はじめに
概要
本資料は、会社が従業員の退職時に行う手続きについて、流れ・必要書類・対応ポイントをわかりやすくまとめたガイドです。退職前、退職当日、退職後に分けて具体的なステップを示し、管理者や人事担当者が実務で使える情報にしています。
本資料の目的
退職手続きは複数の担当部署や書類が関わり、漏れや遅延が起きやすいです。本資料は手順を整理してミスを減らし、従業員に対して丁寧で一貫した対応ができるよう支援することを目的とします。
対象読者
人事担当者、総務担当者、現場の管理職、退職手続きに関わる社員向けです。初めて手続きを担当する方でも実行できるよう、具体例やチェックリストを用意しています。
本資料の使い方
まず全体の流れを把握し、該当する章（退職前・当日・後）を確認してください。必要書類一覧や注意点は実務で参照しやすいように整理しています。マニュアル作成の参考にもしてください。
退職手続きの全体像
概要
会社が従業員の退職を扱う際は、手続きを「退職日まで」「退職日当日」「退職日以降」の三つに分けて進めます。主な流れは退職届の受理と意思確認、貸与物の回収、社会保険や雇用保険の資格喪失手続き、税関連の事務処理、証明書類の発行・送付です。
退職日までに行うこと
- 退職届の受理と本人の意思確認を速やかに行います。
- 引継ぎ計画とスケジュールを作成します（引継書やマニュアルの準備）。
- パソコンや制服などの貸与物を一覧化し、返却日を調整します。
- 最終給与・有給休暇の精算方法を従業員へ通知します。
退職日当日に行うこと
- 貸与物の回収と最終確認を行います。
- 出社・退社手続き（入退館カードやPCアカウントの終了）を処理します。
- 最終給与の確定と、有給残日数の確認を行います。
退職日以降に行うこと
- 健康保険・厚生年金・雇用保険の資格喪失手続きを所轄の窓口に提出します。
- 離職票、源泉徴収票など必要書類を所定の期日までに発行・送付します。
- 社内システムのアカウント削除やメール転送設定の解除を行います。
簡単なチェックリスト（例）
- 退職届の受理・記録
- 引継書の確認
- 貸与物リストの作成
- 最終給与と有給精算
- 保険・年金の資格喪失申請
- 離職票・源泉徴収票の発行
- 社内アカウントの停止
- 連絡先の確認
- 証明書送付の手配
- 個人情報の適切な処理
会社と従業員の役割
会社は必要な書類発行と手続きを期限内に実行します。従業員は貸与物の返却や引継ぎを誠実に行い、連絡先や必要情報を提供します。
注意点
手続きには期限があるため、スケジュールを明確にして進めてください。個人情報の取り扱いは慎重に行い、書類発行の遅延がないよう早めに準備すると安心です。
退職日までに会社側が行う手続き
退職日確定と理由の確認
退職届を受け取り次第、退職日を正式に確定します。退職理由を確認し、記録を残します。理由に応じて引き継ぎの優先度を決めることが望ましいです（例：プロジェクト途中での退職なら早めの引き継ぎ）。
業務引き継ぎとマニュアル作成
担当業務を洗い出し、引き継ぎ先とスケジュールを従業員と相談して決めます。手順書やマニュアルは、口頭だけでなく文書で残すと安心です。テンプレート（作業手順、連絡先、注意点）を用意するとスムーズになります。
有給休暇と精算（買取）
有給休の消化計画を立て、取得日や残日数を確認します。会社の就業規則で買取が認められる場合は金額を算出し、従業員に提示します。例として、残日数×日給で概算を示すと分かりやすいです。
給与・保険・税に関する案内
最終給与や未払い手当の支払日を明示します。健康保険の任意継続や国民健康保険への切り替え、住民税の徴収方法（退職時一括徴収か本人納付か）など、退職後の手続き方法を案内します。
備品返却・アクセス制御
パソコン、携帯、名刺、社員証などの返却期限を決めます。社内システムやメールのアクセス権は退職日に合わせて停止計画を立ててください。
対外連絡と社内共有
取引先や関係部署への連絡タイミングを調整します。後任担当者の紹介文や外部向けの引き継ぎ連絡を用意すると信頼を維持できます。
チェックリストとフォロー
上記項目をチェックリスト化し、進捗を管理します。疑問があれば随時確認できる窓口（人事または総務）を明確にしておくと安心です。
