はじめに
「退職届を直筆で書く」と聞くと、どこから手をつけてよいか分からない方も多いのではないでしょうか？本記事は、初めて手書きで退職届を書く人にも分かりやすく、書き方やマナー、注意点を丁寧に解説します。
この記事の目的
- 直筆の退職届に必要な基本知識を伝えます。
- 用紙や筆記具の選び方、縦書き・横書きの書き方例を示します。
- 退職理由や退職日など、書き分けのポイントと注意点を具体例で説明します。
こんな方に読んでほしい
- 会社に手渡す直筆の退職届を書かなければならない方
- どう書けば礼儀正しく伝わるか知りたい方
- 書式や言葉づかいに不安がある方
この記事を読めば、基本の流れと細かなマナーを押さえて、自信を持って退職届を書けるようになります。
退職届とその種類：退職願・辞表との違い
退職願とは
退職願は「退職したい」と会社にお願いする書面です。口頭で伝える前に出す場合もあります。会社が受理して初めて退職手続きが進み、承認までは退職が確定しません。例えば「家庭の事情で退職したいので、3月末で退職を希望します」と申し出る場面で使います。
退職届とは
退職届は退職が決まった後に提出する報告書です。一度出すと原則撤回できません。受理されれば退職の意思が確定します。手続き上の証拠として人事に残るため、書き方や提出先に注意してください。
辞表とは
辞表は主に役員や公務員が使う書類です。一般の社員が使うと場違いに感じられる場合があります。役職や責任のある立場から退任を申し出る際に用います。
使い分けのポイント
退職の意思がまだ固まらない場合は退職願を使い、すでに決めたら退職届を提出します。役職者は辞表を検討します。まず直属の上司に相談し、会社のルールに従って書類を準備すると安心です。
提出のタイミングと撤回
退職願は会社承認前なら撤回しやすいです。退職届は基本的に撤回不可なので、提出前に上司とよく話し合ってください。
直筆退職届の基本マナーと必要な道具
はじめに
直筆の退職届は正式な意思表示です。丁寧な準備と基本マナーを守ることで、誠意が伝わります。
筆記具
- 黒のボールペンまたは万年筆を使います。太さは0.5〜0.7mmが読みやすいです。消えるペンや鉛筆は使わないでください。
- 万年筆を使う場合はインクの滲みや乾きに注意し、必要なら吸い取り紙やティッシュを用意します。
用紙と書式
- A4またはB5の白無地を用意します。会社の指定があればそれに従います。
- 縦書きが一般的ですが、職場の慣例やフォーマットで横書きが許容されていれば横書きでも構いません。
書き損じたとき
- 書き損じはその用紙を破棄し、新しい用紙に書き直します。修正テープや修正液は使わないでください。
封筒と押印
- 白無地の封筒に入れて提出します。封筒の表書きは「退職届」などとわかりやすく記載します。
- 印鑑はシャチハタ（浸透印）は避け、認印を押してください。
持ち物チェック（例）
- 筆記具（予備含む）、用紙数枚、封筒、印鑑、ティッシュや吸い取り紙
丁寧な準備が円滑な手続きにつながります。落ち着いて一枚に心を込めて書きましょう。
退職届の直筆記載例と具体的な書き方
はじめに
ここでは縦書きと横書きの具体的な記載例を示し、行ごとの配置や字下げ、押印位置までわかりやすく解説します。見本をそのまま写せば使いやすいレイアウトです。
縦書きの記載例（見本）
（中央1行目）退職届
（中央寄せ、やや下）私事、
（中央寄せ）一身上の都合により、〇〇年××月□□日をもって退職いたします。
（字下げ）〇〇年××月□□日
（字下げ）所属部署名
（下寄せ）氏名 ㊞
（右下）会社名
（右上）代表者氏名 殿
縦書きのポイント
・見出しは中央上部に大きめに。本文は「私事、」で始めると礼儀正しいです。
・提出日は本文下の行に字下げして記載します。印鑑は氏名の右側または下に押します。
横書きの記載例（見本）
（中央）退職届
（右寄せ）〇〇年××月□□日（提出日）
（左寄せ）会社名 代表者氏名 殿
（右寄せ）所属部署名
（右寄せ）氏名 押印スペース
（本文は氏名から2行ほど空けて）一身上の都合により、〇〇年××月□□日をもって退職いたします。
（文末右寄せ）以上
横書きのポイント
・本文は氏名より下に空白を作ると読みやすくなります。
・「以上」は文末の右寄せで締め、押印位置は氏名の横か下に確保します。
