はじめに
本書の目的
この文書は、退職に関する手続きの流れと実務上の注意点をわかりやすくまとめたガイドです。従業員側・会社側それぞれの役割を整理し、実際に何をすればよいかを具体例を交えて説明します。
対象となる方
・これから退職を考えている従業員の方
・退職手続きを担当する人事や管理職の方
・退職に関する基本的な流れを知りたい方
本書で扱う範囲
・退職の意思表示から退職届の提出
・業務引き継ぎや貸与物の返却方法
・会社が行う社会保険や税金の手続き
・退職後に必要な手続きや注意点
各項目は実例やチェックリスト形式で説明します。
読み方のポイント
まず「従業員側」「会社側」の該当章を読み、自分の立場で必要な手順を確認してください。手続きには期限がある物もありますので、早めに進めることをおすすめします。
注意点
個別の契約条件や労働法の細かい解釈は会社ごとに異なります。具体的な判断が必要な場合は、社内担当者や専門家に相談してください。
退職手続きの概要
概要
退職手続きは従業員と会社の双方で進めます。従業員は退職の意思を伝え、書類を提出し、業務引き継ぎや貸与物の返却を行います。会社は退職届の受理や保険・税の手続き、必要書類の発行を担当します。
従業員側の主な手続き
- 退職の意思表示：まず直属の上司に口頭で伝え、就業規則で必要な期間を確認します。
- 退職届の提出：日付・氏名・退職希望日を明記して提出します。会社指定の様式があればそれを使います。
- 業務引き継ぎ：引継書を作成し、後任へ説明します。顧客や関係部署への連絡も忘れないでください。
- 貸与物や保険証の返却：PC、社員証、健康保険証などを返却します。
会社側の主な手続き
- 退職届の受理と記録：受領日を記録して手続きを進めます。
- 社会保険・雇用保険の喪失手続き：保険の資格喪失や離職票の準備を行います。
- 給与・税の精算：最終給与や未消化の有給の精算、源泉徴収票の発行を行います。
- 退職証明書等の発行：退職証明書や離職票を発行します。
手続きの流れ（例）
- 上司へ退職の意思表示（1か月前など）
- 退職届の提出
- 引継ぎと貸与物返却
- 最終出勤・給与精算・書類受領
注意点
- 就業規則や雇用契約を事前に確認してください。
- 有給や保険の扱いは会社によって異なります。早めに人事へ相談してください。
従業員側の退職手続き
はじめに
退職は本人だけでなく周囲にも影響します。スムーズに進めるため、早めに準備し周囲へ配慮しながら進めましょう。
1. 退職の意思表示
退職を決めたら、まず上司に直接伝えます。タイミングは通常1〜3か月前が目安です。直接面談で伝えにくいときは、事前に要点をメモしておくと落ち着いて話せます。人事が別担当の場合は面談後に人事にも連絡します。理由は簡潔に伝え、感謝の意を示すと印象が良くなります。
2. 退職届の提出
退職日が決まったら、所定の様式で退職届（退職願）を作成し、1か月前を目安に提出します。書き方は氏名、提出日、退職日、簡単な一文（例：「一身上の都合により退職いたします」）で十分です。提出先は人事または上司です。控えを取っておくと後で安心です。
3. 業務の引き継ぎ
引継書を作成し、業務手順、重要メールや取引先の連絡先、使用するツールのログイン手順などを書き出します。優先度の高い業務をリスト化し、後任がすぐ対応できるようにします。口頭での説明や並行しての同行作業を行い、引継後に質問できる期間を設けると安心です。
4. 貸与物や健康保険証の返却
社員証、PC、スマホ、鍵、名刺、作業着、健康保険証など会社から借りた物は最終出社日までに返却します。PC内の個人データは事前に整理・削除し、必要書類や返却の受領印をもらって完了を確認します。
会社側の退職手続き
1. 退職届の受理と退職日の決定
従業員から退職届を受け取ったら、まず書面の原本を保管します。就業規則や雇用契約に沿って退職日を確定し、必要なら面談で引き継ぎ内容や最終出社日を確認します。会社側は丁寧に受理の旨を通知し、業務の引き継ぎ計画を作成します（例：担当業務一覧、引き継ぎ担当者、期限）。
2. 社会保険・雇用保険の喪失手続き
健康保険・厚生年金、雇用保険については、資格喪失の手続きを行います。被保険者の資格喪失届や雇用保険被保険者離職届などの必要書類を準備し、所轄の機関へ届け出ます。本人に手続きの流れを説明し、離職後の保険の切替方法（国民健康保険の加入など）も案内します。
3. 所得税・住民税関連の手続き
給与の精算、年末調整や源泉徴収の整理を行います。最終給与の計算では未払賃金、残業代、有給の買い取りなどを確認します。年の途中で退職する場合は源泉徴収票を発行し、必要に応じて社員に確定申告の案内を行います。
4. 離職票や源泉徴収票の発行と送付
離職票は失業給付申請に必要な書類です。会社は所定の手続きを経て離職票を作成し、従業員へ郵送または手渡しで送ります。源泉徴収票も速やかに発行し、送付時に内容の確認方法や問い合わせ先を明記してください。
5. 備品返却とアクセス権の管理
社用PC、名刺、カードキーなどは返却リストで管理します。メールアカウントや社内システムのアクセス権は退職日に合わせて停止し、データのバックアップや引き継ぎを行います。問題があれば担当者が対応できるよう連絡先を明確にしておきます。
退職後の手続き
健康保険
退職後はまず健康保険の扱いを決めます。会社の健康保険を最大2年間継続できる「任意継続被保険者制度」があります。申し込みは退職後20日以内に行う必要が多いので、早めに確認してください。もう一つは市区町村の国民健康保険に加入する方法です。保険証を返却したら、役所で手続きを行います。
年金
会社の厚生年金から外れる場合は市区町村で国民年金に加入します。年金手帳や基礎年金番号を用意して窓口で手続きをしてください。海外に帰国する場合は脱退一時金の制度が該当することがありますので、該当するか確認します。
失業給付（雇用保険）
離職票を受け取ったらハローワークに行き、求職の申請と失業給付の手続きをします。給付開始までの待期や要件があるため、早めに窓口で相談してください。必要書類は離職票、身分証明書、預金通帳などです。
税金（住民税・所得税）
退職後もその年の住民税は発生します。会社が年内に一括で徴収しない場合は、役所から納付書が届きますので期限内に支払ってください。確定申告が必要な場合は、税務署で手続きを行います。
住所・口座・各種届出
転居がある場合は役所で転出・転入届を出します。年金、健康保険、雇用保険の住所変更も忘れずに。給与振込口座を解約したり、退職金の受取口座を用意したりする必要があります。
用意する主な書類（チェックリスト）
- 離職票
- 健康保険証
- 年金手帳または基礎年金番号
- 身分証明書（運転免許証等）
- 預金通帳／キャッシュカード
退職後は手続きが重なります。優先順位を決めて、必要書類をそろえながら速やかに行動してください。
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