在職証明書の依頼文作成に役立つ例文と書き方ガイド

はじめに

この文書は、在職証明書の発行を会社に依頼するときに役立つ書き方と具体例をまとめたガイドです。職場に依頼する機会は転職時、保育園や幼稚園の申請、住宅ローンや賃貸契約など多岐にわたります。ここでは、どの場面でも使える基本の構成や丁寧な表現、注意点を分かりやすくお伝えします。

目的

• 在職証明書依頼文の書き方を学び、相手に失礼なく確実に発行してもらうことを目的としています。

対象読者

• 社員本人（発行を依頼する人）
• 人事や総務に依頼文を提出する必要がある方
• 書き方に自信がない方やビジネス文書の例文を探している方

本書の使い方

1. 第2章で基本の書き方と例文を確認してください。
2. 第4章で貴方のシーンに合う具体例を探してください。
3. 最後にテンプレートを活用すると作成が速くなります。

ここでの心がけ

• 簡潔に要件を伝えることを優先してください。依頼は丁寧に、提出期限や用途を明記すると発行がスムーズになります。

在職証明書依頼文の書き方と例文

必要な項目

• 作成年月日、宛名、あいさつ
• 依頼内容（在職証明書の発行依頼）
• 必要事項：氏名、社員番号、在職期間、所属、職位、提出先や使用目的
• 希望の受け取り方法と期限
• 感謝の言葉、依頼者の連絡先と署名

書き方のポイント

• 用件を冒頭で明確に伝える
• 期限と送付方法を具体的に書く
• 個人情報は正確に記載する
• 文体は丁寧に統一する

メール例（簡潔）

件名：在職証明書発行のお願い（山田太郎）
本文：
○○株式会社　総務部　御中
お世話になっております。営業部の山田太郎です。
在職証明書を下記の目的で発行いただけますでしょうか。
・目的：住宅ローン申請
・必要事項：氏名、社員番号、在職期間、所属、職位
・期限：YYYY年MM月DD日
・送付：PDFをメール添付（example@domain.com）
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
山田太郎
内線：1234／携帯：090-xxxx-xxxx

文書例（書面・正式）

作成日：YYYY年MM月DD日
○○株式会社　総務部　御中
拝啓　平素よりお世話になっております。営業部の山田太郎（社員番号：12345）です。
下記の内容にて在職証明書の発行をお願い申し上げます。
・使用目的：住宅ローン申請
・必要記載事項：在職期間、所属、職位
・希望受取日：YYYY年MM月DD日／受取方法：郵送（〒）または窓口受取
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
署名・連絡先

受け取り時の注意

• 締切に余裕を持って依頼する
• フォーマット指定がある場合は添付する
• 問い合わせ先を明記すると手続きが早まる

1. 在職証明書依頼の意図と必要性

在職証明書とは

在職証明書は、従業員がその会社に在籍している事実を第三者に示す書類です。勤務先・在職期間・職位などが記載され、公式な証明として扱われます。

いつ、なぜ必要か

• 転職先への提出（入社手続き）
• 住宅ローンや賃貸契約の審査
• 保育園・幼稚園の入園申請
• 各種社会保険や公的手続き、ビザ申請
  必要な場面では提出先が在職を確認するため、迅速かつ正確な証明が求められます。

依頼先と方法

在職証明書は通常、人事・総務が発行します。依頼はメールか文書で行い、以下を明確に伝えてください。
– 氏名、社員番号
– 記載を希望する項目（在職期間・職位など）
– 提出先と提出期限
– 連絡先（問い合わせ用）

依頼時の注意点

• 余裕を持って依頼する（目安は1〜2週間）
• 英文や財務情報が必要なら事前に明示する
• 会社によっては署名や社印、手数料が必要になる場合があります
• 内容に誤りがないか受け取ったらすぐに確認する

