退職届の書き方と無料テンプレートのダウンロード完全ガイド

はじめに

本書は、退職届の無料テンプレート入手と作成に役立つ情報を分かりやすくまとめたガイドです。退職届と退職願の違いや、テンプレートの探し方、デザインの選び方、記載すべき項目や本文の書き方、退職理由の表現、宛先・所属の書き方、会社都合の対応、作成時の注意点、Webツールの活用法まで幅広く扱います。

対象は初めて退職届を作る方や、書き方に不安がある方です。文章例やチェックリストを用意しているので、そのまま使える実用性を重視しています。各章は独立して読むこともできるように構成しました。必要な章だけを参照して、テンプレートをダウンロードしたり、自分で文面を調整したりしてください。

この第1章では本書の使い方と全体構成を簡潔に案内します。次章以降で具体的なテンプレートの入手方法や記載例を丁寧に説明しますので、安心して読み進めてください。

退職届と退職願の基本概念

退職届とは

退職届は、会社に対して退職の意思を正式に通知する書類です。一度受理されると、原則として撤回できない性質を持ちます。提出時期や受理の有無で扱いが変わることがあるため、提出前に上司や人事と確認してください。

退職願とは

退職願は、退職したいという申し出を示す文書です。願い出の性質があり、交渉や調整の余地があります。口頭で相談したあとに提出する場合が多く、会社と話し合いながら引き留めや退職日を決める際に使います。

辞表とは

辞表は主に役員や管理職が使う書類で、一般社員が使うことは少ないです。職位に伴う責任や手続きが関係する場面で用います。

主な違い

• 撤回の可否：退職届は原則不可、退職願は可（合意次第）。
• 性質：退職届＝確定的、退職願＝申請的。
• 用途：辞表＝役員・管理職向け。

使い分けの具体例

• 転職が決まり、退職日を確定して会社と合意済みなら退職届を出します。
• まず相談して調整したい場合は退職願を先に出します。
• 役員辞任は辞表で行います。

提出時の注意点

提出先（上司や人事）、提出日、署名・捺印の有無を確認してください。書類を出す前に口頭で相談すると手続きがスムーズです。

無料テンプレートの入手方法と形式

概要

インターネットには、退職届の無料テンプレートが多数あります。Word、PDF、Excel、テキストなど形式が選べ、登録不要でダウンロードできるものが多いです。ブラウザ上で直接作成できるWeb作成ツールも便利です。

主要な入手先と特徴

• 公式サイト：自治体や労働関連団体が配布する書式は信頼性が高いです。編集可能なWordやPDFが中心です。
• テンプレート配布サイト：企業向けや個人向けのデザインが豊富で、形式も多彩です。無料と有料が混在します。
• ブログ・コラム：具体例や文例つきで分かりやすく解説されています。ダウンロードリンクを必ず確認してください。

形式ごとの利点

• Word（.docx）：編集しやすく、社内ルールに合わせて調整できます。
• PDF（.pdf）：レイアウトが固定され、印刷時に崩れません。ただし直接編集はしにくいです。
• Excel（.xlsx）：表形式の情報管理に向きますが、本文の書式には向きません。
• テキスト（.txt）：軽量で互換性が高いですが体裁は自分で整える必要があります。

Web作成ツールの利用法

ブラウザで項目を入力してそのまま印刷・ダウンロードできます。テンプレート選択→項目入力→保存・印刷の流れが一般的で、初めてでも簡単です。

ダウンロード時の注意点

• 商用利用や再配布の条件を確認してください。
• ファイル形式を確認し、編集可能かどうかチェックしてください。
• 個人情報の入力はダウンロード前に必要性を判断してください。

複数デザインの選択肢

はじめに

テンプレートサイトには複数のデザインが用意されています。目的や状況に合わせて選ぶことで、手続きがスムーズになります。

主なデザイン種類

• シンプルデザイン：短く要点だけを記載する一般向け。ビジネス文書に合わせやすいです。
• 縦書き／横書き：定年退職や年配の方に適した縦書き、書類保管の都合で横書きを選べます。
• 両面仕様（会社用・個人用）：表に要旨、裏に手続きメモを入れるなど使い分けができます。
• フォーマル／カジュアル：社風に合わせて文体や余白を変えられます。

