はじめに
目的
この記事では、退職届の折り方に関する基本的なマナーと正しい方法をやさしく丁寧に解説します。書類の折り方は見た目だけでなく、受け取る側への配慮や書類の扱いやすさにも関わります。特に三つ折りが一般的な理由と、四つ折りが許容される場合についても触れます。
なぜ折り方が大事か
退職届は重要な書類です。折り方一つで印象が変わり、書類の保管や封筒への収まり方にも影響します。丁寧に折ることで、相手に誠意が伝わります。
本記事で学べること
- 三つ折りが基本である理由
- 四つ折りでも問題ないケース
- 折り方の具体手順と封筒選びのポイント
- 提出時のマナーと注意点
まずは基礎から説明します。落ち着いて読み進めてください。
退職届の折り方の基本と四つ折りの可否
三つ折りが基本
退職届や退職願は、一般的に三つ折りが基本です。便箋やA4用紙を三等分して折ることで、長形3号や長形4号の封筒にきれいに収まります。書面が安定して見えるため、礼儀としても広く使われています。
四つ折りはいつ許容されるか
封筒のサイズや書類の収まり具合によっては、四つ折りにしても差し支えありません。たとえば、三つ折りでは封筒に収まりが悪い、余白が多くて見た目が崩れるといった場合は四つ折りにしても失礼にはあたりません。ただし、用途に応じて折り方を選んでください。
避ける折り方
五つ折りや六つ折りは避けましょう。折りすぎると書類が傷み、読み手に不快感を与えることがあります。
実務的な注意点
折る際は文字が内側に入るようにし、折り目はまっすぐにつけます。封筒に入れてから中身がずれていないか確認してください。丁寧な扱いが礼儀になります。
退職届を四つ折りにする際の具体的な手順
はじめに
四つ折りにする基本は「書いた面を内側にし、縦→横の順で折る」ことです。ここでは具体的な手順と注意点を丁寧に説明します。
準備するもの
- 退職届（清書した用紙）
- 封筒（入れる予定のもの）
- すべりにくい平らな机
折る手順（ステップ）
- 用紙を裏向き（書いた面が下）に机に置きます。書面が外に出ないようにするためです。
- 縦半分に折ります。左右の端を合わせ、上端と下端が揃うように確認してから折り目を軽くつけます。
- 折り目を指の腹や定規で押さえてきれいに伸ばします。しわや曲がりを防げます。
- 続いて横半分に折ります。上から下へ折ると封筒に入れたときに読みやすくなります。
- 最後にもう一度端を揃えて、角がずれていないか確認します。
封筒への入れ方と向き
- 折った状態で封筒に入れてみて、きちんと収まるか確認します。入らない場合は軽く折り直してください。
- 封入するときは、封を開けたときに上から本文が読める向きに入れます。つまり、封筒を開けたときに最初に見えるページの上部が上を向くようにします。
最終チェック
- 折り目にしわや傷がないか
- 封筒に入れたときに文章の向きが正しいか
- 封入後にふくらみがないか
丁寧に折れば、受け取った相手に清潔で誠実な印象を与えられます。
三つ折りと四つ折りの違いと選び方
違い（見た目と厚み）
三つ折りは紙を三つに折るため、見た目がすっきりして受け取りやすいです。封筒に入れたときの収まりも良く、一般的に最も無難です。四つ折りは厚みがやや増し、端が重なる部分ができます。丁寧に折ればマナー違反にはなりませんが、ややカジュアルに見えることがあります。
折り方の違い（手順の違い）
- 三つ折り：用紙を上下または左右で3等分に折り、端が重ならないように整えます。A4なら横向きに三つ折りが標準的です。
- 四つ折り：縦に半分、次に横に半分と折り、計4つにします。コンパクトになりますが厚みが出ます。
選び方のポイント
- 封筒のサイズが三つ折りに対応するなら、三つ折りを優先してください。
- 封筒や手渡しの状況で三つ折りが難しい場合は、四つ折りでも許容されます。丁寧に折って清潔感を保ってください。
- 署名や日付が見えなくならないか確認してください。
具体例とおすすめ
- 長形3号（長3）封筒には三つ折りがよく合います。
- 小さめの封筒や手渡しでスペースが限られる場合は四つ折りを選びますが、折り目を揃え、しわを伸ばすなど仕上げに気を使ってください。
注意点
- どちらを選ぶにせよ、丁寧さが第一です。折り方より清潔で読みやすい文面と整った見た目を重視してください。
封筒・用紙と折り方の選び方
封筒の基本的な選び方
- A4用紙は長形3号（120×235mm）、B5用紙は長形4号（90×205mm）を選ぶと、三つ折りで無理なく収まります。封筒は白無地の新しいものを使うと丁寧に見えます。
会社指定がある場合は優先する
- 書式や封筒の指定があれば必ず従ってください。指定があるなら折り方も決まっていることが多いです。
用紙と封筒が合わないときの判断
- 用紙が封筒より大きければ四つ折りを検討します。ただし、折りすぎると読みづらくなるので、可能なら封筒を変更した方が好ましいです。
実務的な注意点
- 窓付き封筒は社名や宛名の位置に注意し、内容が見えないようにする。
