はじめに
「在職証明書が必要になったが、何を書けばよいかわからない……」という不安をお持ちではありませんか？本章では、本書の目的と読み方、想定する読者について丁寧に説明します。本書を読めば、在職証明書の基本的な構成や実務上よく求められる項目が整理でき、転職や各種申請で迷わず対応できるようになります。
目的
在職証明書に記載すべき主要項目を明確にし、作成・申請の際に注意すべき点を具体的に示します。実際の記載例も掲載し、すぐに使える形で提供します。
想定読者
個人（転職・住宅ローン・ビザ申請など）、人事担当者、総務担当者など、在職証明書を作成・取得・確認する立場の方を想定しています。
本書の構成と読み方
第2章で在職証明書の定義を説明し、第3章で必須の記載事項を整理します。第4章は作成・申請時の注意点、第5章で具体的な記載例を示します。第6章はよくある質問です。必要な箇所を先に読むことで、短時間で目的の情報を得られます。
在職証明書とは何か
定義
在職証明書は、従業員が現在その会社に在籍していることや勤務の実態を外部に示す公式な書類です。用途に応じて「在籍証明書」「就業証明書」「雇用証明書」と呼ばれることもあります。
どんな場面で使うか
- 転職先への提出（入社手続きの確認)
- 住宅ローンや賃貸契約（収入・在籍の裏付け）
- 保育園・幼稚園の申請や各種補助金の手続き
- 社会保険や行政手続きの証明
具体例を交えると、賃貸契約書提出時に大家や管理会社から求められることがあります。
誰が発行するか
通常は勤務先の総務・人事部が発行します。小規模事業所では代表者が作成・押印することが多いです。発行を依頼するときは、担当窓口と必要な提出先名を伝えるとスムーズです。
形式と注意点
書式は会社によって異なりますが、在職の事実と勤務開始日、役職などが明確に記載されている必要があります。内容を偽ると法的トラブルになるため、正確に記載することが重要です。発行に日数がかかる場合があるため、余裕をもって申請してください。
在職証明書に記載すべき主な必要事項
以下は在職証明書で一般的に求められる主要項目です。提出先によって追加指定があるため、事前に確認してください。
1) 申請者の基本情報
- 氏名・住所・生年月日：本人確認のため正確に記載します。
2) 雇用開始日
- 入社年月日：在籍期間を証明します。退職している場合は退職日も明記します。
3) 雇用形態
- 正社員、契約社員、派遣、パート・アルバイト等を明示します。雇用期間の定めがある場合は期間を記載します。
4) 職種・業務内容・役職
- 具体的な職務内容と肩書きを短く説明します。業務範囲が分かるように記載してください。
5) 勤務地・勤務時間
- 主たる勤務先の所在地、勤務日数・始業終業時刻やシフトの有無を記載します。
6) 給与情報
- 支給額（手取り・額面どちらか、またはその両方）と支給頻度（毎月、週等）を明記します。賞与の有無も記載します。
7) 会社情報と担当者署名
- 会社名・所在地・代表者氏名、発行者の部署名と氏名、社印または署名を必ず付けます。
8) 発行年月日
- 証明の日付を明確にします。提出先が指定する日付基準があれば合わせてください。
9) 特記事項
- 育児休業・休職期間、病休、兼務など提出先が確認したい事項を記載します。
記載は簡潔で正確に、誤字脱字がないよう確認してください。提出先の指定欄がある場合はそちらを優先して埋めましょう。
在職証明書作成・申請時の注意点
在職証明書は提出先ごとに求められる形式や記載内容が異なります。まずは必ず提出先の指定フォーマットや必要事項を確認してください。住宅ローンやビザ申請、保険手続きなど用途により「年収」「在職期間」「役職名」などの重要度が変わります。
事前確認のポイント
- 提出先指定の様式があるか（必須欄や押印位置を確認）
- 原本提出か写しで良いか、電子データ（PDF）で受け付けるか
