はじめに
この文書は在職証明書の発行に関する詳しい解説をまとめています。初めて申請する方や、発行手続きに不安がある方でも分かりやすく進められるよう、定義から申請方法、依頼文の書き方、必要書類、発行にかかる期間や注意点、よくある質問までを網羅しています。
目的
- 在職証明書の役割と利用シーン（転職、住宅ローン申請、各種手続き）を明確にする
- 実務で使える申請手順と依頼文の例を提示する
- 発行時の注意点や準備物を事前に確認できるようにする
対象読者
- 会社員や契約社員、派遣社員など勤務証明が必要な方
- 人事担当者でフォーマット作成や発行業務を担う方
読み方のポイント
- 第2章以降を順に読めば、初めてでも手続きが進められます
- 第4章の文例を状況に合わせて書き換えてご利用ください
この章は全体の案内です。続く章で具体的な手順と例を丁寧に解説します。
在職証明書とは何か？
定義
在職証明書は、ある企業や団体に現在在籍している、あるいは過去に在籍していたことを証明する書類です。公的なフォーマットが決まっているわけではなく、発行する会社ごとに書き方が異なることがあります。例えば「○○株式会社に2018年から在籍しています」といった事実を記載します。
別名と呼び方
就業証明書、雇用証明書、勤務証明書などとも呼ばれます。呼び方が違っても、基本的に同じ目的で使います。
主な利用場面（具体例）
- 転職活動の際の経歴確認
- 住宅ローンや賃貸契約の審査
- 社会保険や公的手続きの提出
- ビザ申請や各種補助金の申請
記載される主な項目（一般的な例）
氏名、住所、生年月日、雇用開始日、勤務期間、雇用形態（正社員・契約社員など）、職種・役職、勤務時間、勤務地、会社名、発行日、会社印。
利用時のポイント
発行日や会社印の有無で信頼性が変わるため、用途に応じて原本が必要か確認してください。会社側で作成するため、発行までに時間がかかることがあります。発行内容に誤りがあれば、早めに担当者へ修正を依頼しましょう。
在職証明書の発行申請方法
対象と依頼先
在職証明書は正社員だけでなく、アルバイトやパートでも発行を依頼できます。基本は人事部・総務部が窓口です。小規模事業所では事務担当者や経営者に直接頼みます。
申請手段と事前確認
会社によってメール、書面、郵送、窓口持参など方法が異なります。まず社内規定や就業規則、総務へ問い合わせて申請方法を確認してください。必要なら担当者の氏名や提出先も確認します。
申請時に伝えるべき情報
- 氏名と社員番号（あれば）
- 在職期間（例：2020年4月〜在職中）
- 発行理由（提出先名や用途）
- 宛名、必要枚数、希望期限
- 連絡先（電話・メール）
手数料・発行形式
有料の場合があります。書面での押印が必要か、電子発行が可能かも事前に確認してください。
申請から受け取りまでの一般的な流れ
1) 申請（メール・書面提出）→ 2) 内容確認（担当が在籍確認）→ 3) 発行（押印・署名）→ 4) 受け取り（窓口受取・郵送）
受け取り時の注意点
代理人受取は委任状や本人確認書類が求められます。内容に誤りがあれば速やかに訂正を依頼してください。
簡単な依頼例は第4章で詳述します。
在職証明書発行の依頼文の書き方
構成の基本
在職証明書の依頼文は次の要素で構成します。
– 件名：目的が一目で分かる短い表現
– 作成日：依頼の日付
– 宛名：部署名や担当者名
– 前文：依頼の背景や目的（簡潔に）
– 主文：証明書発行の具体的な依頼
– 必要記載事項：雇用期間、役職、給与（必要なら）、提出先名など
– 依頼者情報：氏名、所属、連絡先
– 末文：お礼と対応のお願い
書き方のポイント
- 簡潔に書き、要点を箇条書きで示すと分かりやすいです。
- 具体的な用途（例：住宅ローン審査）と提出期限を明記してください。
- 敬語を使い礼儀を尽くしますが、長文は避けます。
- 発行方法（紙／PDF、宛名の指定、押印の有無）を明示すると手続きがスムーズです。
例文（住宅ローン審査のためのメール）
件名：在職証明書発行のお願い（住宅ローン提出用）
作成日：2025年X月X日
宛先：人事部 ご担当者様
前文：いつもお世話になっております。住宅ローン申請のため、在職証明書の発行をお願いしたくご連絡いたしました。
主文：下記の内容で在職証明書を発行いただけますでしょうか。提出期限は○月○日です。
必要記載事項：・雇用期間 ・役職 ・雇用形態 ・月額または年収（任意）