- 封筒に直接「退職届」と書く場合は住所・宛名の位置を避け、折り目で隠れないようにする。
- 清潔で折り目をきれいにし、封は糊かテープでしっかり閉じる。
退職届を提出する際の総合的なマナー
はじめに
退職届は書類としての正式さと、最後の礼儀を示すものです。見た目や渡し方で印象が変わるため、落ち着いて準備しましょう。
封入・折り方の基本
文字面を内側にして折り、封筒には開封したときにすぐ文章が読める向きで入れます。封筒の口は丁寧に折り込み、のり付けは目立たないように軽く行ってください。
しわ・汚れの配慮
書類にしわや指紋が付かないよう、平らな場所で作業します。持ち運び時はクリアファイルなどに入れて保護すると安心です。
宛名・日付・押印の位置
宛名は表書きと本文の冒頭で確認し、日付と押印は定められた位置に揃えます。押印が必要な場合は、封入前に乾かしてから折るなど工夫してください。
横書きの場合の注意
横書き文書は上下の向きに注意して封入します。開封後に文字が逆さまにならない向きで入れると読みやすくなります。
提出時の態度
担当者に手渡す際は両手で渡し、簡潔に退職の意向と感謝を伝えます。受領印や控えがあればお願いして控えを受け取り、今後の手続きについて確認しておきましょう。
四つ折りにする場合の注意点
外観の印象
折り目が乱れていたり、封筒に押し込んだようなシワがあると、受け取る側に悪い印象を与えやすいです。丁寧に折り、折り目をきれいにつけるだけで印象は良くなります。
折り方は丁寧に
紙の向きや書き出しが見えないように三つ折り・四つ折りとも揃えて折ってください。定規や折り目をしっかり押さえると仕上がりが整います。
封筒への入れ方
封筒に入れるときは角をそろえて静かに滑らせるように入れてください。無理に押し込むとシワや破れの原因になります。
折りすぎは避ける
四つ折り以上にすると読みづらく、正式書類として不適当になることがあります。どうしても紙を小さくする場合は、封筒サイズを変えるなど別の方法を検討してください。
確認のすすめ
迷ったときは人事担当者や上司に事前に確認すると安心です。直接聞くことでマナー違反を避けられます。
よくある質問とQ&A
以下によくある質問と簡潔な答えをまとめます。実際の場面で迷ったらこのQ&Aを参考にしてください。
Q1: 四つ折りにした退職届はマナー違反ですか？
A: 基本は三つ折りで封筒に入れることが望ましいです。ただし、封筒に入らないなど実務上の理由がある場合は、きれいに四つ折りにしても失礼にはなりません。丁寧に折ること、書面にシワや汚れを付けないことを心がけてください。
Q2: 折り方を間違えた場合はどうしますか？
A: まずは折り直して折り目を整えます。それでも折り目やインクの滲みが目立つ場合は、新しい用紙に書き直すのが理想です。手間はかかりますが誠意が伝わります。
Q3: 上司に直接手渡しする際の注意点は？
A: 封筒に入れ、宛名を正確に書きます。渡すときは簡潔に「退職届を提出します」と伝え、軽い一礼をします。タイミングは事前に話した約束の場か、落ち着いた時間を選びます。
Q4: 電子メールでの提出は可能ですか？
A: 業種や会社の規定によります。規定がある場合はその指示に従ってください。特に決まりがない場合は、まず口頭や書面での提出が無難です。
Q5: コピーは残したほうがいいですか？
A: はい。提出前に自分用のコピーを保管してください。控えがあると後の確認がスムーズです。
まとめ
退職届のまとめとして、押さえておきたいポイントを簡潔に整理します。
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基本は三つ折り：一般的には三つ折りが丁寧で無難です。書面がきちんと見える形になります。
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封筒サイズ次第で四つ折りも可：封筒や用紙の大きさによっては四つ折りでも問題ありません。封入時に折り目や宛名が乱れないよう丁寧に扱ってください。
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折り方と封入の丁寧さが大切：折り目をそろえ、封筒への入れ方も真っ直ぐに。封は軽く留め、手渡しする際は封を切らない配慮も忘れずに。
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書き方の基本：氏名・日付・宛先・退職理由（簡潔に）を明記し、署名捺印を忘れずに。手書きの場合は読みやすく丁寧に書きましょう。
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マナーとしての心構え：形式も重要ですが、最も大切なのは相手への配慮と誠実さです。提出時の挨拶やタイミングにも気を配り、円満な退職の第一歩にしましょう。
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