はじめに
背景と目的
仕事を辞めるときには退職届を提出するのが一般的です。近年はパソコンで書類を作る機会が増え、退職届も手書きではなくパソコンで作成したいと考える人が増えています。本記事は「パソコンで退職届を作成しても大丈夫か」「マナーや注意点は何か」を分かりやすく解説します。
誰に向けた記事か
会社に退職届を出す予定がある方、これから退職手続きを始める方、人事や総務担当で対応に迷う方まで幅広く役立ちます。形式や提出方法（メールや電子申請など）についても取り上げます。
読み進め方の案内
第2章ではパソコン作成の可否、第3章でメリット・デメリット、第4章で作成時の注意点を詳述します。第5章では提出方法を紹介し、第6章でよくある質問に答えます。気持ちよく退職するための実務的な知識をお届けします。
退職届はパソコンで作成しても良い？
結論
退職届は手書き・パソコンいずれでも作成できます。手書きが伝統的に好まれる場面もありますが、近年はパソコンで作ることが広く認められます。
手書きが好まれる理由
手書きは字から誠意や人柄が伝わると考えられます。特に上司や小規模な職場では、手書きの方が心情が伝わりやすい場面があります。
パソコン作成が受け入れられる理由
会社が電子データでの提出を認めている場合や、書類を社内で共有・保管する必要がある場合、パソコン文書の方が便利です。読みやすく、複数部作成や修正も簡単です。
パソコン作成をおすすめする場面（具体例）
- 字に自信がなく、誤字や判読不能の心配がある場合
- 複数部を用意したり、人事に電子提出する必要がある場合
- 長文で詳細な理由や引継ぎを書きたい場合
簡単な注意点
形式は整えてください。余白や行間を適切にし、フォントは読みやすいものを使います。署名欄は手書き署名にする、または電子署名のルールを確認すると良いです。
パソコン作成のメリット・デメリット
メリット
-
読みやすさ
フォントや文字サイズを統一できるため、上司が目を通しやすくなります。たとえば明朝やゴシックで読みやすい文字に揃えると印象が良くなります。 -
レイアウトが整う
行間や余白、箇条書きで見やすい配置にできます。日付や氏名の位置を一定にすることで書類としての体裁が整います。 -
修正が容易
文言の入れ替えや誤字の修正を簡単に行えます。複数案を作って比較する際に便利です。 -
保存・共有がしやすい
データで残せばコピーやメール添付、PDF化も可能です。転職先や人事に書類を渡す際もスムーズになります。 -
テンプレートの利用
定型文や例文を使って、必要な要素を漏れなく記載できます。時間を節約できます。
デメリット
-
「誠意」が伝わりにくい場合がある
手書きに比べて心情が伝わりにくいと感じる上司や企業が一部あります。特に年配の方や伝統的な職場では手書きを好む傾向があります。 -
社内規定との相性
会社によっては退職届を手書きで出すよう規定がある場合があります。事前に就業規則や総務に確認してください。 -
署名・押印の扱い
電子データでは署名や押印の扱いに注意が必要です。紙での提出を求められることもあります。 -
データ管理の注意点
電子データは誤送信や情報漏洩のリスクがあります。保存場所や共有範囲を必ず確認してください。
使い分けの目安
- 日常的で形式的な職場や、リモートワークが普及している企業ではパソコン作成で問題ないことが多いです。
- 伝統的な職場や上司が手書きを好む場合は、手書きの提出を検討してください。上司や人事に一言相談すると安心です。
チェックリスト（提出前に確認）
– 社内規定はどうなっているか
– 署名・押印の方法は合っているか
– 保存先や共有範囲を整理したか
– 誤字脱字がないか
以上を参考に、状況に合わせてパソコン作成か手書きを選んでください。
パソコンで作成する際の注意点
1. まずは会社の規定を確認
退職届を出す前に、必ず就業規則や人事担当に確認してください。手書きを指定する会社では従う必要があります。指定がなければパソコン作成で問題ないことが多いです。
2. 用紙とフォーマット
用紙はA4の白い上質紙が基本です。ネット上には会社名や日付欄が整ったフォーマットが多数ありますが、会社独自の指定があればそちらを使ってください。
3. 縦書き・横書きの選び方
縦書きと横書きのどちらも使えます。履歴書や公的書類で縦書きが好まれる場面もありますが、一般的な退職届は横書きで十分です。上司や会社の慣習に合わせると無難です。
4. 書式の具体的ポイント