選び方のポイント

1. 目的を明確にする（正式手続きか簡易報告か）。
2. 社内の慣習や上司の好みに合わせる。例：公的な場なら縦書きやフォーマルを選ぶ。
3. 保存や提出方法（印刷・メール）を考慮して横書きやPDF対応を確認する。

カスタマイズ例

• 定年退職：縦書きで挨拶文を長めに記載。
• 早期退職：シンプルで要点を短くまとめる。
• 個人保管用：裏面に連絡先や退職後の手続き案内を記載。

利用上の注意

テンプレートは目安です。内容は必ず自分の状況に合わせて確認し、必要なら上司や人事に相談してください。

退職届に記載すべき必須項目

基本の書式

退職届は公的な文書に近いため、書式を整えて書きます。簡潔で分かりやすく記載してください。

必須項目（上部）

• 退職届（タイトル）: 用紙の上部中央に「退職届」と明記します。
• 宛名: 代表取締役や直属の上司など、提出先を正式な肩書きで書きます。
• 提出日: 西暦または和暦で提出日を記入します。

所属と氏名

• 所属部署: 現在の部署名と役職を正確に書きます。
• 氏名: フルネームを明記し、右下など決められた場所に押印します。

本文で必ず書くこと

• 退職の意思表示: 「一身上の都合により退職いたします」など簡潔に。
• 退職希望日: 具体的な年月日を必ず書きます。就業規則に合わせる必要があります。
• 退職理由: 短く明確に記載します（詳しい説明は別途でも可）。

押印

• 実印でなく認印で差し支えない会社が多いですが、就業規則に従ってください。

文面は簡潔に、誤字脱字がないか最終確認をしてください。必要があれば上司に相談してから提出すると安心です。

本文の基本的な書き方と文例

基本の構成

本文は「私儀」または「私事」から始め、退職の意思を断定的に記載します。代表的な表現は「一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」です。退職願は願い出の形で「退職させていただきたく、お願い申し上げます」とします。書類内の元号は必ず統一します。

短い文例（退職届）

私儀

一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。

記
令和○年○月○日
氏名（押印）

短い文例（退職願）

私事

一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職させていただきたく、ここにお願い申し上げます。

記
令和○年○月○日
氏名

感謝や引継ぎを添える例

これまでのご指導ご支援に深く感謝しております。退職日まで職務の引継ぎに努め、可能な限り円滑に進めます。

書き方のポイント

• 日付は具体的に書き、可能なら退職日は就業規則や上司と調整して決めます。
• 文体は敬語で統一し、曖昧な表現は避けます。
• 退職願はお願いの形、退職届は届出の形で使い分けます。
• 手書きが好まれる場合は丁寧に書き、署名と押印を忘れないでください。

退職理由の記載方法

基本ルール

• 退職届や退職願では原則「一身上の都合により」と記載します。具体的な理由を書く必要はありません。転職や結婚、出産、家庭の事情などもこの表現で問題ありません。

具体例

• 短い書き方例：
  「一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。」
• 丁寧な書き方例：
  「私事で恐縮ですが、一身上の都合により退職いたします。退職日は○月○日とさせていただきたく存じます。」

会社都合の場合

• 会社側の事情で退職する場合は、会社と相談して記載内容を決めます。会社の要請により「会社都合により」などと明記することがあります。

特別な事情がある場合

• 病気や介護などを示したいときは「健康上の理由により」や「家庭の事情により」など簡潔に書きます。詳細は退職面談や口頭で説明するのが一般的です。

書き方の注意点

• 感情的な表現は避け、簡潔で礼儀正しく記載してください。必要なら別途引継書や面談で詳しく説明します。

宛先と所属情報の記入方法

宛先の書き方

宛先は会社名、代表者役職、代表者名を正式名称で記入します。略称や部署名だけで済ませず、会社登記や就業規則にある表記に合わせてください。代表者に宛てる場合は「代表取締役社長　山田太郎　様」のように役職と氏名の順で書きます。会社全体あるいは部署宛てにする場合は「株式会社○○○○　御中」とします。