依頼者：山田太郎（営業部） 内線1234 taro@example.com
末文：お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
発行時の必要書類・手続き
-
必要書類の基本
在職証明書を請求するときは、まず本人確認書類のコピーを求められることが多いです。代表的なものは運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード（表面のみ）などです。会社や機関によって求められる書類は異なるため、事前に確認してください。 -
指定様式と記入例
会社や自治体に指定の証明書様式がある場合は、その用紙を使います。指定がなければ、氏名・所属部署・雇用形態・在職期間・発行日・発行者の署名（または押印）を明記した文面を用意します。記入に迷ったら総務窓口の記入例を参考にしてください。 -
代理申請の手続き
本人以外が申請する場合は、委任状と代理人の本人確認書類が必要です。委任状には委任の目的、委任者と代理人の氏名、署名または押印を記載します。代理人は窓口で身分証の提示を求められます。 -
郵送やオンライン提出の注意点
郵送で請求する際は、返信用封筒（宛名と切手を忘れずに）を同封します。料金が発生する場合は定められた手数料を確認して、同封または振込の方法を確認してください。自治体や一部企業は公式サイトから申請書をダウンロードしたり、オンラインで手続きできたりします。 -
提出時のちょっとしたコツ
写しは読みやすく鮮明にしておく、不要な個人番号は隠す、提出期限や受け取り方法（窓口／郵送／PDF）を事前に確認する──といった点を守ると手続きがスムーズです。
発行にかかる期間と注意点
一般的な発行期間
在職証明書の発行は、一般に1週間から2週間程度かかります。企業によっては社内での確認や押印が必要なため、このくらいの余裕を見てください。
早めに申請する理由
繁忙期や人事の承認フローが重なるとさらに時間がかかります。住宅ローンや入学手続きなど提出期限が決まっている場合は、余裕をもって申請してください。目安は提出期限の2週間前までです。
退職者の場合の扱い
退職済みの方は、発行名が「在籍証明書」や「在職期間証明書」となることがあります。退職日や在籍期間の記載方法が在職中と異なる場合があるため、事前にどの名称・記載内容が必要かを確認してください。
急ぎのときの対処法
急ぎであれば、申請時にその旨を伝え、可能なら窓口で直接相談してください。追加料金で速達対応や担当者による優先処理を受けられる場合があります。
注意点（記載内容・本人確認・受取）
日付や氏名に誤りがあると再発行でさらに時間がかかります。代理受取や第三者提出が必要な場合は委任状が必要です。郵送を希望する場合は宛名・送付先を正確に伝えてください。
訂正・再発行
誤記が見つかったら早めに連絡し、訂正手続きを依頼してください。再発行は通常の発行と同程度の期間を要することが多いです。
よくある質問
Q1: アルバイトやパートでも発行してもらえますか？
はい。雇用形態に関係なく、在籍の事実が確認できれば発行してもらえます。勤務日数や時間が短くても基本は同じです。
Q2: 退職後に欲しい場合はどうなりますか？
退職後は在職という状態ではないため、「在籍期間証明書」「勤務期間証明書」などの名称で発行されることが多いです。内容は在籍期間や役職などが主になります。
Q3: 自社指定の書式でないと受け付けてもらえませんか？
多くの場合、必要事項（氏名、在籍期間、役職、発行日、会社名・担当者印など）が記載されていれば問題ありません。ただし、提出先が自社指定の書式を求める場合は、その指示に従ってください。
Q4: 代理人が申請できますか？
会社により対応が異なります。委任状や本人確認書類を求めるケースが多いので、事前に会社に確認してください。
Q5: 発行に費用はかかりますか？
基本的に無料が多いですが、枚数や郵送を伴う場合、実費を請求されることがあります。事前に確認すると安心です。
Q6: 記載内容の訂正や押印はどうなりますか？
訂正は原則避け、誤りがあれば再発行してもらうのが確実です。会社によっては代表者印や担当者署名が必要です。
ご不明点があれば、提出先や所属部署の総務・人事に相談してください。
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