はじめに
本記事の目的
会社が用意した退職届のフォーマットや書式を使う場面で、手続きの流れや注意点を分かりやすく解説します。退職届そのものの書き方だけでなく、会社が用意した書式を使う際の実務的なポイントも取り上げます。
読者想定
・退職を考えている従業員の方
・人事担当者や総務の方で、退職手続きを扱う方
・書類の書き方に不安がある方
本記事で扱う内容（概要）
本記事は全8章で構成します。第2章では会社が退職届を用意する典型的なケース、第3章で退職届の基本的な記載項目と記入のポイント、第4章で会社が用意した退職届を使う際の注意点を説明します。第5章は提出や手続きの流れ、第6章でメリット・デメリット、第7章で会社書式を使いたくない場合の対応方法を解説します。
読み方のヒント
具体例を挙げながら丁寧に説明しますので、実際の書類を手元に置いて読み進めると分かりやすいです。疑問点があれば、章ごとに確認しながら進めてください。
会社が退職届を用意するケースとは
会社が退職届を用意する理由
企業は手続きの効率化や書式の統一、法的リスクの軽減を目的に退職届のフォーマットや専用用紙を用意します。用紙が統一されていると人事の処理が早くなり、内容不足によるやり取りを減らせます。
よくある具体例
- 就業規則に「退職届は所定様式で提出」と明記されている場合
- 退職理由や退職日など会社で確認すべき項目がある場合
- 退職に伴う備品返却や引き継ぎ項目のチェック欄を含めたい場合
- 大企業や官公庁など、書類管理を厳格にする組織
フォーマットがある場合の対応ポイント
会社指定の書式があるときは、まずその用紙を入手して記入します。氏名、退職日、理由など記載漏れがないか確認してください。様式に押印や上長の承認欄がある場合は指示に従いましょう。提出方法（メール／紙提出）も確認すると手続きがスムーズです。
フォーマットがない場合の対応ポイント
会社が用意しないときは、白紙または便せんで自分で退職届を作成します。必要事項は氏名、提出日、退職希望日、退職の意思表示（簡潔な一文）です。署名・押印を忘れずに。簡単な例文を用意しておくと安心です。
退職届の基本的な記載内容と記入ポイント
基本の記載事項
退職届に共通して必要な項目は次のとおりです。
– 提出日（日付）
– 宛名（会社名・代表者名）
– 退職の意思表明（退職理由）
– 退職日（合意した最終出勤日）
– 氏名・所属・押印（署名）
各項目の書き方とポイント
- 提出日：書類を渡す当日の日付を記入します。未来の日付は避けてください。例：2025年11月1日。
- 宛名：正式な会社名と代表取締役名を記載します。部署名だけでなく会社名も明記すると誤解を防げます。
- 退職理由：自己都合なら「一身上の都合」と簡潔に書きます。会社都合の場合は具体的な理由を明記します。会社指定の文言があればそれに従ってください。
- 退職日：上司や人事と合意した最終出勤日を記入します。就業規則や引継ぎ期間を確認のうえ記載してください。
- 氏名・所属・押印：フルネームと所属部署を明記し、会社が印鑑を求める場合は忘れず押印します。署名で対応する会社もあります。
書き方の注意点
- 手書きが基本の会社が多いので、丁寧な字で記入してください。
- 修正は原則避け、誤りがあれば新しい用紙で書き直します。
- 会社が用意したフォーマットは必要事項が網羅されており、記入漏れが起きにくい利点があります。
会社が用意した退職届を使う際の注意点
1. 退職理由の記載を必ず確認しましょう
会社が用意した書式では、退職理由があらかじめ印刷されていることがあります。特に「一身上の都合」となっている場合は注意が必要です。会社都合（解雇・事業縮小など）であるのに「一身上の都合」とされると、雇用保険の受給条件や給付日数に不利益が出ることがあります。疑問があれば、まず人事担当に理由の表現を変更できるか確認してください。
2. 提出方法と受領の確認
基本は直属の上司に手渡しで提出しますが、会社が指定する提出方法（メール添付、総務窓口など）があればそれに従います。提出したら受領印や受領書、メールの送信記録などを必ず残してください。後で内容や日付で争いになったときの重要な証拠になります。
3. 会社都合退職では別の書類が必要な場合がある
会社都合での退職では、退職届ではなく解雇通知書や解雇理由証明書の交付が必要になることがあります。これらは会社側が発行する文書で、雇用保険の手続きや後の争いで重要になります。未交付の場合は要求しましょう。
4. 訂正や異議の出し方
記載内容に誤りがあれば提出前に修正を求めます。提出後に気付いた場合は、訂正を依頼して訂正済みの控えを受け取ってください。口頭でのやり取りは履歴に残りにくいので、可能な限りメールや書面で記録を残すと安心です。
5. 解決できないときの相談先
会社と折り合いがつかない場合は、ハローワークや労働相談窓口、労働基準監督署などに相談してください。証拠（原本の控え、メール、受領印など）を持って相談するとスムーズです。