- 署名・捺印は誰のものが必要か（代表者印、担当者印など）
- 提出期限と余裕を持つ目安（なるべく1〜2週間前に依頼）
社内手続きでの注意点
人事・総務に早めに相談して依頼してください。発行には確認作業や上長承認が必要なことが多く、急ぎの依頼では誤記や手続き遅延が起きやすいです。テンプレートや過去の発行例を提示するとスムーズです。
個人情報と送付方法
個人情報を扱うため送付方法に注意してください。メール送付の際はパスワード付きPDFや安全な送信手段を使い、原本送付が必要な場合は追跡可能な方法で送付してください。本人の同意が必要な場合は、同意書を用意しましょう。
よくあるミスと対策
- 入力ミス（入社日・役職名の誤り）：発行前に本人と人事で原文確認を行う
- 押印・署名の不足：誰の署名が有効か事前に確認する
- 提出形式の取り違え：提出先の指示をスクリーンショットやメールで保存する
発行後は控えを保管し、提出先から修正要求が来た場合は速やかに対応できるようにしておくと安心です。
具体的な記載例
記載項目の例
一般的に記載する項目は以下の通りです。氏名、住所、生年月日、入社年月日、雇用形態、職種・役職、勤務地、勤務日数・時間、給与（支給形態）、会社名・所在地、代表者氏名、社印、発行年月日。各項目はできるだけ正確に書きます。
記載例（正社員）
在職証明書
氏名：山田 太郎
住所：東京都新宿区〇〇1-2-3
生年月日：1990年1月1日
入社年月日：2020年4月1日
雇用形態：正社員
職種・役職：営業部 課長
勤務地：東京都新宿区本社
勤務日数・時間：週5日、9:00〜18:00（休憩1時間）
給与：月給30万円（賞与別途）
会社名：株式会社サンプル
所在地：東京都新宿区△△4-5-6
代表者氏名：代表取締役 鈴木 一郎
発行日：2025年9月27日
社印：○○印
記載例（パート・アルバイト）
氏名：佐藤 花子
雇用形態：パート
勤務日数・時間：週3日、1日4時間（応相談）
給与：時給1,100円
記載例（契約社員・派遣）
氏名：田中 二郎
雇用形態：契約社員（契約期間：2023年6月1日〜2026年5月31日）
勤務内容：システム開発（プロジェクトリーダー）
給与：月給25万円
押印・発行の注意
印影や代表者名、発行日は省略しないでください。内容に虚偽があると問題になります。勤務日数や給与の単位（時給・月給）を明確にすると受け取り手が確認しやすくなります。必要に応じて雇用契約書や給与明細の写しを添付してください。
よくあるQ&A
以下は、在職証明書についてよく受ける質問とその答えです。読みやすいよう具体例を添えています。
Q1: 給与額は必ず書く必要がありますか？
提出先から要求がない限り、給与欄は必須ではありません。住宅ローンや賃貸契約など、収入証明が必要な場面では金額を記載します。例：賃貸申請で家主から指定がある場合は記載してください。
Q2: 書式は決まっていますか？
公的な統一様式はありません。提出先がフォーマットを指定しなければ、社内テンプレートや一般的な書式で問題ありません。
Q3: 誰が発行しますか？
人事部や総務が発行するのが一般的です。担当者の署名や社印を求められる場合が多いので、指定があれば確認してください。
Q4: 発行にどれくらい時間がかかりますか？
会社や時期によりますが、通常は即日〜数営業日です。急ぎの場合は早めに依頼し、理由を伝えると対応が早くなります。
Q5: コピーで良いですか？
提出先の指示に従ってください。原本が必要とされる場合は社印や署名のある原本を用意します。
Q6: パートや派遣でも発行できますか？
雇用形態に関係なく在籍と勤務内容を証明できます。雇用形態を明記するのが一般的です。
他に気になる点があれば、具体的な提出先や用途を教えてください。より詳しく案内します。
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