在職証明書, excel活用法を詳しく解説する実用ガイド

はじめに

この記事では、在職証明書をExcel形式で効率よく作成・管理するためのポイントをやさしく丁寧に解説します。

この記事の目的

在職証明書の書き方に不安がある実務担当者や、Excelテンプレートで作業を簡略化したい方に向けて、無料テンプレートの探し方、主な記載項目、記入例、審査で通るコツなどをまとめました。

想定読者

総務・人事担当者、経理担当者、個人事業主で従業員の在職を証明する必要がある方。書類作成の経験が浅い方でもわかる内容です。

本記事の構成と読み方

第2章以降でテンプレートのメリット、入手方法、記載例、注意点、FAQまで順に説明します。まずは第2章で「在職証明書とは何か」とテンプレート活用の利点を確認してください。必要な場面や注意点から実務で使える知識を段階的に身につけられます。

在職証明書とは？Excelテンプレート活用のメリット

在職証明書とは

在職証明書（在籍証明書・勤務証明書）は、従業員が企業や団体に在籍していることを公式に示す書類です。雇用期間、職位、所属部署などが記載され、銀行のローン手続きやビザ申請、各種契約で求められます。

Excelテンプレートを使うメリット

• 編集しやすい：セルに直接入力して、文字や配置をすばやく整えられます。フォントや罫線も簡単に調整できます。
• 形式を統一できる：社内で同じテンプレートを使えば、書式のばらつきを防げます。提出先ごとに項目を増減しても整った見た目が保てます。
• 手順が簡単：ダウンロード→必要事項入力→社印や署名を入れてPDF保存・印刷、の流れで作成できます。
• 初めてでも安心：記入例付きのテンプレートが多く、どの項目に何を書くか迷いにくいです。
• コストが低い：無料配布のテンプレートが豊富で、外部の作成依頼が不要です。

活用の具体例と注意点

例：入社年月日や雇用形態をテンプレートの固定欄にしておくと、担当者が短時間で発行できます。注意点としては、提出先の指定書式を確認し、個人情報の扱いに配慮することです。

在職証明書Excelテンプレートの入手方法と主な配布サイト

主な配布サイト

• Bizテンプレートラボ、bizocean、BizRoute、Money Forward Biz、Office Station、TemplateBankなどで無料テンプレートを公開しています。各サイトはフォームの体裁や同意欄の有無が異なります。

ダウンロード手順（簡単3ステップ）

1. 配布サイトにアクセスします。
2. 「在職証明書」テンプレートを検索し、ダウンロードボタンをクリックします。
3. Excelファイルを自社用フォルダに保存し、必要項目を編集します。

選び方のポイント

• 用途に合わせて項目が揃っているか確認してください（勤務期間、役職、雇用形態など）。
• 取引先や金融機関の指定フォーマットがある場合は、それに近い様式を選ぶと手間が省けます。

編集と保存の注意点

• 会社名や印影の位置は崩れやすいので、印刷プレビューで確認してください。
• 個人情報を扱うため編集後は社内管理のフォルダに保存し、バックアップを取ると安心です。

印刷・提出のコツ

• 公的提出用は白紙の用紙に企業の社印や担当者署名を忘れず押印してください。
• 電子提出が可能な場合はPDFに変換してパスワード設定を検討してください。

在職証明書の主な記載項目と記入例

はじめに

在職証明書に必要な項目は決まっています。ここではそれぞれの意味と、実際の書き方例をわかりやすく示します。

主な記載項目と説明

• 氏名・ふりがな：正式な氏名を記載します。例）山田 太郎（やまだ たろう）
• 生年月日：西暦か和暦を統一して記入。例）1985年4月1日
• 住所：現住所を記載。転居歴が多い場合は現在住所のみでよいです。
• 入社年月日・勤続年数：入社日を明記し、勤続年数を算出。例）入社：2010年3月1日（勤続13年）
• 雇用形態：正社員、契約社員、派遣などを明記
• 勤務内容・役職名：主要な業務や役職を簡潔に。例）営業部 課長
• 在籍期間・雇用期間：在籍中は「在籍中」と明記。退職済みなら終了日を記載
• 書類作成日：発行日を記載。例）2025年11月1日
• 勤務先情報：会社名、所在地、代表者名、社印または代表印

記入例（実際の一行書き）

1. 氏名：山田 太郎（やまだ たろう）／生年月日：1985年4月1日
2. 住所：東京都新宿区西新宿1-1-1
3. 入社年月日：2010年3月1日（勤続13年）／雇用形態：正社員
4. 勤務内容・役職：営業部 課長（主に法人顧客の新規開拓・管理）
5. 在籍期間：2010年3月1日〜在籍中
6. 発行日：2025年11月1日／会社名：株式会社○○／代表取締役：鈴木 一郎（社印）

テンプレート利用時のポイント

多くのテンプレートには見本や記載ガイドが付いています。必要事項をテンプレートに沿って埋めれば、書き漏れを防げます。社印の取り扱いや在籍確認の方法は会社の総務に確認してください。