用紙上の配置（一般例）

1. 右上に日付
2. 左寄せで宛先（会社名・役職・氏名）
3. 中央に「退職届」などタイトル
4. 本文
5. 左下に提出者の所属・氏名・押印
   この配置が一般的で、読み手にとって見やすくなります。

提出者（所属・氏名・押印）の書き方

所属は正式な部署名をフルで記入します（例：営業部○○課）。氏名は戸籍や社員名簿と同じ表記でフルネームを書き、右側か下に押印をしてください。押印は会社の慣例に従い、認印で十分なことが多いです。

注意点と具体例

• 略称（○○社、○○部）を使わない
• 役職や氏名は誤字がないように確認する
• 提出前に社内ルール（押印の種類、宛先の指定）を確認する

具体例：
株式会社山田製作所　代表取締役社長　山田太郎　様
（本文）
営業部　営業第二課　田中一郎　印

会社都合退職時の対応

概要

会社都合での退職は、会社側の事情で勤務が続けられない場合に当たります。会社指定の退職届フォーマットを使うことが多く、事前に人事と内容を詰める必要があります。

会社指定フォーマットの確認

まず人事から指定された用紙や様式を確認してください。形式や必要事項が会社で統一されていることが多く、勝手に書式を変えると差し戻される場合があります。

人事との事前相談

退職日・手続きの流れ・有給消化や退職金の扱いなどを必ず相談してください。特に会社都合の場合は雇用保険の給付条件や証明書類の扱いに影響します。

記載時のポイント

・会社指定の項目を正確に記入する
・退職理由は会社都合と明記する（指示がある場合）
・日付や氏名は自署を求められることがある

提出と保管

提出前に人事と最終確認を行い、コピーを自分で保管してください。後の手続きで原本や写しが必要になることがあります。

退職届作成時の注意点と準備

準備するもの

• 白い用紙（A4）を用意します。コピー用紙でも問題ありません。
• 黒のボールペンまたは万年筆、認印（社内で実印が必要な場合は確認）。

書く前の確認事項

• 記入する日付は元号か西暦かを統一します。例：全て「令和」で揃える。
• 宛先は会社の正式名称と役職名を正確に書きます。例：〇〇株式会社 代表取締役社長 山田太郎様。
• 所属部署や氏名は社内表記に合わせます。

記入時の注意点

• 文字は読みやすく丁寧に書き、修正液は使わないでください。
• 必須項目（提出日・宛先・氏名・押印・退職日）を漏れなく記入します。

提出前の準備

• 原本は提出し、控えを必ず一部保管します。コピーに受領印をもらうと安心です。
• 上司へ事前に口頭やメールで意思を伝え、トラブルを避けます。

テンプレートの活用

• テンプレートを使えば形式チェックが楽になります。自社の書式に合わせて必要箇所を修正してください。

Web作成ツールの活用方法

はじめに

ブラウザ上で退職届を手早く作れるWeb作成ツールについて説明します。登録不要で無料のものが多く、作成後すぐに印刷できます。初心者でも扱いやすい設計が特徴です。

主なメリット

• 登録不要で使えるため手間が少ない
• テンプレートを選んで入力するだけで完成する
• PDFで保存・ダウンロードし、すぐ印刷できる

使い方（基本手順）

1. サイトにアクセスしテンプレートを選ぶ
2. 氏名・日付・宛先など必要事項を入力する
3. プレビューで内容とレイアウトを確認する
4. PDFで保存・ダウンロード、または直接印刷する

カスタマイズと注意点

• 本文はテンプレートを元に簡潔に修正してください。署名欄は手書きで書く場合、余白を確認します。
• 日付や所属部署、提出日を必ず見直してください。誤字があると手続きに影響します。

印刷と保存のコツ

• 用紙はA4縦を基本にし、余白やフォントサイズを確認します。
• 印刷プレビューで縮尺100%にして、文字が切れないか確認してください。
• オンラインツールで個人情報を扱う際はプレビュー後にローカルに保存してから削除すると安心です。