退職届の提出・手続きの流れ
1. 退職の意思表明から始める
まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝えます。口頭で伝えたら、後から認識の違いが起きないよう書面（会社の様式、または自作の退職届）でも伝えます。例えば「○月○日をもって退職したいです」と明確に記載します。
2. 退職届の記入・提出方法
会社がフォーマットを用意している場合はそれを使い、指定の提出先（通常は上司→人事）に手渡しします。手渡しが難しければメールで送付し、受領確認を必ず取ります。提出時は控えのコピーや受領印をもらって保存してください。
3. 会社での受理と退職日の確定
会社は受理後、正式な退職日を確定します。法的には正社員は2週間前までの申告で退職可能ですが、就業規則に期間が定められている場合はそちらに従います。したがって、規則を事前に確認しておきます。
4. 退職日までに行う主な手続き（チェックリスト）
- 引継ぎ資料の作成と担当者への引継ぎ
- 備品やID、PC、鍵の返却
- 有給の消化方法の確認と申請
- 社会保険や雇用保険に関する手続き確認
- 源泉徴収票や離職票の受け取り時期確認
5. 提出後の実務的な注意点
提出した証拠は必ず保存し、受理の有無や退職日を文書で確認します。退職条件や日程でトラブルがある場合は、人事に相談し、解決しないときは外部窓口に相談することを検討します。
会社が用意した退職届のメリット・デメリット
メリット
- 記入項目が決まっているため、記入漏れが少なく手続きがスムーズです。たとえば退職日や氏名の書き方に迷わず済みます。
- フォーマットが統一されているので、社内での処理が速くなります。人事が必要な情報をすぐ確認できます。
- 書き方に悩む時間を省けるため、精神的な負担が軽くなります。
デメリット
- 多くの場合、退職理由が「一身上の都合」に固定されます。会社都合での退職や合意がある場合は内容を確認してください。
- 会社側の意図が反映されていることがあり、本人の希望や詳細が反映されない恐れがあります。
- 内容に納得できないときは、自分で作成して提出する選択肢を検討すべきです。
判断ポイント
- 会社都合か自己都合か明確か：雇用保険や離職票に影響する場合は特に注意してください。
- 文言に不明点や不利となる表現がないかを確認しましょう。
- どうしても納得できなければ、相談窓口（人事や労働組合、労働局）を利用してください。
対応方法
- 気になる点はその場で人事に確認し、修正を依頼します。
- 修正が難しい場合は、自分で退職届を用意して提出する旨を丁寧に伝えます。
- 重要なやり取りは書面やメールで残すと後で役立ちます。
会社が用意した退職届を使いたくない場合
はじめに
会社が用意した退職届の内容に納得できないときは、自分で退職届を作り提出する権利があります。無理に署名・押印しないことが第一です。
確認すべきポイント
- 退職理由の表記（「一身上の都合」か「会社都合」か）
- 退職日や雇用形態の誤り
- 署名・捺印の有無や義務化の有無
対応の手順
- まず会社に内容の説明を求め、疑問点をはっきりさせます。口頭だけでなくメールで記録を残しましょう。
- 修正を求める場合は文書で依頼します。会社に沿った文言を押し付けられたら拒否して構いません。
- 自作の退職届を作成して提出します。手渡しのときは控えに受領印をもらい、メール提出なら送信記録を保存します。
自作退職届の書き方のポイント
- 日付、宛先（会社名・代表者名）、本文（辞意の一文で十分）、氏名・捺印、提出日を明記。控えを1通残しましょう。
証拠の残し方と相談先
- 内容証明郵便やメールで送ると証拠になります。手渡しなら受領印を求めてください。
- 納得できない場合は、労働基準監督署や労働相談窓口、弁護士に相談しましょう。
最後に
感情的にならず、記録を残すことを最優先に行動してください。会社側の誤った表記で不利益を受ける前に、必ず確認と証拠確保を行いましょう。
まとめ
会社が退職届のフォーマットを用意している場面では、原則としてその様式を使い、記入漏れなく提出するのが最もスムーズです。日付・氏名・退職希望日・理由など基本項目は必ず記入し、誤字や空欄がないように確認してください。特に会社都合での退職届は記載内容によって失業給付や手続きに影響することがあるため、理由の書き方や日付に注意を払ってください。
不明点や納得できない点がある場合は、まず人事や上司に確認して下さい。説明が不十分なら自分で退職届を作成する選択もあります。その際は会社指定の必須項目を満たすようにし、コピーを取って提出控えを残すことを習慣にしてください。記録があれば後のトラブル防止になります。
最終的には、冷静に確認し、必要なら専門家（労働相談窓口や弁護士）に相談することが安心です。退職は人生の節目なので、損をしないよう慎重に進めましょう。
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