注意点

個人情報を扱うため、記載内容は正確に記入し、発行先の目的に応じた情報だけを記載しましょう。

在職証明書が必要となる主なケース

在職証明書は、勤めている事実や収入の裏付けが必要な場面で求められます。以下に代表的なケースと、具体的にどのような点が重視されるかを分かりやすく解説します。

1) 金融機関への提出（住宅ローン・カードローンなど）

住宅ローンやカードローンの審査で、在職期間や役職、給与の有無を確認されます。雇用形態や契約期間が審査に影響するため、正確な職名や在籍期間を記載してください。

2) 不動産賃貸契約

賃貸契約時に家賃支払い能力を確認するために必要です。家主や仲介業者は在籍確認と収入の裏付けを重視します。勤務先の連絡先が明記されていると安心感が高まります。

3) 転職活動・副業申請

転職先が在職確認を求める場合や、副業許可のために会社へ提出するケースがあります。提出時は現状の雇用条件が正確に反映されているか確認してください。

4) 社内手続き・人事管理

住宅手当申請、扶養手続き、社内ローンなど、社内で在職証明が必要になる場面があります。フォーマットが会社指定の場合はそちらに合わせて作成しましょう。

5) 保育施設や公的手続き

保育園の利用申請や行政手続きで、就労状況を示す書類として求められます。提出期限がある場合が多いので、余裕をもって準備してください。

提出時のポイント：原本かコピーか、発行からの経過日数、会社の捺印や担当者署名の有無を事前に確認すると手続きがスムーズです。

在職証明書作成時の注意点と審査で通るコツ

記載は事実だけ、最新情報で

在職期間、役職、勤務形態、給与などは事実のみ記載します。年月日は和暦・西暦を提出先に合わせて統一してください。虚偽や曖昧な表現は信頼を損ないます。

提出先の様式と添付書類を必ず確認

金融機関や役所などで様式指定がある場合があります。様式指定の有無、原本提出の可否、押印の有無を事前に確認してください。電子データの提出可否も確認しておくと安心です。

押印・署名について

社印または代表者印の押印が求められることが多いです。代理が発行する場合は担当者の署名と連絡先を入れ、印影が鮮明になるよう注意してください。

宛先・目的に応じた記載の調整

住宅ローン、ビザ申請、福利厚生申請など目的で必要項目が変わります。宛名や必要な詳細（雇用形態、就業日数など）は提出先に合わせて調整してください。

個人情報の取り扱い

不要な情報は記載しないでください。提出後の保管方法や返却有無を確認し、コピー提供時はマスキングを検討します。

審査で通るためのチェックリスト

• 会社の正式名称と所在地を記載
• 日付・表記を統一
• 署名・押印があること
• 担当者の連絡先を明記
• 提出先の指定様式に合わせる
  事前に社内で二重チェックを行うと確実です。

よくあるミスと対策

誤字脱字、旧姓表記の混在、給与欄の空欄などが目立ちます。提出前に実際の書類と照合し、必要なら提出先へ確認してください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 決まったフォーマットはありますか？

法的な決まりはありません。会社独自の様式でも問題ありません。ただし、提出先に指定フォーマットがあればその形式に従ってください。

Q2. 誰が発行できますか？

原則は雇用主（会社）です。従業員がドラフトを作り、会社が確認・押印する形も一般的に認められます。

Q3. 無料テンプレートのカスタマイズは可能ですか？

Excel形式なら自由に修正・追記できます。記載項目を加減して提出先の要望に合わせてください。

Q4. 押印や署名は必要ですか？

提出先によります。銀行や役所では社印や担当者の署名を求められることが多いです。事前に確認しましょう。

Q5. 在職期間の証明はどう書けばいいですか？

入社日と在職中なら「在職中」と記載、退職済みなら退職日を明記します。具体的な年月日を書けば審査がスムーズです。

Q6. 英語や外国語での発行は可能ですか？

可能です。海外向けの場合は英語版を用意し、必要なら翻訳証明や公証を添付してください。

Q7. 個人情報の取り扱いで注意することは？

不要な個人情報は載せないでください。提出先が求める範囲だけに留め、社内での保管方法も厳重に管理しましょう。

まとめ：在職証明書Excelテンプレートの賢い活用法

• 在職証明書の作成は、無料のExcelテンプレートを使うと手早く正確にできます。テンプレートは記入例や必須項目が整っているため、初めてでも安心です。

• 正確さを最優先にしてください。氏名、在職期間、役職、給与の有無などは企業の記録と照らして確認します。例えば、在職期間は入社日と退職日（在職中なら現在日）を必ず一致させます。

• 用途に合わせてカスタマイズしましょう。銀行融資向けは給与欄を明記、ビザ申請は雇用形態や契約期間を詳記します。余計な情報は省き、求められる項目を明確にします。

• 発行手順と形式に注意します。社印や担当者署名が必要か、PDF変換や原本提出の要否を確認します。保存用にPDFとExcelの両方を保管すると安全です。

• テンプレート配布サイトの記載例やガイドを参考にし、会社の書式や法的要件に沿って調整すればスムーズに発行できます。安心して手続きを進めてください。