読みやすいフォント（明朝体やゴシック体）、文字サイズは10.5〜12ポイント程度が目安です。余白は上下左右ともに適度に取り、行間を開けて見やすくしてください。
5. 署名・捺印について
署名欄に自筆サインを求められる場合があります。会社が自筆を要求する場合は、印刷した文書に手書きで署名し、捺印を忘れないでください。電子署名が認められるかは事前に確認してください。
6. 保存・印刷・提出前チェック
PDFで保存し、レイアウトが崩れていないか確認しましょう。印刷時はプリンタ設定で実際のサイズ（100%）にし、余白や改行が崩れていないかを確認してから提出してください。
提出方法（メール・電子申請など）
1. 基本は手渡し
退職届は直接上司に手渡すのが原則です。顔を合わせて渡すことで誤解を防ぎ、退職理由や引継ぎの話もその場でできます。可能であれば書面（紙）を用意し、手渡し後に控えをもらいましょう。
2. メールで提出する場合のポイント
メールで提出しても法的に無効ではありません。次の点に注意してください。
– 件名に「退職届（氏名）」と明記する。
– 本文で退職日や挨拶、理由（簡潔で可）を明記する。
– 添付はPDFで保存し、署名は電子署名かスキャンした自筆署名を添える。
– 送信後は上司に電話や対面で受領確認を取る。
3. 電子申請（社内ワークフロー）の注意点
社内システムで申請する場合は、システムの承認フローに従ってください。承認者や必要書類が自動で記録される利点がありますが、書類の原本提出を求められる場合もあります。
4. トラブルを避けるために
提出前に上司と事前相談し、提出方法を合意しておきましょう。証拠を残すためにメールの送受信履歴や申請画面のスクリーンショットを保存すると安心です。
5. 実例（簡単なメール文）
件名：退職届（山田太郎）
本文：いつもお世話になっております。山田太郎です。私事で恐縮ですが、令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお知らせ申し上げます。詳細は別途相談させてください。添付に退職届（PDF）をつけております。よろしくお願いいたします。
よくある質問と回答
退職届を作成・提出する際のよくある疑問をQ&A形式でまとめました。迷ったときの参考にしてください。
Q1: 退職届はパソコンやスマホで作っても良いですか？
A: はい。パソコンやスマホで作成して問題ありません。書式や内容が整っていれば有効です。ファイルはPDF化しておくと改変を防げます。
Q2: 退職届をメールで送っても大丈夫ですか？
A: 法的には有効となる場合が多いです。ただし会社の就業規則や慣例を優先してください。規定で「書面提出」が求められるときは紙で提出します。
Q3: 手書きとパソコン、どちらが好まれますか？
A: 手書きは丁寧な印象を与えますが、パソコン作成も一般的です。迷うときは手書きにすると無難です。
Q4: 提出先や日付の書き方は？
A: 宛先は直属の上司や人事、日付は提出日または退職日を書きます。日付は和暦・西暦どちらでも差し支えありません。
Q5: 取り下げたいときは？
A: 口頭で相談して合意を得ることが第一です。取り下げが認められるかは会社の判断によります。
ご不明点があれば、具体的な状況を教えてください。より詳しくお答えします。
第7章: まとめ
退職届をパソコンで作成することは、現代では広く受け入れられています。重要なのは会社の規定や慣習を確認することです。就業規則や人事に尋ねて、紙での提出が必須か、電子データで良いかを確かめてください。
提出方法は状況に応じて選びます。手渡しは正式感があり、メールやPDFでの提出は迅速で確実です。電子申請が整っている会社では専用フォームを使うと手続きがスムーズです。たとえば、PDFで提出する場合は印影や余白を確認し、編集されないように保存します。
文面は簡潔で丁寧に書きます。日付・宛先・氏名・退職理由（簡潔に）・最終出社日を明記し、敬語を守ってください。書式はA4縦、読みやすいフォント、適切な余白を意識すると印象が良くなります。押印が必要な場合は指示に従い、ない場合でも署名を入れると安心です。
提出後は受領の確認を取り、控えを保存します。口頭でのやり取りも記録に残すとトラブル回避につながります。疑問があれば早めに人事に相談してください。
丁寧な記述と形式を守ることが、円満な退職につながります。
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