在職証明書の発行義務とは?会社の対応と注意すべき義務内容

目次

はじめに

「在職証明書」の発行で戸惑っていませんか?

この文書は、在職証明書に関する基本的な疑問を丁寧に解決するために作りました。会社から証明書をもらう手順、発行の法的な立場、よくある依頼方法、アルバイトやパートの場合の扱い、記載内容のポイント、発行を断られたときの対応まで、順を追ってわかりやすく説明します。

特に次のような方に向けています。

  • 転職や住宅ローンのために在職証明書が必要な人
  • 会社にどう依頼すればよいかわからない人
  • 発行を断られた場合の対処法を知りたい人

このシリーズは実務に役立つ具体例を多く盛り込みます。したがって、順に読めば必要な手続きや注意点を無理なく理解できるはずです。第2章以降で詳しく解説していきます。

在職証明書(勤労証明書・在籍証明書)とは?

概要

在職証明書は、従業員が会社に在籍している、あるいは在籍していた事実を会社が証明する書類です。氏名や勤務期間、雇用形態などを明記し、必要に応じて社印や担当者の署名を添えます。提出先によって書式や詳細が異なることがありますが、目的は同じです。

呼び名の違い

「勤労証明書」「在籍証明書」「就労証明書」「雇用証明書」など複数の呼び方があります。名称が違っても、記載する内容や役割に大きな差はありません。相手先が指定する名称やフォーマットに合わせて発行することが多いです。

主な記載項目(例)

  • 氏名
  • 勤務期間(入社日・在籍中なら「在職中」と記載)
  • 雇用形態(正社員、契約社員、アルバイト等)
  • 職種・部署
  • 勤務日数・勤務時間(必要な場合)
  • 会社名・代表者名・社印

何のために使うか

融資や賃貸契約、入学手続き、ビザ申請など、公的・民間の手続きで本人の就業状況を確認する場面で使います。提出先が求める情報を明確にして依頼すると、スムーズに発行してもらえます。

現職者と退職者の違い

現職者には「在職中」として発行します。退職者には在籍期間や退職日を明記します。用途により在職の有無や期間の証明が重要になります。

発行者(会社)の立場

発行は通常、総務・人事が担当します。会社の判断で細かな記載内容や形式を調整することができますが、事実を偽らない点は必須です。

在職証明書が必要となる主なケース

保育園・幼稚園の入園手続き

保育料の決定や利用調整の際に在職状況を確認されます。例えば、フルタイム勤務かパートか、勤務時間や勤務開始日を証明するために求められることが多いです。送付先は市区町村や園です。

転職活動・再就職時の職歴確認

採用側が在籍や勤務期間を確認したいときに必要になります。給与や職務内容を記載する書式を求められる場合もあります。内定後に提出を求められることが多いです。

外国人のビザ申請・在留資格変更

ビザ申請や在留期間更新で勤務先の証明が必要になります。雇用形態や給与の有無、雇用期間を示すための書類として使われます。

住宅の購入・賃貸契約・ローン申請

住宅ローン審査では収入・在職の確認が必須です。賃貸でも家主や管理会社が安定収入の証明を求めることがあります。

その他の公的手続きや補助金申請

福祉サービスや助成金、給付金の審査で在職状況を確認する場面があります。例えば、育児休業給付や所得に応じた補助の判定などです。

ポイント
– 申請先ごとに必要な記載項目や発行形式(原本・コピー、署名押印の有無)が異なります。事前に確認して依頼しましょう。
– 締切がある手続きは早めに発行依頼を出すと安心です。

会社に在職証明書発行の法的義務はあるか?

法的な立場

結論から言うと、在職証明書の発行は法律上の義務ではありません。法律に明確な発行義務が定められていないため、会社は従業員から依頼があっても発行を拒むことができます。

実務上の取り扱い

多くの企業は発行に応じます。理由は特にデメリットがなく、手続きも簡単だからです。たとえば、住宅ローンやビザ申請、保険の手続きで提出を求められた場合、総務や人事が指定フォーマットに基づいて発行することが一般的です。

発行理由を伝える義務はあるか

従業員に発行理由を説明する義務はありません。会社側が理由を尋ねることはありますが、必須ではないため、答えたくない場合は「個人的な手続きのため」など簡潔に伝えて問題ありません。

発行を断られる場合のポイント

会社が拒否する理由としては、社内ルールや書式上の懸念、機密保持の観点があります。対応が難しい場合は、まずは総務や人事と話して代替案(社内確認のみで済む証明書や在籍確認の電話対応)を相談してみてください。