最後に、日付や氏名は読みやすく丁寧に書き、訂正は避けるようにしてください。
退職理由と記載の注意点
概要
退職届に書く理由は、簡潔で礼儀正しくするのが基本です。自己都合の場合は詳しい説明は不要で、会社都合の場合は簡潔な事実を記載します。
自己都合退職の書き方
一般的な表現は「一身上の都合により退職いたします」です。長々と私的な事情を書かないでください。理由を詳しく説明したい場合は、別途口頭で伝えるか上司との面談で話すとよいです。
会社都合の書き方
会社側の事情で退職する場合は「部門縮小のため」「契約満了のため」など事実に即した短い表現で構いません。感情的な表現や責任追及につながる言い方は避けてください。
書くときの注意点
- ネガティブな表現を避ける（会社批判や個人攻撃は書かない）。
- 嘘は避ける。必要なら詳細は面談で説明する旨を添えると良い。
- 病気や介護などプライバシーに関わる場合は「体調不良のため」「家族の看護のため」など簡潔に記す。
具体例（短文）
- 「一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたします。」
- 「部門縮小のため、○年○月○日付で退職いたします。」
必要に応じて就業規則や人事に確認してください。
退職日と提出日：書き分けのポイント
要点
退職届には上司と合意した「退職日」を、退職願には自分が希望する「退職日」を記載します。文末の日付は書類を出す「提出日（願い出る日）」を書きます。
日付の書き方（具体例）
- 退職届の記載例
- 退職日 ：20XX年○月○日（最終出勤日）
- 文末日付：20XX年○月○日（提出日）
- 退職願の記載例
- 希望退職日：20XX年○月○日
- 文末日付 ：20XX年○月○日（提出日）
決め方の流れと注意点
上司と相談して退職日を確定します。就業規則や引き継ぎに合わせ、通常は1〜2ヶ月前の調整が必要です。郵送で出す場合は消印日が提出日、手渡しは渡した日が提出日になります。
書き方の小さなコツ
- 日付は和暦・西暦どちらでも統一する
- 「最終出勤日」や「提出日」と注記すると誤解が減る
- 会社の規定に従って記載・提出方法を確認する
これらを守ると、書類の意味が明確になりトラブルを避けられます。
手書き退職届の細かなマナーと注意点
誤字脱字と書き直し
誤字脱字は印象を大きく損ねます。間違いに気付いたら必ず最初から書き直してください。修正ペンや二重線での訂正は避け、清書したものを用意します。
敬称と署名の書き方
宛名には「○○殿」か「○○様」を必ず付けます。署名は楷書でフルネームを丁寧に書き、押印を求められた場合は指示に従います。
用紙・ペン・字の丁寧さ
便箋は無地の白や薄いクリームを使い、黒または濃い青のインクで書きます。文字は読みやすさを優先し、行間と余白を均等に取ってください。
封筒の書き方と裏面表示
封筒の表書きは大きく「退職届」と書き、封筒の裏に所属（部署名）と氏名を忘れずに記入します。窓付き封筒を使う場合は氏名が見える位置に調整します。
提出時のマナー
上司に手渡す際は一礼し、封筒を相手に向けて差し出します。口頭で簡単に挨拶を添えると丁寧です。信頼を損なわないよう、礼儀正しく手続きを進めてください。
まとめ：直筆退職届の書式と心構え
この記事では、直筆の退職届の基本とマナーをお伝えしました。ここでは最も大切な点をわかりやすくまとめます。
ポイントの確認
- 用紙や筆記具は清潔で読みやすいものを使います（白いA4または便箋、黒の万年筆やボールペン）。
- 宛名・日付・氏名・捺印の記載漏れがないか必ず確認します。
提出前のチェックリスト
- 退職日と提出日を正確に記入する。
- 署名は自分のフルネームで、捺印は普段使っている実印・認印を使用する。
- 余白を整え、誤字や修正は避ける。
書き方と心構え
- 理由は簡潔に書き、感謝の一言を添えると印象がよくなります。ただし詳細は口頭で説明しても構いません。
- 可能なら上司に直接手渡しし、控えは自分で保管してください。
直筆の退職届は社会人としての最後の礼儀です。丁寧に準備し、落ち着いて提出しましょう。
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