はじめに
本記事の目的
この章では、在職証明書や退職証明書について、何度でも請求・発行できるのか、発行義務や注意点は何かをわかりやすく整理します。会社側と従業員側の双方に役立つ実務的な情報を丁寧に解説します。
誰に向けた記事か
- 転職やローン申請で証明書が必要な元従業員
- 証明書の発行を担当する人事・総務担当者
- 書類の扱いに不安がある方
この記事で分かること
- 在職証明書・退職証明書の請求回数に制限があるか
- 退職後の発行義務と期間（実務上の扱い）
- 手数料や発行手続きで押さえるべきポイント
- 再発行や発行拒否の典型的なケースと対応方法
以降の章で具体例や手続きの流れ、よくあるQ&Aを順に説明します。まずは基本的なルールと実務感覚をしっかり押さえていきましょう。
在職証明書・退職証明書とは？
概要
在職証明書は、従業員が現在その会社に在籍していること、または過去に在籍していたことを証明する書類です。名称は企業によって「在籍証明」「勤務証明」など様々ですが、記載内容は似ています。退職証明書は、退職した事実と在籍期間、職務内容などを示す書類で、転職や公的手続きで用います。
主な記載項目（例）
- 氏名、社員番号
- 勤務先名および部署
- 在籍期間（入社日〜在職中または退職日）
- 職務・役職
- 発行日と発行者の署名・押印
在職と退職の違い
在職証明書は現職の証明として使います。退職証明書は退職後の証明です。どちらも目的に応じて求められる情報が変わるため、申請先の指定に合わせて記載内容を調整する必要があります。
利用場面の具体例
- 住宅ローンや賃貸の審査で収入や勤務実態を示すとき
- 転職先への提出や雇用保険手続きの際
- ビザ申請や公的な資格申請で在籍状況を確認するとき
発行する主体と注意点
通常は人事や総務が発行します。発行者は事実に基づき正確に記載し、必要に応じて企業の社印や署名を付けます。個人情報の扱いに注意し、申請者の同意を得て発行してください。
在職証明書・退職証明書は何度も請求・発行できるのか？
結論
発行回数に制限はありません。労働省の通達でも証明請求回数に制限がないと明記されています。紛失や複数の提出先がある場合は、何度でも請求して問題ありません。退職証明書については、退職後2年間は会社に発行義務があります。
なぜ何度でも請求できるのか
在職や退職の事実を証明する書類は、労働者の権利に関わるものです。会社が一度発行したからといって再発行を理由なく拒むことはできません。たとえば住宅ローンと転職先の両方に提出するため、同じ書類を複数枚必要とするケースはよくあります。
退職証明書の発行義務（退職後2年）
退職証明書は、退職日から2年間、会社が発行義務を負うとされています。2年以内であれば原則発行しなければなりません。2年を超えた場合は法的義務が薄れることがありますが、多くの企業は対応しています。
実務上の注意点（会社側・本人側）
- 会社側：本人確認を確実に行い、事実のみを記載します。手数料を取る場合は事前に案内してください。記録がない場合は調査が必要です。
- 本人側：複数枚必要な場合や再発行の理由（紛失・提出先増加）を明記して依頼すると手続きがスムーズです。発行に時間がかかることがある点も考慮してください。
必要に応じて、社内の発行ルールを明文化しておくとトラブルを避けられます。
発行時に会社が注意すべきポイント
法的義務（退職後2年以内）
退職後2年以内の再発行請求には応じる義務があります。請求があれば速やかに対応する体制を整えてください。対応が遅れると信頼を損ないます。
発行手数料・郵送料
発行に伴う手数料や郵送料は請求者へ請求可能です。社内規程で金額や支払い方法を決め、請求時に明示するとトラブルを防げます。
記載内容は請求者の指定に従う
証明書の記載は、原則として請求者が指定した項目のみを記載します。例として勤務期間、役職、給与の有無などが挙げられます。不要な情報は記載しないでください。
本人確認と代理請求
請求者本人か代理人かを確認します。代理の場合は委任状や本人確認書類を求めるなど、なりすまし防止策を講じてください。