ワンポイントアドバイス

お願いする際は、使用目的と必要な記載事項、提出期限を明確に伝えるとスムーズです。会社に負担をかけないよう、フォーマットを添えると発行までの時間が短くなります。

発行依頼の方法と発行手続き

依頼先と初動

在職証明書は基本的に人事・総務部門が担当します。まず、担当者に口頭かメールで発行を依頼します。窓口や社内の申し込みフォームがある会社も多いです。

依頼時に伝えるべき情報

  • 提出先(例:金融機関、役所、学校)
  • 利用目的(ローン審査、ビザ申請など)
  • 提出期限や希望発行日
  • 指定フォーマットの有無(依頼元指定がある場合は必ず提出)

フォーマットと記載内容

依頼元のフォーマットがあればそれを渡します。ない場合は会社側のテンプレートで作成します。記載漏れがあると再発行になるため、事前に必要項目を確認してください。

発行の流れ

  1. 申請(口頭・メール・フォーム)
  2. 人事による確認(在籍確認や書き方の確認)
  3. 発行(押印・署名がある場合は社判など)
  4. 受取と提出(本人持参、郵送、場合によっては代理受取)

注意点

発行日から期間が空くと提出先に無効とされることがあります。余裕をもって申請し、受取後は速やかに提出してください。訂正が必要な場合は速やかに会社に連絡しましょう。

アルバイトやパートでも在職証明書は発行可能

アルバイトやパートでも在職証明書は発行できます。賃貸契約や銀行ローン、行政手続きなどで在職証明を求められる場面では、雇用形態にかかわらず発行が認められることが一般的です。

対象となる人
– 雇用契約を結んでいる方全般(短時間勤務や契約社員も含まれる場合があります)。会社の規程によって対応が異なることがあります。

申請時のポイント
– 用途と提出先を明確に伝えると、必要項目を適切に記載してもらえます。具体的には氏名、入社日、雇用形態、勤務時間、給与の目安などを依頼時に伝えてください。
– 発行窓口(総務・人事・担当者)と受け取り方法(紙・電子)を事前に確認すると手続きがスムーズです。

雇用形態の記載例
– 「アルバイト」「パートタイム」など正確な表現で記載されます。週の勤務日数や1日の勤務時間を明記すると信頼性が高まります。

注意点
– 会社によっては書式や発行に時間がかかることがあります。余裕をもって依頼してください。発行を断られた場合は理由を確認し、必要なら上司や労務担当と相談しましょう。

フォーマットや記載内容の決まり

在職証明書は公的書類ではないため、法的なフォーマットの決まりはありません。依頼元が指定する項目に合わせて作成することが基本です。

よく求められる記載項目

  • 文書タイトル(在職証明書/在籍証明書など)
  • 宛名(個人名や団体名)
  • 発行日
  • 氏名・生年月日(必要な場合)
  • 社員番号(あれば)
  • 在籍期間(例:2020年4月1日〜在職中、または終了日を明記)
  • 雇用形態(正社員・契約・パートなど)
  • 役職・部署名
  • 給与や兼務情報(記載する際は本人の同意が望ましい)
  • 発行者の所属部署・担当者名・連絡先
  • 社印や担当者の署名(推奨)

書き方のポイント

  • 在籍期間は開始日と終了日を明確に書きます。進行中なら「在職中」と表記します。
  • 給与などセンシティブな情報は、依頼元の目的と本人の同意を確認してから記載します。
  • 社印や担当者の署名があると信頼性が高まります。電子発行の場合は電子署名や発行元のメールアドレスを記載します。
  • 書式はワード・PDFどちらでも構いません。依頼元が指定する形式で提出します。

必要項目が分からないときは、依頼側に求められる必須項目を確認してから作成してください。

発行を拒否された場合の対応

会社が在職証明書の発行を拒むことがあります。理由を確認して冷静に対応することが大切です。

初動で行うこと

  • 拒否の理由を口頭とメールの両方で確認します。記録が残るようにします。
  • いつまでに必要か、用途(住宅ローン、ビザなど)を伝えて再度依頼します。
  • 社内の総務・人事以外に上司や担当者への相談も検討します。

代替となる証明書類

  • 源泉徴収票、給与明細、雇用契約書
  • 健康保険証、雇用保険の履歴、納税証明書
  • 銀行の振込明細(給与振込の履歴)
  • マイナンバーカードの写しや市区町村が発行する各種証明
    これらを組み合わせて提出先と相談します。

拒否が不当と思われる場合の対応

  • メールや文書で正式に再依頼し、記録を残します。
  • 都道府県の労働局や労働相談窓口に相談します。
  • 必要なら労働組合、社労士、弁護士へ相談して助言を受けます。

依頼文の簡単な例

「在職証明書の発行をお願い致します。用途は○○、必要期限は○月○日です。ご対応いただけますと助かります。」

冷静に手順を踏めば解決することが多いです。まずは記録を残し、代替案を用意して相手と話し合ってください。

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