退職届の書き方｜手書きとパソコン作成の基本と注意点を解説

はじめに

目的

本記事は退職届の書き方をわかりやすく解説します。手書きとパソコン作成の違いや具体例、テンプレートの使い方、提出時のマナーまで、実務に役立つポイントを幅広く取り上げます。退職手続きに不安がある方に向けた実践的なガイドです。

誰に向けているか

初めて退職届を書く人や、書き方に自信がない人、手書きとパソコンどちらにするか迷っている人に向けています。上司や人事に伝える際の基本マナーも含めますので、退職準備全体に役立ちます。

読み方のポイント

各章で「必要項目」「具体的な書き方」「注意点」を順を追って説明します。手書き・パソコンそれぞれの見本を示し、テンプレートは状況に合わせて簡単にカスタマイズできるよう案内します。

この章では全体の流れと本記事の目的を示しました。次章からは退職届の基本や具体的な書き方に進みます。ご自身の状況に合わせて読み進めてください。

退職届とは何か？手書き・パソコン作成の違い

退職届の基本的な意味

退職届は、従業員が会社に退職の意思を正式に伝える文書です。口頭だけで済ませるより証拠が残り、退職日や意図が明確になります。提出先は人事や直属の上司が一般的です。

手書きとパソコン作成の違い（印象）

手書きは直筆のため誠意や丁寧さが伝わりやすく、縦書きで書くことが多いです。重要な場面や長年勤めた会社では好まれることがあります。パソコン作成はビジネス文書らしく整い、横書きで読みやすい書式が使えます。

形式や押印・提出方法の違い

手書きは署名を直筆で行い、押印を求められる場合があります。パソコン作成は署名を印刷するか、手書きで署名するかで対応が分かれます。提出は手渡しが礼儀ですが、会社の規定でメールや社内システム提出が認められる場合もあります。

会社ごとの規定を必ず確認

企業によって「手書きのみ」「パソコン可」「所定フォーマット必須」など規定が異なります。まず人事や就業規則を確認し、不明な点は直接問い合わせてください。

選び方の目安

職場の雰囲気や在籍年数、規定を基に判断します。迷ったら手書きで丁寧に作成するか、規定に従ってパソコンで作ると安心です。提出後は控えを必ず保管しましょう。

退職届の基本的な書き方と必要項目

以下は退職届に記載する基本の7項目です。それぞれの役割と書き方の例を分かりやすく解説します。

1. 表題

2. 「退職届」または「退職願」。会社に最終的に退職を通知する文書なら「退職届」を使います。

3. 書き出し

4. 「私儀」「私事」などの定型句を使います。例：「私儀、」と始めます。

5. 退職理由

6. 自己都合の場合は「一身上の都合により」と表現します。詳しい理由を書かないのが一般的です。

7. 退職日

8. 上司と合意した最終出勤日を明記します。縦書きは漢数字、横書きは算用数字が一般的です。

9. 文末

10. 「退職願」なら「お願い申し上げます」、「退職届」なら「退職いたします」と結びます。

11. 提出年月日

12. 提出した日付を記載します。年月日は明確に書いてください。

13. 所属・氏名と押印

14. 正式な部署名とフルネームを記載し、実印または認印を押します。

宛名
– 会社の代表者や直属の上司の役職・氏名を記載し、「殿」や「様」を付けます。

補足
– 丁寧に書くことが大切です。数字の表記や押印の扱いに注意して作成してください。

手書き退職届の書き方と注意点

用意するもの

• 用紙：白無地のA4またはB5（罫線なし）。便箋タイプでも可。
• 筆記具：黒のボールペンや万年筆。消えるボールペンは使わない。

書き方の基本

1. 縦書きが一般的です。余白を十分にとって、落ち着いて書きます。
2. 日付は右上に記載します（年号は和暦・西暦どちらでも可）。
3. 宛先は日付の左下に会社名と代表者名（役職）を敬称付きで書きます。
4. 中央に大きく「退職届」と書き、その下に本文を簡潔に記します。例：「私事ではありますが、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」
5. 住所と氏名を最後に書き、氏名の下に押印します。

