止します。そのため、退職後に残る月分の住民税の扱いを決める必要があります。原則として、退職後の残額は市区町村から本人に納付書が送付され、本人が直接支払います（普通徴収）。一方で、市区町村と会社が連絡して手続きを整えれば、会社が残額を引き続き天引きする場合もあります。

会社側の主な義務

• 退職時の最終給与で、在職期間に対応する住民税を正しく精算すること。
• 退職者の情報（退職日や転居先など）を速やかに市区町村へ報告すること。
• 退職者へ残りの納付方法（納付書が送られる旨や窓口連絡先）を分かりやすく伝えること。

具体例：3月に退職した場合、同年度の4月・5月分は会社で天引きできなくなるため、市区町村から納付書が届きます。会社は退職情報を伝え、本人に案内を行ってください。

退職月による住民税処理の違い

概要

退職の時期によって、会社が住民税をどこまで給与や退職金から徴収するかが変わります。ここでは月別に分かりやすく説明します。具体例を交えて、会社が行うべき処理を示します。

1月〜4月に退職する場合

この期間に退職する場合、会社は退職時に5月分までの住民税を最終給与または退職金から一括で徴収する義務があります。例えば月額の住民税が5,000円なら、1月に退職したら1〜5月分の5×5,000＝25,000円を徴収します。

5月に退職する場合

5月退職は5月分の住民税を最終給与や退職金から徴収します。扱いは1月〜4月と似ていますが、徴収対象は当月分のみです。

6月〜12月に退職する場合

この場合は最終給与までの分を会社が天引きします。未徴収の分は普通徴収（市区町村から本人へ納付書が送られ、本人が納付）へ切り替わります。会社は、本人の同意を得て一括で徴収する選択も可能です。

具体的な注意点

• まず退職月を正確に確認し、該当するルールに従って計算します。
• 一括徴収を行う際は、給与規程や労使の合意を確認しておきます。
• 給与と退職金どちらから徴収するかを明確にし、給与明細などで内訳を提示します。

会社はミスを避けるため、退職月ごとの処理をルール化して手順を統一すると便利です。

会社側が行うべき住民税の具体的手続き

提出書類と期限

退職者が出たら「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を、退職者の住所地の市区町村へ退職翌月10日までに提出します。書類には退職日、住所、納付方法の欄があり、正確に記入します。

未徴収分の一括徴収（1～5月退職）

1～5月に退職した場合、当年度分の住民税を会社が一括で徴収します。通常は最後の給与や退職金から差し引きます。差し引きができないときは市区町村と相談して納付方法を確認します。

6～12月退職の対応

6～12月に退職した場合は、原則として普通徴収（本人が納付）へ切り替えます。届出書の普通徴収欄にチェックを入れ、本人へ普通徴収となる旨を通知します。本人が希望すれば給与や退職金から一括徴収する対応も可能ですので、その意思確認を文書で取ります。

転職がある場合の手続き

転職先がすぐ決まっている場合は、異動届出書を退職者に渡し、転職先に提出してもらうことで特別徴収を継続できます。会社は必要書類を正しく記入し、退職者に渡すタイミングを逃さないようにします。

退職者への説明と書面例

退職時に今後の納付方法、納付書の届く時期、一括徴収の有無を分かりやすく説明します。例：”今回の住民税は普通徴収となり、○月頃に納付書が届きます。ご希望があれば一括徴収の手続きを行います。”という一文を添えると親切です。

社内での実務チェックリスト

• 異動届出書の作成・提出（退職翌月10日まで）
• 1～5月退職の一括徴収処理
• 6～12月退職の普通徴収切替と本人確認
• 転職時の書類手渡し
• 退職者への説明記録と同意書の保管
  これらをルール化しておくと漏れを防げます。

退職後の住民税納付の流れ

普通徴収に切替わったら

退職により給与からの天引き（特別徴収）が続かない場合、市区町村は普通徴収へ切り替えます。普通徴収になると、納付書（支払い用紙）を退職者の自宅あてに送付します。納付は本人が行います。

納付書の受取と支払い方法

納付書が届いたら、記載の期日までに支払います。主な支払い先は金融機関、コンビニ、郵便局、オンラインバンキングです。自治体によっては口座振替やクレジットカード払いが使えます。納付書の回収番号で支払うだけなので手続きは簡単です。

納付のスケジュール（目安）

多くの自治体は年4回に分けて徴収します（例：6月、8月、10月、翌年1月）。ただし市区町村によって月や回数が異なる場合がありますので、納付書や自治体の案内で確認してください。

