在職証明書における雇用形態の記載方法と注意点を徹底解説

はじめに

この章では、本調査の目的と対象、扱う範囲をやさしく説明します。本書は「在職証明書における雇用形態」に焦点を当て、実務で役立つ情報をまとめています。

目的

在職証明書に雇用形態を記載する理由や、その記載方法、利用される場面、関連項目との関係、発行の原則、注意点を整理します。人事担当者や従業員、証明書を求める側の理解に役立てることが狙いです。

対象読者

人事・総務のご担当者、従業員、雇用形態を確認したい金融機関や各種手続きの担当者に向けて書いています。専門用語は必要最小限に抑え、具体例で補足します。

本書の構成と使い方

全8章で、基礎から実務上の注意まで順を追って説明します。まず基本的な考え方を示し、次に具体的な記載例や場面別の扱い方を紹介します。手元で実務に使えるよう、例文やチェックポイントも用意しています。

この章を通じて、本書の目的と流れを把握していただければ幸いです。今後の章で具体的な方法や注意点を丁寧に解説します。

在職証明書における雇用形態の役割と記載方法

雇用形態の役割

在職証明書で雇用形態を記載する目的は、従業員の雇用契約の種類を明確に伝えることです。提出先は雇用形態を見て、収入の安定性や雇用期間、福利厚生の対象かどうかを判断します。具体的にはローン審査や賃貸契約、入社手続きやビザ申請などで重要な情報となります。

なぜ正確に書く必要があるか（具体例）

• 正社員なら長期的な収入見込みがあると判断されやすいです。
• 契約社員は契約期間の情報が審査に影響します。
• 派遣社員は派遣元や雇用関係の所在を確認する必要があります。

記載方法の基本ルール

1. 明確な表記を使う：正社員、契約社員、派遣社員、アルバイト・パート、業務委託（請負・委任）など、会社の雇用区分に合わせます。
2. 期間がある場合は契約期間を併記する：有期契約なら開始日と終了日を記載します。
3. 派遣や委託は所属先や契約形態を補足する：派遣元や委託契約である旨を記載します。
4. 会社の内部記録と一致させる：社内書類と表記が異なると証明力が落ちます。

書き方の例（実際の記載例）

• 雇用形態：正社員（在籍期間：2020年4月1日〜現在）
• 雇用形態：契約社員（契約期間：2024年1月1日〜2024年12月31日）
• 雇用形態：派遣社員（派遣元：○○株式会社）
• 雇用形態：アルバイト・パート（週勤務時間：20時間）
• 雇用形態：業務委託（請負契約）

最後に

記載は簡潔に、しかし具体的に行ってください。誤解を招くあいまいな表現は避け、必要に応じて担当部署へ確認してから発行してください。

雇用形態の具体的な記載方法

書き方の基本

在職証明書には、誰が見ても分かる表現で雇用形態を書きます。会社の正式名称、役職、入社日とともに「雇用形態：正社員」などと明記してください。チェックボックスがある場合は該当項目にチェックを入れ、空欄があるときは文字で補足します。

雇用形態別の文例

• 正社員：雇用形態：正社員（入社日：20XX年X月X日）
• 契約社員：雇用形態：契約社員（契約期間：20XX年X月X日〜20XX年X月X日）
• パート・アルバイト：雇用形態：パート（週X日、1日X時間勤務、雇用開始：20XX年X月）
• 派遣社員：雇用形態：派遣社員（派遣元：○○株式会社、就業先：当社、在籍期間：20XX年X月〜）
• 有期雇用：雇用形態：有期契約社員（契約期間明記）

チェックボックスの有無

チェックボックスがある場合は必ずチェックを入れ、備考欄に必要事項（契約期間、勤務日数など）を追記します。チェック欄がない場合は「雇用形態：〜」のように一行で明記すると分かりやすくなります。

複数の形態がある場合

入社後に形態が変わったケースは、時系列で記載します。例：「入社当初は契約社員（20XX年X月〜20XX年Y月）、その後正社員に転換（20XX年Z月〜現職）」。

記載時のポイント

正式な名称と日付を正確に記載し、あいまいな表現は避けてください。発行者の署名・社印を付けると信頼性が高まります。必要に応じて雇用条件（勤務時間、契約期間）を補足してください。

雇用形態情報が使用される場面

よくある提出先と目的

• 住宅ローンや各種ローンの審査
• 金融機関は収入の安定性や返済能力を判断します。雇用形態が正社員か契約社員かで評価が変わることがあります。
• 賃貸契約の審査
• 家主や管理会社は家賃支払いの安定性を確認します。派遣や短期契約だと追加の保証が求められることがあります。
• 保育園・幼稚園の入園申請
• 勤務時間や雇用期間の証明で保育の必要性や利用優先度を判断します。
• 外国人労働者のビザ申請
• 就労ビザでは雇用形態や契約期間、給与の根拠が審査されます。
• 転職時の採用確認（在職確認）
• 採用先が現職の在籍や退職予定を確認し、雇用条件を照合します。

その他の場面

• 保険金・給付金の請求や社会保障の手続き
• 助成金・補助金の申請
• 職場での身分証明や社内手続き

提出先が見るポイント

提出先は雇用形態の他、勤務期間、残業の有無、給与額、雇用契約の期限などを合わせて見ます。これにより信用度や安定性、継続性を総合的に判断します。

実務的な注意点

• 求められる情報は場面ごとに異なります。必要があれば給与明細や雇用契約書、源泉徴収票などを併せて提出してください。
• 非正規（派遣・契約・業務委託）の場合は契約期間や更新の有無を明確に記載してもらうと審査がスムーズです。
• 個人情報の取り扱いには注意し、提出前に同意や必要範囲を確認してください。