必要性を明確に伝えると発行がスムーズになります。次章では依頼文の基本構成と書き方を詳しく説明します。

2. 在職証明書依頼文の基本構成

以下は、在職証明書を依頼する際に盛り込むべき基本項目と、使いやすい書き方の例です。各項目は短く明確に書くと担当者が対応しやすくなります。

1. 作成年月日

• 文書の右上に記入します。例：「2025年11月2日」

2. 宛名（部署・担当者名）

• 宛先が分かれば部署名と担当者名を明記します。例：「人事部　○○様」
• 不明な場合は「人事ご担当者様」とします。

3. 前文（あいさつ・自己紹介）

• 短く挨拶し、自分の氏名と所属を述べます。例：「いつもお世話になっております。営業部の山田太郎と申します。」

4. 主文（依頼の要件・理由）

• 何を、なぜ必要かを簡潔に伝えます。例：「下記の内容で在職証明書の発行をお願い申し上げます。転職活動のため、提出先への書類となります。」

5. 必要事項（記載してほしい内容）

• 記載を希望する項目を箇条書きにします。
• 勤務期間（例：2018年4月〜在職中）
• 職務・役職（例：営業部　課長）
• 雇用形態（正社員・契約社員等）
• 給与や在籍確認の有無（必要な場合のみ）

6. 期限や部数などの要望

• いつまでに何部必要かを明確に示します。例：「○月○日までに1部ご用意いただけますと幸いです。」

7. 末文（感謝やお願い）

• 協力への感謝と連絡待ちの旨を述べます。例：「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

8. 依頼者情報（氏名・連絡先）

• フルネーム、所属、電話番号、メールを記載します。担当者が確認しやすくなります。

ポイント：具体的な記載例や提出先の指定があれば添付し、担当者の手間を減らしてください。簡潔で丁寧な依頼文が早い対応につながります。

3. 在職証明書依頼文の例文（メール・文書共通）

以下は、メールや社内文書で使える在職証明書の依頼文例とポイントです。用途に応じて一部を調整してください。

■共通ポイント
・件名は簡潔に：「在職証明書発行のお願い」
・誰が、何のために、いつまでに必要かを明記する
・記載希望事項を箇条書きにして分かりやすくする

■例文（丁寧・やや正式）
件名：在職証明書発行のお願い

〇〇部　〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇（氏名）です。
このたび、〇〇（例：転職手続き／住宅ローン申請）に伴い在職証明書が必要となりました。お手数ですが、下記内容の記載でご発行いただけますでしょうか。
【記載希望事項】
・氏名
・雇用形態
・在籍期間
・職種／勤務地
・（必要あれば）年収や就業日数
提出期限：〇〇年〇〇月〇〇日
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇部　〇〇（氏名）
連絡先：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

■例文（簡潔・社内用）
いつもお世話になります。〇〇部の〇〇です。在職証明書を以下の用途で□□年□□月□□日までに発行いただけますでしょうか。記載事項は別添のとおりです。よろしくお願いいたします。

■補足
・提出期限が短い場合はその旨を強調する
・個人情報を明示する場合、取り扱いに配慮を記載すると安心です。

4. シーン別：在職証明書依頼文の具体例

転職用

ポイント：転職先へ提出する旨と転職理由（簡潔で可）を明記します。記載項目は氏名・部署・役職・在職期間・雇用形態・勤務時間・発行希望日です。
例文（本文）：
転職先への提出のため、在職証明書の発行をお願いできますでしょうか。下記内容でご作成ください。
・氏名：山田太郎
・所属・役職：営業部　課長
・在職期間：2018年4月1日〜在職中
・雇用形態：正社員
・勤務時間：9:00〜18:00（休憩1時間）
発行希望日：○月○日まで

保育園申請

ポイント：子どもの氏名、保育開始希望日、勤務形態（フルタイム／パート）、具体的な勤務時間、提出期限を明確にします。
例文（本文）：
保育園入園申請のため、下記内容で証明書作成をお願い申し上げます。
・社員氏名：佐藤花子
・子ども氏名：佐藤太郎
・勤務形態：フルタイム（週5日）
・勤務時間：8:30〜17:30
・提出期限：○月○日

住宅ローン申請

ポイント：金融機関名、申請期限、必要な記載項目（在職期間・年収の記載可否は金融機関に確認）を添えて依頼します。
例文（本文）：
住宅ローン手続きに必要なため、○○銀行へ提出する在職証明書のご発行をお願いいたします。金融機関の指定する様式があれば添付いたしますのでお知らせください。発行希望日：○月○日まで