押印と筆記の注意

• 押印は認印で構いません。シャチハタは避けてください。
• 書き損じたら最初から書き直してください。消しゴムや修正液での訂正は好まれません。

封筒と提出方法

• 封筒は白無地を使い、表書きに「退職届」と書きます。
• 上司に直接手渡しするのが一般的です。事前にアポイントを取り、誠実に渡しましょう。

縦書きの実例（書き方の流れ）

右から順に記入します：
令和4年9月30日
株式会社〇〇
代表取締役　〇〇　様

退職届

私事ではありますが、一身上の都合により令和4年10月31日をもって退職いたします。

〒123-4567
住所
氏名　（印）

丁寧に書くことが大切です。読みやすさと誠意を第一に考えてください。

パソコン作成退職届の書き方と注意点

はじめに

パソコンで退職届を作ると見た目が整い、修正も簡単です。ここでは基本的な書式と実務上の注意点を分かりやすく説明します。

用紙とレイアウト

• 用紙はA4が一般的です。横書きが主流ですが、会社の慣習で縦書きを求められる場合はそれに従いましょう。

必要な項目

1. 宛先（会社名・部署名・役職・氏名）
2. 題名（「退職届」）
3. 本文（退職の意思・退職日）
4. 日付
5. 差出人（氏名・捺印）

具体例（横書き）:
退職届
拝啓　私儀、○年○月○日をもちまして退職いたします。
令和○年○月○日
氏名（署名・押印）

フォントと書式

ビジネス文書向けの明朝体やゴシック体を使います。文字サイズは10.5〜12ptが読みやすいです。行間は余裕を持たせましょう。

印刷後の手続き

印刷した本文に自筆で署名し、可能なら捺印を押してください。封筒に入れて上司へ手渡すか、指定の提出方法に従います。

注意点

• 退職日は就業規則や上司と調整して決めます。口頭で伝えたうえで書面を提出すると丁寧です。
• 個人的な感情や詳細な理由は長々と書かないほうが無難です。

退職届テンプレートの活用とカスタマイズ

• テンプレートの入手先

• 多くのサイトでWordやPDFの無料テンプレートが手に入ります。会社のイントラネットや人事から配布される書式が最優先です。

• テンプレートの選び方

• 表現の柔らかい「感謝型」、事務的で短い「事務連絡型」、業務引継ぎを含む「詳細型」から状況に合わせて選びます。家族の事情やトラブル時は簡潔にするのが無難です。

• カスタマイズの基本ポイント

• 日付、宛名（会社名・部署名・役職名）、件名、本文、署名欄を必ず確認して書き替えます。本文は退職日と簡単な理由（任意）を明記し、感謝を一文添えると印象が良くなります。

• 手書きとの兼ね合い

• 会社指定が無ければパソコン作成で問題ありませんが、捺印や署名は原本で行います。手書きが求められる場合はテンプレートを印刷して手書きで清書してください。

• レイアウトと体裁の注意点

• 用紙はA4、黒インクで一枚にまとめます。余白や行間をそろえ、読みやすさを優先します。

• カスタマイズ例（短文）

• 「このたび、一身上の都合により○年○月○日をもって退職いたします。これまでお世話になりありがとうございました。」

• 提出前の最終チェック

• 宛名や日付の誤り、署名の有無、会社指定フォーマットの有無を最終確認します。会社独自のフォーマットがある場合は必ずそれを使ってください。

提出時のマナーと注意点

封筒と表書き

白無地の封筒を使い、表に「退職届」と横書きで記します。封はのりでしっかり閉じ、社名や宛先を記載すると丁寧です。

提出方法（基本は手渡し）

書類は上司か人事に直接手渡しするのが基本です。緊急や出張などで対面が難しい場合は事前に電話で相談し、会社の規定に従ってください。メールやFAXでのみ提出することを会社が認めない場合が多いです。

書類の使い分け

「退職願」は本人の希望を示す書類、「退職届」は効力のある正式な通知、「辞表」は役員や公務員向けの表現です。状況に合わせて使い分けましょう。

提出のタイミングと事前確認

就業規則や雇用契約で提出期限や手続きが定められていることが多いです。退職日や引継ぎ期間は事前に確認し、余裕をもって準備してください。

当日のマナーと注意点

清潔な服装で伺い、挨拶を簡潔に述べます。感情的な表現は避け、理由は簡潔に伝えます。引継ぎメモや業務リストを用意すると印象が良くなります。

受領の確認と保管

受け取ってもらった証拠として受領印や受領メールをもらい、控えを保管してください。退職後のトラブルを避けるために記録を残しておきましょう。