はじめに
目的
この章は、本資料の目的と使い方をやさしく伝えます。退職届と退職願・辞表などの違いや、正しい書き方、提出時のマナーまでを整理してお伝えします。初めて退職届を作る方にも分かりやすくまとめました。
対象読者
- 退職を考えている会社員
- 退職届の書き方に不安がある方
- 人事担当で書類の取り扱いを確認したい方
本書の構成と読み方
各章で一つずつテーマを扱います。第2章は書類の違い、第3章以降は実際の書き方（フォーマット、日付、手書きかパソコンか、縦横書き、封筒、理由の書き方）を順に説明します。必要な箇所だけを参照しても使えるように作っています。
注意点
会社の就業規則や慣例によって扱いが異なる場合があります。まずは直属の上司や人事に相談することをおすすめします。
退職届と退職願の根本的な違い
概要
退職届は「退職意思の通知書」で、退職が確定した後に提出する正式な書類です。文末は事実を報告する形で「退職いたします」と記します。退職願は「退職の願い出」で、会社の承認を得るために使い、文末は「お願い申し上げます」などの願い表現を用います。
目的とタイミングの違い
- 退職届：退職の意思を確定させ、会社に正式に通知するために出します。退職日が決まっているときに適します。
- 退職願：まず相談し、承認を得たいときに使います。まだ調整中の段階で提出することが多いです。
書き方の表現差
- 退職届の結び例：「退職いたします。」「よろしくお願いいたします（事実報告寄り）。」
- 退職願の結び例：「何卒ご承認賜りますようお願い申し上げます。」「ご許可くださいますようお願い申し上げます。」
実務上の使い分けの目安
円満退職を目指すならまず退職願で相談し、承認後に退職届を出す流れが一般的です。急な事情や退職を既に決めている場合は、退職届を提出する場合もあります。
注意点
就業規則や会社の慣例を確認してください。形式や提出時期で社内の印象が変わることがあります。必要なら上司と事前に話しておくと安心です。
退職届の基本フォーマットと必須項目
はじめに
退職届に必要な項目は「日付」「宛名」「表題」「本文」「氏名（署名）」の5つです。本章では各項目の書き方と配置、注意点をやさしく丁寧に説明します。
日付
用紙の右上に作成日または提出日を記載します。和暦でも西暦でも構いませんが、本文で退職日を明記するので、ここは提出日を書くのが一般的です。例：令和〇年〇月〇日
宛名
会社の正式名称と代表者の役職・氏名を明記し、敬称は「殿」を使います。用紙の左上寄りに書くことが多いです。例：〇〇株式会社 代表取締役社長 山田太郎 殿
表題
用紙の中央に大きめに「退職届」と書きます。見やすくすることで書類の目的が一目で分かります。
本文
要点だけを簡潔に書きます。定型例を一つ挙げます：
「私儀 一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたします。」
退職日、所属部署名を本文または署名の上に記載します。感謝の言葉は短くて構いませんが、冗長にならないようにします。
氏名（署名）と印
用紙の下部に所属部署名とフルネームを記載し、氏名の横または下に実印または認印を押します。署名は手書きが望まれますが、会社の規程に従ってください。
その他の注意点
- 用紙は白無地のA4や便箋が一般的です。丁寧に清書してください。
- 日付や退職日を二重に書かないように注意します。
- 提出前に上司や人事の指示に沿っているか確認しましょう。
以下は簡単な配置例です（行頭揃えなどは会社の慣習に合わせてください）。
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社 代表取締役社長 山田太郎 殿
退職届
私儀 一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたします。
〇〇部 山田花子 （印）
日付の記載方法
基本ルール
退職届には「提出日」と「退職日」の2つを記入します。提出日は実際に書類を渡す日付、退職日は上司と合意した最終出勤日や就業終了日です。会社の規定があればそれに従ってください。
西暦と和暦の書き方例
- 西暦：2025年6月1日
- 和暦：令和7年6月1日
どちらでも差し支えありませんが、社内の書類で統一されている場合は同じ形式に合わせます。
記載の具体例（用紙上の書き方）
- 提出日：2025年6月1日
- 退職日：2025年7月31日（最終出勤日）
退職日が未確定の場合は「○年○月○日（予定）」と記載し、確定後に改めて提出します。
即日退職や早期退職の場合
即日退職なら退職日に提出日と同じ日付を記入します。会社と合意できない場合は、退職日の扱いについて人事へ確認してください。
注意点
- 書式はシンプルに。日付に曜日は必須ではありません。
- 日付を書き換えないよう、訂正が必要な場合は新しい書面で提出します。
以上を守れば、日付の記載で混乱を招くことが少なくなります。
手書きかパソコンか
結論
退職届は基本的に手書きが望ましいです。法律上はパソコンで作成しても有効ですが、署名欄は必ず自筆にしてください。自筆の署名があることで印象がよく、トラブルを避けやすくなります。
手書きのメリット
- 誠意が伝わりやすい。上司や人事に好印象を与えます。
- 書き損じや訂正が少ないと丁寧さが伝わります。
- 会社の慣習で手書きを求められることが多いです（例：小さい会社や年配の上司がいる職場）。
パソコン作成のポイント
- 署名欄は手書きにする。印刷のままでは署名として弱いと判断されることがあります。