各例とも、宛先（部署名・担当者）と発行方法（押印の有無、原本郵送やPDF可）を明記するとスムーズです。

5. よくある質問・注意点

提出期限・必要部数は必ず明記

在職証明書を依頼する際は、提出先の締切日と必要な部数を最初に伝えます。例：「〇月〇日までに原本1部、コピー2部が必要です。」と明確にしてください。余裕を持つとトラブルを防げます。

記載希望項目は具体的に伝える

給与、在籍期間、役職、雇用形態など、どの項目が必要か具体的に書き出して依頼してください。様式やフォーマット指定がある場合は添付して伝えます。

電話や口頭で依頼したら書面・メールで再確認

口頭で依頼した場合でも、後でメールや文書で依頼内容を送付し、記録を残してください。受領の確認や問い合わせ先も明示すると安心です。

退職後の依頼は配慮を忘れずに

退職後に依頼する場合は、丁寧な言葉遣いで依頼します。退職理由に触れる必要はなく、目的と提出期限、送付先を明確にしてください。返信に時間がかかることがあるので余裕を持ちましょう。

期限と催促のマナー

期日が近づいても届かない場合は、まずは礼儀正しく状況確認の連絡をしてください。催促時は要件を簡潔に伝え、相手の業務負担に配慮します。

その他の注意点

• 本人確認に必要な書類や印鑑の有無を事前に確認します。
• 会社が発行に手数料を設けている場合があります。
• 内容に誤りがあれば速やかに連絡して訂正を依頼してください。

よくある質問（簡潔なQ&A）

Q: いつ頼めばいいですか？
A: できれば提出期限の2〜3週間前に依頼してください。

Q: 記載漏れがあったら？
A: 発行元に連絡の上、訂正を依頼します。訂正に時間がかかる場合があるので早めに確認してください。

Q: 会社が発行を断る場合は？
A: 就業規則や人事担当に確認し、理由を尋ねます。必要なら別の証明書類で代替できるか相談してください。

6. テンプレート・フォーマットの入手先

入手先の基本

• Microsoft Officeの公式テンプレート（Word/Excel）は手軽で信頼性があります。\n- ビジネス書式サイト（例：テンプレートBANK、ビズオーシャン等）でも多種の雛形を無料/有料で入手できます。\n

行政・公的機関・業界団体

• 保育士や医療職など提出先が指定様式を求める場合は、施設・団体または管轄の行政窓口のホームページで所定様式を必ず確認してください。\n- 医療機関や介護施設は独自様式を使うことがありますので、申請先の指示に従ってください。\n

会社内の入手方法

• 人事・総務が既定のフォーマットを管理していることが多いです。まず社内の規定やイントラネットを確認し、見つからなければ人事に直接依頼しましょう。\n

ファイル形式と記入のポイント

• Word（.docx）は編集しやすく、PDFは改ざん防止に向きます。提出先が指定する形式で保存してください。\n- 必須項目（氏名・在籍期間・役職・所属）や押印・署名欄の有無を確認してから使用してください。\n

カスタマイズの注意

• 文言を変える場合は、事実に基づいて簡潔に記載します。過剰な情報は避け、提出先が求める項目を優先してください。\n

ダウンロード時の実務チェック

• 入手したテンプレートは、一度社内で見本を作り、人事へ確認を取ると安心です。提出先が様式を指定している場合は、その公式様式を優先してください。

まとめ

要点の確認

在職証明書の依頼では、目的・理由・必要事項（氏名、所属、在職期間、提出先など）・期限を明確に伝えることが最も重要です。丁寧で簡潔な表現を心がけ、相手が発行しやすいように情報をそろえます。

依頼者が用意する情報（例）

• 会社名・部署名・氏名
• 在職期間（入社日・現在まで／退職日）
• 証明書の用途と提出先
• 希望の発行日・提出期限
• 連絡先（電話・メール）
• 必要なら身分証や申請書の添付

書き方のポイント

• 冒頭で依頼の目的と期限を述べる
• 簡潔に必要事項を箇条書きで示す
• 感謝と連絡方法を明記する

発行側への配慮

発行には手続きや確認が必要です。余裕を持って依頼し、急ぎの場合は事情を丁寧に説明しましょう。対応後はお礼を伝えると今後のやり取りが円滑になります。

状況に応じて文面を調整し、必要な情報を漏れなく伝えればスムーズに発行されます。ご不明点があれば具体的にお知らせください。