転職先での特別徴収開始まで

転職先で特別徴収を開始してもらう手続きが自治体経由で行われるまで、普通徴収の納付書での支払いが続きます。一括徴収を選ばなかった場合や手続きに時間がかかると、本人が納付を続けます。

未納になったときの対処

期日までに払えない場合は、早めに市区町村に相談してください。分割払いや納付猶予を案内してくれることがあります。放置すると督促や延滞金が発生することがあるため注意が必要です。

住所・氏名変更があった場合

転居や氏名変更があれば、市区町村へ速やかに届け出てください。納付書が新住所に届かないと未納と扱われる可能性があります。

支払いの証明と記録

領収書や振込明細は大切に保管してください。後で支払状況を確認するときに役立ちます。

会社側が注意すべきポイント

届出期限は厳守する

退職翌月10日までの届出期限を必ず守ってください。期限を過ぎると市区町村への反映が遅れ、従業員に納付書が届かないなどのトラブルが生じます。早めに手続きする習慣をつけ、担当者の業務カレンダーに締切を登録してください。

一括徴収が大きくなる場合の対応

一括徴収額が大きくなると従業員の生活に影響します。徴収前に本人へ内訳と金額を丁寧に説明し、給与や退職金で負担可能か確認します。金額が不足する恐れがあるときは、従業員と協議して分割や市区町村の納付相談を案内します。口頭説明だけでなく書面で同意を取ると後で誤解が生じにくくなります。

転職先が決まっている場合の手続き

転職先が分かっている従業員には異動届出書の交付と記入案内を行ってください。新しい勤務先へ正しく情報が渡ると、二重徴収や納付漏れを防げます。従業員に転職先の担当窓口へ連絡するよう促すことも有効です。

記録の保存と確認

手続きを行った日時・担当者・渡した書類の控えを必ず保存してください。処理履歴があれば市区町村からの問い合わせや従業員からの確認依頼に速やかに対応できます。個人情報は安全に管理し、社内ルールに従って保存・廃棄してください。

不明点は早めに相談する

事務処理で迷ったら市区町村の窓口や税務担当へ早めに確認してください。放置すると従業員の納税トラブルや社内トラブルにつながります。確実な処理と丁寧な説明を心がけてください。

退職手続きの全体フロー（住民税関連）

以下は会社側が退職者の住民税に関して行う一連の手続きの流れです。具体的な行動と注意点を順に説明します。

1) 最終給与での処理確認
– 最終給与で住民税を一括徴収できるか確認します。会社規程や給与明細で控除できるか判断します。例：退職月の給与で今年分をまとめて徴収するか、本人に普通徴収で納めてもらうかを決めます。

2) 給与所得者の異動届出書作成
– 退職者の氏名、退職日、給与支払状況などを記入します。作成時は印字や確認印で記録を残してください。

3) 市区町村への提出
– 作成した届出書を市区町村役場へ提出します。郵送でも持参でも構いません。提出先が分からない場合は退職者の住所地を基準にします。

4) 退職者への説明
– 今後の住民税の納付方法（給与天引き／普通徴収）、納付時期、請求書の送り先などを分かりやすく伝えます。書面で渡すと誤解が減ります。

5) 転職先が決まっている場合の対応
– 転職先が分かれば、異動届出書の交付や情報提供を行います。転職先の給与担当に渡すことで納付がスムーズになります。

注意点
– 書類の控えを社内で保管してください。提出の遅れは本人や自治体に迷惑がかかります。受付日や連絡記録も残すと後の確認が楽になります。

まとめ

退職時の住民税は、退職月や給与支払の状況により扱いが変わります。会社は正しい手順を速やかに行い、退職者に分かりやすく説明することでトラブルを防げます。

• 主なポイント
• 退職タイミングで、会社が特別徴収（給与からの天引き）を続けるか、個人へ納税通知（普通徴収）に切り替わるかが決まります。例：年の途中で退職すると、残りの期間は市区町村から個人宛に請求されることがあります。
• 会社は最終給与の税額を正しく計算し、源泉徴収票や給与支払報告書の作成・提出を行います。これらの書類で市区町村や退職者の納税手続きが始まります。

• 退職者には納付方法や納期限、届く書類の見本を渡して、問い合わせ先を案内してください。

• 実務での簡単なチェックリスト

• 退職日と最終給与の確認
• 最終分の源泉徴収額の算出と記録
• 源泉徴収票の交付と給与支払報告書の提出準備
• 退職者へ納付方法（特別徴収→普通徴収へ移る場合など）の説明と自治体窓口の案内

事前に手順を整え、社内で担当者を明確にしておくと、納税ミスや問い合わせ対応の負担を減らせます。疑問がある場合は市区町村や税理士に確認してください。