雇用形態以外の記載項目との関連性

在職証明書は雇用形態だけでなく、氏名・生年月日・住所・入社年月日・所属部署・役職・勤務時間・勤務日数・会社名・所在地・代表者・連絡先・会社印など多くの情報を含みます。これらは雇用の実態を総合的に示す要素です。

• 基本情報（氏名・生年月日・住所）
  本人確認に用います。雇用形態が派遣や業務委託の場合、依頼元との関係性を明確にするため住所や氏名の一致が重要です。

• 入社年月日・雇用期間
  有期契約や契約社員では雇用期間の記載が特に重要です。入社年月日と契約期間がそろっていると雇用の安定性を判断しやすくなります。

• 勤務時間・勤務日数
  正規・非正規の区別や給与の見込みを示します。例えば週20時間の記載はパートタイムであることを裏付けます。

• 所属部署・役職
  責任範囲や職務レベルが分かります。役職があると雇用の継続性や信用度に寄与します。

• 会社情報と印鑑
  会社名や代表者、連絡先、印鑑は在職証明の信頼性を担保します。書類提出先が確認しやすいよう正確に記載してください。

書かれた内容は相互に整合性が求められます。雇用契約書と一致させ、必要なら注釈で雇用形態の補足説明（派遣先、業務委託の受託範囲など）を付けるとより分かりやすくなります。

雇用形態に関わらず発行可能

概要

在職証明書は、雇用形態にかかわらず従業員の希望があれば企業が発行します。正社員だけでなく、パート・アルバイト、契約社員、派遣社員も対象です。派遣社員の場合は派遣元（人材派遣会社）が作成します。

発行主体

• 直接雇用の者：勤務先の人事や総務が発行します。
• 派遣社員：派遣元企業が発行します。派遣先企業へ内容確認を求められることがあります。

含めるべき項目（例）

氏名、雇用期間、雇用形態（パート・契約など）、勤務時間・週の勤務日数、職務内容、所属部署、発行日、発行者の署名または捺印。

発行手順と注意点

従業員は口頭やメールで申請できます。企業は事実に基づいて速やかに作成してください。勤務時間や期間は正確に記載し、個人情報の取り扱いに配慮します。派遣の場合は、派遣元が派遣契約に基づき発行する点に注意してください。

よくある質問

Q: 退職後でも発行できますか？
A: 多くの企業は可能ですが、社内ルールにより対応が異なります。Q: 金融機関で使えますか？
A: 必要事項が記載されていれば使えますが、様式を確認してください。

雇用形態記載時の注意点

事実に基づく正確な記載

在職証明書は事実をそのまま伝える書類です。雇用形態は契約書や就業規則と照合し、実際の表現を用いて記載してください。例えば「契約期間ありの契約社員（2020年4月〜2022年3月）」のように期間を明記すると誤解を減らせます。

提出先の要件を事前に確認する

金融機関や行政機関、ビザ申請など、提出先によって求める書き方が異なります。提出先が「正社員かどうか」だけを確認したい場合もあれば、「雇用期間の定め」や「勤務日数」を明示する必要がある場合もあります。事前に確認し、必要な情報を補足してください。

追加記載の具体例

• 勤務時間（例：週40時間、9:00〜18:00）
• 期間の定め（有・無、開始日・終了日）
• 派遣の場合は派遣元企業名と派遣期間
• 業務委託は契約形態（業務委託契約）と報酬の支払形態（例：月額）
  これらを添えることで提出先の審査がスムーズになります。

記載ミスを防ぐチェックリスト

1. 契約書と照合して表現を一致させる
2. 日付と氏名、所属部署を再確認する
3. 発行者の署名または社印を付ける
4. 提出先が指定する様式や文言に合わせる
5. 社内で発行履歴を保管する

個人情報と法的配慮

個人情報保護の観点から、必要以上の情報は記載しないでください。給与額や健康情報など、提出先が明確に求めない限り記載を控え、記載する際は本人の同意を得てください。

社内承認と連絡先の明示

在職証明書は発行者の確認が必要です。発行部署や担当者名、連絡先を明記すると、提出先からの照会にも迅速に対応できます。

まとめ

在職証明書における雇用形態は、ほとんどの場合で必須の記載項目です。正社員、契約社員、派遣、パート・アルバイトなど、どの雇用形態の従業員にも発行できます。提出先は雇用形態を通じて収入の安定性や信用度を判断します。

作成時は事実に即した正確な記載を心がけてください。雇用形態だけでなく、在職期間や職務内容と整合させると信頼性が高まります。提出先に指定フォーマットや必要項目がある場合は、必ずそれに従って作成してください。したがって、正確さと提出先の要件合わせが重要です。

実務的なチェックリスト:
– 雇用形態の正式名称（例：「正社員」「契約社員（期間：○年○月〜○年○月）」）
– 在職開始日と（必要なら）終了日
– 職務内容や所属部署の簡潔な記述
– 発行者の氏名・役職、連絡先、社印または署名

不明点や特殊な事情があるときは、提出先と発行元の担当者に早めに確認してください。適切な記載で、受け取る側の判断がスムーズになります。