退職日当日に会社側が行うこと
1. 出社と最終確認
退職者の最終出社を確認し、上司や総務と最終のあいさつ・引継ぎ内容をチェックします。重要な引継ぎ事項は口頭だけでなく書面でも残します。
2. 貸与物の回収
健康保険証、社員証、名刺、パソコン、携帯電話、IDカード、制服などを回収します。品目ごとに状態を確認し、回収リストにサインをもらいます（例：パソコンは電源の動作・傷の有無を確認）。
3. 個人アカウントとアクセス権の停止
メールや社内システムのアカウント停止、PCのログアウト・初期化、入退室カードの無効化を行います。必要に応じてデータのバックアップや転送を実施します。
4. 書類の返却と受領
会社が預かっていた雇用保険被保険者証や年金手帳があれば返却します。返却の際は受領印をもらい、返却日を記録します。
5. 精算と説明
最終給与や未払い手当、有給消化の扱いを確認し、その場で簡単に説明します。詳細は後日明細で通知する旨を伝えます。
6. 連絡とフォロー窓口の案内
退職後の問い合わせ先（総務窓口や担当者）を明確に伝えます。離職票や保険関連の書類発送予定日を案内します。
7. トラブル対応と記録保管
貸与物の紛失や不備が見つかった場合の対応手順を説明し、トラブル内容を記録します。回収リストと署名は一定期間保管します。
8. チェックリストの活用
当日の手順はチェックリスト化しておくと漏れを防げます。テンプレートを用意し、都度改善して運用すると実務がスムーズになります。
退職日以降に会社側が行う手続き
概要
退職日以降、会社は社会保険・雇用保険の資格喪失や税金処理、証明書類の発行などを行います。従業員が次の手続きをスムーズに進められるよう、期限と送付先を明確にします。
社会保険・雇用保険の資格喪失届
- 年金事務所（社会保険）へ資格喪失届を提出します。提出期限は原則として資格喪失日から5日以内です。例：健康保険と厚生年金の資格喪失手続き。
- ハローワーク（雇用保険）へ資格喪失と被保険者資格喪失届を提出します。届出後、被保険者証の回収や事業主負担の精算を行います。
離職票の発行・交付
退職理由に応じて離職票の作成・交付を行います。従業員が失業給付を受ける際に必要です。通常は退職後に作成し、記入内容を確認して本人へ郵送します。
所得税・住民税の処理
- 年末調整がまだなら、退職に伴う源泉徴収票を作成します。2. 住民税の特別徴収から普通徴収への切替処理を市区町村へ連絡します。従業員の今後の納税方法を明示します。
証明書類の発行・送付
- 源泉徴収票：退職後1カ月以内に交付するのが望ましいです。2. 退職証明書や在職証明書：求められた場合は速やかに発行します。郵送の際は本人確認と送付記録を残します。
連絡・記録の保管
従業員へ手続きの完了時期と送付状況をメールや書面で通知します。各種届出書類と控えは法定保存期間に従い保管します（税務・労務の観点）。
注意点
- 個人情報保護に配慮し、送付方法や保管を適切に行います。- 離職理由や退職日によって手続きや期限が変わるため、ケースごとに確認します。
必要書類一覧と発行のポイント
退職時に必要な書類は種類ごとに発行時期や手続きが異なります。ここでは主な書類と、スムーズに進めるための実務ポイントをわかりやすくまとめます。
主な書類と発行・回収のタイミング
- 退職証明書：従業員の希望に応じて退職日以降に発行します。退職日、在職期間、役職、勤務形態などを明記します。
- 離職票：会社がハローワークに手続きを行い、ハローワークから本人へ送付されます。雇用保険の受給に必要ですから、期日や住所に注意して手続きします。
- 源泉徴収票：最終給与確定後に作成し、給与明細と同封して送付すると手続きが円滑です。
- 雇用保険被保険者証・年金手帳・健康保険証：退職日に回収します。従業員に返却するもの（例：年金手帳）と会社で回収・保管するものを事前に区別します。
- 在職証明書、貸与品返却書、雇用契約書の写し：必要に応じて発行または添付します。
発行のポイント
- 発行期日を決め、担当者を明確にしてください。最終給与の締め日と合わせると手間が減ります。
- 本人確認（氏名・現住所）を必ず行い、宛先不備を防ぎます。
- 電子発行を導入する場合は、本人の同意と保存ルールを整えます。