記録の保管と様式決定
発行の記録や雛形は社内で保管し、統一した様式を用いるとミスが減ります。法的要件や社内ルールを反映させて定期的に見直してください。
実務上の注意点
発行は速やかに、誤字・数字の確認を徹底し、交付方法（手渡し・郵送）を明確に伝えます。疑義があれば法務や労務担当と相談してください。
発行の流れ・再発行のケース
発行の流れ
- 依頼方法：申請は文書またはメールで行います。必要枚数と提出期限を明記してください。連絡先と受け取り方法（郵送・手渡し・電子）も書きます。
- 必要情報の確認：提出先により記載項目が異なります。勤務期間、役職、在職期間の有無などを事前に確認してください。
- 社内処理：総務や人事が内容を確認し、押印や署名を行います。通常は数日〜1週間程度かかります。
- 受け渡し：指定方法で交付します。郵送の場合は宛先と送料負担の有無を確認します。
再発行のケース
- 紛失時：再発行を依頼できます。本人確認書類の提示を求められます。
- 氏名変更：結婚などで氏名が変わった場合は、変更後の証明書が必要です。
- 訂正が必要な場合：誤記があれば速やかに依頼し訂正します。
- 退職後の注意：退職後2年以上経過すると会社に発行義務がないため、発行できない場合があります。したがって、早めに請求することをおすすめします。
手続きは明確に、必要事項を揃えて依頼するとスムーズです。
よくあるQ&A
Q1: 何度も発行をお願いできますか？
原則として何度でも請求できます。会社は記録に基づき同じ内容の証明書を再発行します。複数枚必要な場合は、用途と枚数を伝えてまとめて依頼すると手続きがスムーズです。
Q2: 会社が発行を断れることはありますか？
基本的には発行義務がありますが、法人の実務上で対応できない正当な理由がある場合は断られることがあります。例えば、在籍や退職の事実が不明確なときや、本人確認ができないときです。本人確認書類の提示を求められたら速やかに用意しましょう。
Q3: 紛失したときの再発行は？
紛失しても再発行可能です。申請方法は初回と同じで、申請書や本人確認を求められます。再発行に手数料を取る会社もありますので、事前に確認してください。
Q4: 複数の提出先に同じ書類を出せますか？
同じ内容を複数先に提出するための追加発行は可能です。用途ごとに発行日や宛先を指定できる場合もあるので、希望があれば伝えてください。
Q5: アルバイトやパートでも発行してもらえますか？
雇用形態に関係なく、在職や退職の事実を証明できるなら発行します。勤務期間や雇用形態の記載を希望する場合は添えて依頼すると良いです。
Q6: 発行までにどれくらいかかりますか？
即日対応する会社もあれば数日かかる会社もあります。繁忙期は時間がかかることがあるため、余裕を持って依頼しましょう。
第7章: まとめ
在職証明書・退職証明書についての要点を分かりやすく整理します。会社は原則として請求があれば発行に応じる義務があります。発行回数に法的な制限はなく、同一の退職日から2年以内であれば何度でも請求・発行が可能です。
主なポイント
- 回数制限なし：2年以内は何度でも請求できます。
- 会社の対応：請求があれば原則応じる義務があります。手数料や郵送料を請求することは認められます。
- 記載内容の確認：氏名、在職期間、役職など必要な項目を事前に依頼者と確認しましょう。
- 発行時期・枚数：申請のタイミングや必要枚数を確認し、可能なら余分に用意すると便利です。
請求者向けのちょっとした注意点
- 発行目的（転職、住宅ローンなど）を伝えると適切な書式で出してもらいやすいです。
- 再発行を依頼する際は、本人確認書類や旧受領証の提示が求められる場合があります。
会社側は、請求を受けたら迅速かつ誠実に対応し、記載漏れがないよう確認して発行してください。請求者は事前に必要事項を整理し、余裕を持って依頼すると手続きがスムーズになります。
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