退職を伝えるメールの書き方とマナー完全ガイド最新版

はじめに

目的

本ドキュメントは、退職を伝えるメールの書き方やマナーをわかりやすく解説することを目的としています。上司、同僚、取引先それぞれに適した表現や注意点を具体例とテンプレートで示します。

想定する読者

• 退職を決めたばかりで、伝え方に不安がある方
• 上司や人事にメールで連絡する必要がある方
• 社内外へ礼儀正しく挨拶したい方

このドキュメントで学べること

• 退職報告メールの基本的な流れとマナー
• 上司や同僚、取引先向けの例文と書き換えポイント
• 休職中や出社できない場合の対応例
• 送信タイミングや返信の受け答え方

使い方

各章に例文を用意しています。まずはそのまま使えるテンプレートを参考にし、状況に合わせて氏名や期日、感謝の言葉を加えてください。丁寧さを保ちながら、簡潔に伝えることを心がけましょう。

退職を伝えるメールの基本的な流れとマナー

前提

退職は原則として口頭で伝えるのが礼儀です。どうしてもメールで伝える場合は、誤解が生じないよう丁寧で簡潔に書きます。

件名と宛先

• 件名：一目で退職の内容と対象者が分かる表現にします（例：「退職のご報告（氏名）」）。
• 宛先：まず直属の上司に送るのが望ましいです。必要があれば人事をCCします。

本文の構成（順序を守る）

1. 挨拶と要件提示：冒頭で退職の意志を簡潔に伝えます。例：「このたび退職の意志を固めました」。
2. 退職日：具体的な日付を明記します。可能なら引継ぎ予定も添えます。
3. 理由（簡潔に）：詳細を長々と書かず、簡潔に触れます。例：「一身上の都合のため」。
4. 感謝の言葉：お世話になったことを具体例で一文添えると印象が良くなります。
5. 添付書類の案内：退職届を添付する場合はファイル名を明記して本文で言及します。

送付のタイミングと確認

• 意志は早めに伝えます。業務引継ぎの準備がしやすくなります。
• 送信後に受領確認をお願いすると安心です（例：「ご確認のほどお願い申し上げます」）。

マナーと注意点

• 敬語は丁寧に、感情的な表現は避けます。
• 長文は避け、箇条で要点をまとめます。
• 機微な事情やトラブルがある場合は、まず上司と口頭で相談するか、面談を依頼します。

上司に退職を伝えるメールの書き方と例文

件名

「退職のご相談（氏名）」「退職願の送付（氏名）」など、用件が一目で分かる表題にします。

冒頭（挨拶・名乗り）

簡潔な挨拶と自分の氏名・部署を明記します。例：「いつもお世話になっております。営業部の山田太郎です。」

退職の意思と理由

退職の意思を明確に述べ、簡潔な理由を添えます。理由は詳細すぎず、前向きな表現や個人的事情で十分です。

退職希望日・最終出社日

希望する退職日や最終出社日を提示します。調整が必要な場合は相談したい旨を加えます。

感謝の言葉

これまでの指導や協力に対する感謝を書きます。具体的な経験を一つ添えると誠実さが伝わります。

退職届の添付案内（必要時）

退職届を添付する場合はその旨と確認をお願いする一文を入れます。

結び

面談の希望や確認のお願いを添え、丁寧に締めます。

例文（簡潔な例）

いつもお世話になっております。営業部の山田太郎です。
このたび、一身上の都合により退職を希望しております。退職希望日は2025年5月31日を考えておりますが、引継ぎ等につきましてはご相談のうえ対応いたします。
これまでご指導いただきありがとうございました。退職届を添付しておりますので、ご確認のほどお願い申し上げます。
お手数ですが、ご都合の良いお時間で面談を頂けますと幸いです。

休職中や出社できない場合の退職メール例文

説明

休職中に退職を決めた場合は、体調や事情を踏まえた熟慮の旨を簡潔に伝えます。復職せず退職するなら、休職満了日を明記するか、満了を待たずに退職する理由と退職日を明示します。業務の引き継ぎ方法や連絡先も記載すると相手が対応しやすくなります。

ポイント

• 休職期間と現在の状況を簡潔に記載
• 退職の意志と有効日（休職満了日または即時）を明示
• 引き継ぎや連絡方法を明記
• 感謝の気持ちを忘れずに表現

例文1：休職満了をもって退職する場合

件名: 退職のご報告（休職満了）
○○部 ○○ 様
お世話になっております。現在休職中の○○です。慎重に検討した結果、休職期間満了日のYYYY年MM月DD日をもって退職させていただきたくご報告申し上げます。復職は難しいと判断いたしました。業務の引き継ぎについては、必要な資料を整理し担当へ共有いたします。長年のご指導に深く感謝申し上げます。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