- 用紙はA4、フォントは明朝やゴシックで読みやすくする。
- 書式は会社の指定があればそれに従う（例：タイトルの位置や提出日）。
実務的な注意点
- 用いるペンは黒のボールペンや万年筆が無難です。鉛筆や消えやすいインクは避けましょう。
- 訂正は二重線で訂正印を押す方法を使う会社もありますが、書き直した方が無難です。
- コピーを取って自分の控えを残してください。
提出方法のコツ
- 可能なら直接手渡しで、相手に一言添えて渡します（「本日付で退職届を提出いたします」など）。遠隔の場合は簡易書留で送ると安心です。
縦書きと横書きの形式
縦書きの場合
- 丁寧な印象を与えます。和文書式を重んじる場面に向きます。
- 日付：用紙の右上に記載します（例：令和○年○月○日）。
- 宛名：会社名と代表者名を右側に縦書きで記載します（例：株式会社○○ 代表取締役 山田太郎様）。
- 表題：用紙の中央に大きめに「退職届」と縦書きで記載します。
- 本文：簡潔に退職の意思を記載します（例：私事で恐縮ですが、一身上の都合により退職いたします）。
- 署名欄：左下に所属部署と氏名を縦書きで書き、捺印します。部署名も忘れずに記載します。
横書きの場合
- カジュアルまたは国際的な場面で使いやすいです。
- 日付：用紙の右上に横書きで記載します。
- 宛名：左上に会社名と代表者名を横書きで記載します。
- 表題：中央に「退職届」と太めに大きく書きます。
- 本文：丁寧な文面で退職の意思を述べます。箇条書きは避けて一文でまとめると読みやすいです。
- 署名欄：右下または文末に所属部署・氏名を記入し、押印します。
書き方のポイント
- 用紙はA4が一般的です。手書きの場合は読みやすい字で丁寧に書きます。
- どちらの形式でも、日付・宛名・表題・本文・署名（押印）は必須です。
- 迷ったら縦書きを選ぶと無難です。
封筒の書き方
はじめに
退職届を入れる封筒は、見た目と書き方で礼儀を示します。ここでは具体的な書き方とマナーをやさしく説明します。
表面の書き方
- 封筒の中央に大きめの文字で「退職届」とだけ書きます。受取人（宛名）は書きません。
- 文字は読みやすい太めの筆跡で、黒インクが無難です。
- 封筒の向きは封を上にした状態で中央に書くと分かりやすいです。
例：
（中央に）退職届
裏面の書き方
- 左下に所属部署と氏名をフルネームで記載します。部署名→氏名の順が一般的です。
- 連絡用に電話番号や内線を書くこともありますが、社内のルールに合わせてください。
例：
企画部 山田太郎
封の仕方
- のりでしっかり封をします。封がしっかりしていることが重要です。
- のり付けした中央に「〆」と書きます。これで封を開封済みでないことを示します。
- セロハンテープや事務用のテープで止めるのは避けるのがマナーです。
封筒の種類・色・ペン
- 白無地の封筒が正式で落ち着きます。A4を折らずに入れるなら角形2号、折って入れるなら長形3号が一般的です。
- ペンは黒のボールペンや万年筆を使うと丁寧に見えます。
注意点チェックリスト
- 表面：中央に「退職届」だけ
- 裏面：左下に所属と氏名（フルネーム）
- 封：のりで封し中央に〆、テープは使わない
これらを守れば、見た目も礼儀も整った封筒で退職届を提出できます。
退職理由の書き方
基本の考え方
退職届の理由は簡潔で丁寧に書きます。自己都合の場合は「一身上の都合」とだけ記載すれば十分です。会社への不満や詳細な事情は書かないでください。余計な言葉はトラブルの元になります。
具体的な記載例
- 自己都合（簡潔）
「一身上の都合により退職いたします。」 - 自己都合＋退職日を明記する例
「退職日：20XX年X月X日
退職理由：一身上の都合により退職いたします。」 - 健康上の理由を示す場合（必要なら）
「一身上の都合（健康上の理由）により退職いたします。」
会社都合や特別な事情がある場合
会社側の都合であれば「会社都合により退職いたします」と記載する場合があります。雇用形態や手続きによって文言は変わるので、会社の人事担当と相談してください。
注意点
- 感情的な表現や批判は避けます。
- 詳細が必要と言われた場合でも、簡潔に事実だけ伝えます。
- 提出前に日付・宛名・署名を確認してください。
以上の点を守れば、退職届の退職理由は失礼なく伝えられます。
第9章: まとめ
退職届は退職願と違い、退職が承認された後に提出する正式な通知書です。本書で説明したポイントを押さえると、相手に失礼なくスムーズに手続きを進められます。
- 提出のタイミング：退職が承認された後に提出します。会社の規定がある場合はそれに従ってください。
- 記載すべき5項目：日付、宛名（会社名・代表者名）、氏名、退職日、退職理由（簡潔）を正確に書きます。
- 文面の作り方：簡潔で丁寧に。感謝の一言を添えると印象が良くなります（例：「在職中はお世話になり、ありがとうございました。」）。
- 形式と作成方法：縦書き・横書きは会社の運用に従う。基本は手書きですが、パソコン作成も可。パソコン作成時は署名欄のみ手書きにします。
- 封筒と渡し方：封筒表に宛名と自分の名前、封かんはきちんと行い、上司や総務に直接手渡しするのが望ましいです。
最終チェックリスト：誤字脱字、日付の間違い、宛先の正確さ、署名の有無、控えの保存。これらを確認してから提出してください。
以上を守れば、相手に配慮したきちんとした退職届になります。丁寧さを忘れず、最後まで円満に手続きを進めましょう。
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