- 発行・送付の記録を残し、受領確認を取るとトラブル防止になります。
書式と注意事項
- 定型書式を用意すると短時間で対応できます。必要事項を漏らさないチェックリストを作成しましょう。
- 個人情報の取扱いに配慮し、押印や署名が必要な場合は適切に対応してください。
退職手続きの注意点
期限を守る
雇用保険・社会保険の資格喪失届は、退職日から5日以内に提出する必要があります。担当者は期限をカレンダーに登録し、提出の遅れがないよう管理してください。遅れると従業員や会社に不利益が生じます。
退職理由の扱い
退職理由は従業員と内容を必ず確認してから記載します。個人の事情や解雇などセンシティブな内容は言葉を慎重に選び、事実に基づいて簡潔に記載してください。
書類発行・提供の迅速化
離職票や源泉徴収票など、転職先で必要な書類は速やかに発行・交付します。従業員からの依頼があれば優先的に対応し、発行予定日を伝えてください。
個人情報の取り扱い
住所・マイナンバー等の個人情報は厳重に管理します。第三者への提供は従業員の同意がある場合に限定するなど、社内ルールを徹底してください。
引継ぎと連絡先
退職後の問い合わせに備え、担当窓口と連絡先を明示します。また、必要書類の再発行や確認のために一定期間（例：1年）は記録を保持すると安心です。
実務チェックリスト（簡易）
- 退職日と提出期限の確認
- 退職理由の従業員確認
- 離職票・源泉徴収票等の発行予定日連絡
- マイナンバー等の安全管理
- 退職後の問い合わせ窓口設定
これらを習慣化すると、トラブルを未然に防げます。
退職手続きに関連するマニュアル作成のすすめ
なぜマニュアルが必要か
退職手続きは担当部署やケースによって対応が変わり、抜け漏れが起きやすいです。マニュアルがあれば担当者全員が同じ手順で動け、手続きの遅れやトラブルを減らせます。新任担当者の教育も楽になります。
マニュアルに盛り込む主な項目
- フロー図：自己都合、会社都合、契約満了など場合分けした流れ
- チェックリスト：担当者・期限・完了の欄を明記
- 必要書類一覧と発行先（例：離職票、源泉徴収票）
- 権限解除・アカウント管理の手順
- 備品返却と会社資産の引き継ぎルール
- 最終給与・精算のタイミングと計算方法
- よくあるトラブル事例と対応例
作成の手順（簡潔）
- 現状の手順を洗い出す
- 関係部署と確認してフローを作る
- チェックリストとテンプレートを用意する
- 試行して修正する
- 社内に周知し定期的に見直す
運用と見直しのポイント
定期レビューで法改正や運用上の課題を反映させます。電子化してアクセス権を管理し、担当者の交代時には引継ぎ記録を残してください。
簡易チェックリスト例
- 退職届受領（担当：人事、期限：受領日）
- 社会保険資格喪失手続き（担当：総務、期限：退職翌日）
- 備品回収（担当：総務、期限：最終出社日）
このようなマニュアルを整備すれば、スムーズで漏れの少ない退職対応が可能になります。
まとめ
要点整理
会社側の退職手続きは、退職届の受理から貸与物の回収、社会保険や雇用保険の資格喪失手続き、各種証明書の発行まで多岐にわたります。期限を守り、従業員と丁寧にコミュニケーションを取ることが重要です。書類の不備はトラブルの原因になりますので、早めに確認してください。
実務チェックリスト（抜粋）
- 退職届の受理と記録
- 退職日までの貸与物回収とアカウント停止日設定
- 健康保険・厚生年金・雇用保険の資格喪失手続き（期限厳守）
- 源泉徴収票・離職票・在職証明書の発行準備
- 最終給与・残業・有給の精算
マニュアル運用のコツ
チェックリストを社内マニュアルとして整備し、担当者ごとの役割を明確にしてください。テンプレートや期限を一覧化すると抜けが減ります。定期的に見直し、労務や法改正に合わせて更新しましょう。
記録とフォロー
手続き履歴は必ず保管し、従業員への連絡履歴も残してください。退職後に必要な書類発行依頼や照会に迅速に対応できるように体制を整えます。
円滑な退職手続きは会社の信頼にもつながります。着実な準備と丁寧な対応を心がけてください。
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