例文2：休職中に早期退職を希望する場合

件名: 退職のご相談（休職中）
○○部 ○○ 様
お世話になっております。休職中の○○です。治療上の都合により、休職満了を待たずにYYYY年MM月DD日付で退職させていただきたく存じます。ご迷惑をおかけしますが、引き継ぎ方法や手続きについてご指示いただけますと幸いです。短い間でしたがお世話になり、ありがとうございました。

例文3：出社不能で簡潔に伝える場合（医療機関向け・人事向け）

件名: 退職のご連絡（休職中）
人事部 ○○ 様
現在休職中の○○です。私事で恐縮ですが、治療の見通しが立たないため復職せず退職を希望いたします。退職日: YYYY年MM月DD日（休職満了日または希望日を記載）。手続きや必要書類についてご教示ください。よろしくお願い申し上げます。

社内向けの退職挨拶メールの書き方と例文

送付先と件名

送付先は部署全体や関係部署、日頃お世話になった同僚などです。件名は「退職のご挨拶（氏名）」や「退職のお知らせ（氏名）」と分かりやすくします。

書き方のポイント

• 冒頭：挨拶と名乗り。部署名と氏名を書きます。
• 退職日・最終出社日：具体的な日付を明記します。引継ぎが必要な場合は簡単に触れます。
• 感謝と学び：具体的な業務や思い出を一つか二つ添えると温かく伝わります。
• 連絡先（任意）：今後の連絡先を記載するかどうかは任意です。個人情報を載せる場合は配慮します。
• 結び：今後の繁栄を祈る言葉で締めます。短くても丁寧に伝えます。

例文（一般向け）

件名: 退職のご挨拶（山田太郎）

いつもお世話になっております。営業部の山田太郎です。私事で恐縮ですが、○年○月○日をもちまして退職することとなりました。最終出社日は○月○日です。在職中は皆様に多くのご支援をいただき、心より感謝申し上げます。特にプロジェクトAでは貴重な経験を頂き、学びが多くありました。今後の連絡先は（任意）メール：taro.yamada@example.comです。短い間でしたが、ありがとうございました。今後の皆様のご活躍をお祈りしております。

例文（直接挨拶が難しい場合）

急な事情により直接ご挨拶できず申し訳ありません。心から感謝しております。

例文（短め・カジュアル）

お世話になりました。○月○日付で退職します。ありがとうございました。連絡はLine/メールでお願いします。

送付時の注意

送る範囲を事前に確認し、件名と本文を簡潔にします。丁寧な言葉遣いを心掛け、長すぎない文章にまとめてください。

社外・取引先向けの退職挨拶メール例文

ポイント

• 突然の連絡になったお詫びと、これまでの感謝を最初に述べます。
• 最終出社日（退職日）と業務の引継ぎ先を明記します。
• 退職後の連絡先は必要最低限に留め、業務に支障が出ない範囲で記載します。
• 相手への今後の支援依頼や引き続きの協力を丁寧にお願いする文言を入れます。

例文（正式）

件名：退職のご挨拶

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田太郎です。
このたび、一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職することになりました。突然のご連絡となり申し訳ございません。
在職中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
引継ぎは、後任の鈴木花子（連絡先：suzuki@example.com）が担当いたします。業務に関するご連絡は鈴木までお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

例文（ややカジュアル）

件名：退職のご挨拶と御礼

いつもお世話になっております。〇〇の山田です。
このたび、〇月〇日をもって退職することになりました。突然のご報告となり申し訳ありません。
これまでご支援いただき、本当に感謝しております。引継ぎは鈴木が担当しますので、今後は鈴木（suzuki@example.com）へご連絡ください。
短い間でしたが大変お世話になりました。今後ともよろしくお願いいたします。

退職メールの送付タイミング・範囲・返信マナー

イントロ

退職メールは“いつ”“誰に”“どう返すか”が大切です。相手に迷惑をかけず、感謝を伝えることを心がけましょう。

送付タイミング

• 社内：最終出社日の1週間前から前日が一般的です。引き継ぎや調整が必要な場合は早めに送ります。
• 社外：最終出社日より前に送るのが礼儀です。取引先には業務引き継ぎ先を明記してください。

送付範囲

• まずは直属の上司に個別で伝えます。その後、関係部署や直接の同僚へ。全社向けに出す場合は上司や人事と相談して時期を決めます。
• 社外は担当先の担当者や窓口、関係会社に送ります。必要に応じて個別に連絡すると喜ばれます。

返信マナー

• 返信にはまず感謝を伝えます。「こちらこそお世話になりました。ご厚意に感謝します」など短く丁寧に書きます。
• 引き継ぎや連絡先の確認があれば明記してください。個人的な連絡先を添える場合は相手の許可を考慮します。

注意点

• 感情的な内容や社内の不満は避けます。業務に関する重要事項は書面や別途で正式に整理しましょう。上司と相談して送付範囲とタイミングを決めると安心です。