はじめに
ブログの記事をどう書けばいいかわからない、というような疑問をお持ちではありませんか？本記事では、会社に在職証明書の発行を手書きで依頼する際の「依頼文」の書き方をわかりやすく解説します。
この章の目的
在職証明書が必要になる場面は、転職活動、各種手続き、保育園の申し込みなどさまざまです。正式な書面で依頼する必要がある場合、手書きの依頼文は相手に丁寧さや誠意を伝えやすくなります。本記事を読むことで、必要な項目やマナー、具体的な例文を使って迷わず作成できるようになります。
本記事で学べること
- 手書き依頼文の基本構成と書き方
- 実際に使える例文（用途別）
- 手書き依頼文のメリットと注意点
- よくある質問と回答
誰でもすぐに使えるよう、専門用語を減らし具体例で説明します。まずは次章から、依頼文の基本を順に見ていきましょう。
在職証明書発行依頼文とは
概要
在職証明書発行依頼文とは、勤め先に「現在その会社に在籍している」ことを証明する書類の発行をお願いする正式な文書です。転職先や金融機関、保育園、資格試験など、さまざまな場面で求められます。
どんなときに必要か（具体例）
- 転職活動で前職の在籍確認が必要なとき
- 住宅ローンやカードローンの審査で現職の在籍を示す必要があるとき
- 保育園や学校の申請書類に勤務先証明が求められるとき
- 資格試験や公的手続きで在職の事実を示すとき
宛先と依頼先
通常は人事部や総務部、または勤怠・労務を扱う担当者に依頼します。直属の上司に相談して提出先を確認するとスムーズです。
依頼文に含めるべき情報
- 申請者の氏名・所属部署・役職
- 証明が必要な目的（例：ローン申請のため）
- 希望する発行日や必要な提出形式（原本・電子データ）
- 連絡先（内線やメール）と返信期限
基本ポイント
依頼は簡潔かつ丁寧に書き、いつまでに何を何部必要かを明確に伝えます。期限や提出先に特別な指定がある場合は必ず記載してください。
発行までの流れと注意点
会社によって処理日数や手数料が異なります。個人情報を扱うため、提出先や使用目的を正確に伝え、不要な情報を求められたら確認しましょう。捺印や署名が必要な場合は事前に確認すると安心です。
手書き依頼文の基本構成と書き方
基本レイアウト
- 右上：作成日
- 左上：宛名（会社名・部署名・担当者名）
- 中央上：件名（例：「在職証明書発行のお願い」）
- 本文：頭語・時候の挨拶 → 発行理由・必要部数・提出先・期限 → 結び
- 右下：差出人（部署・氏名・住所・連絡先）
各項目の書き方（例文つき）
- 日付：西暦または和暦で明記。右上に「令和○年○月○日」
- 宛名：会社名と部署、担当者名を正式名称で。例：「株式会社○○○○ 人事部 △△様」
- 件名：中央に短く。「在職証明書発行のお願い」
- 頭語・挨拶：簡潔に。例：「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」
- 本文（要点を順序立てて）：
1) 発行理由：例「賃貸借契約のため、在職証明書が必要になりました。」
2) 必要部数・提出先：例「部数：1部、提出先：○○不動産」
3) 希望期限：例「提出期限は○月○日ですので、○月△日までにお願いできますと幸いです。」 - 結び：感謝を示す。例「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。敬具」
- 差出人：部署・氏名・内線や携帯番号、住所を明記。
書き方のポイント
- 丁寧な敬語で簡潔に記載する。略語や省略は避ける。
- インクは黒か青のボールペン、字は読みやすく丁寧に書く。
- 訂正は二重線で消し、 danebenに捺印または署名で訂正を示す。
- 提出期限や用途は明確にして担当者が対応しやすくする。
以上を守れば、ビジネスマナーにかなった手書き依頼文になります。
手書き依頼文の例文
ここでは、用途別に手書きの在職証明書発行依頼文の例文を３点ご紹介します。用紙の書き方は右上に作成年月日、左上に宛名、中央に件名、本文、末尾に署名・連絡先の順が基本です。
例文1：一般的な依頼（基本）
令和〇年〇月〇日（右上）
株式会社〇〇〇〇
人事部 御中（左上）
在職証明書発行のお願い（中央）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
私、〇〇部〇〇課に勤務しております〇〇〇〇は、下記のとおり在職証明書の発行をお願いしたく存じます。
【必要記載事項】
・氏名：〇〇〇〇
・在籍部署：〇〇部〇〇課
・在籍期間：〇年〇月より現在に至る
・提出先：〇〇〇〇
・必要部数：〇部
・提出期限：令和〇年〇月〇日
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇部〇〇課
氏名：〇〇〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
例文2：保育園入園用
（上部は例文1と同様）
拝啓 陽春の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
私、〇〇は子どもの保育園入園手続きのため在職証明書が必要となりました。下記内容でご発行いただけますと幸いです。
（必要記載事項は例1と同様に記載）
敬具
（署名・連絡先）
例文3：住宅ローン申請用
（上部は例文1と同様）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
住宅ローン申請のため、在職証明書の発行をお願い申し上げます。収入欄の記載が必要な場合はその旨ご記載ください。
（必要記載事項は例1に加え「年収：〇〇円」など）
敬具
（署名・連絡先）
手書き依頼文のメリットと注意点
メリット
- 誠意が伝わる：手書きは相手に丁寧さや真剣さを感じさせます。特に小規模事業所や担当者が限られる窓口では好印象です。
- 信頼感が増す：署名や捺印が明確だと本人確認がしやすく、公的手続きでも受け入れられやすいです。
- 個別の事情を示せる：簡単な補足や事情説明を自然に添えられます。
注意点
- 読みやすさを最優先に：字が判読しにくいと内容が伝わりません。丁寧に書き、必要なら練習してから本書きしてください。
- 修正は極力避ける：修正液は使わないでください。どうしても書き直す場合は新しい紙で清書しましょう。
- 必要事項を漏らさない：氏名、社員番号、在職期間、発行を希望する日付、提出先、連絡先は必ず明記してください。
- インクと用紙：黒か青のボールペンを使い、白くて折り目の少ない紙を選ぶと良いです。
書き方のポイント（具体例）
- 冒頭で目的を書く：「在職証明書の発行をお願いいたします。」
- 依頼内容は簡潔に：「在職期間は○年○月〜○年○月、発行希望日：○月○日」
- 連絡先を明示：電話番号とメールを記載し、返答期限を記すと対応が早くなります。
配送・保管の注意
- 手渡しか簡易書留など確実な方法で送付すると安心です。コピーを自分で保管しておくと後で確認できます。
必要な情報を明確に、丁寧に書けば手書きの依頼文は好印象を与えます。
第6章: 在職証明書発行依頼文に関するQ&A
Q1: 依頼はメールでも良いですか？
企業によってはメールで受け付けています。ただし、正式な手続きや公的書類に使う場合は、手書きや書面での申請を求められることが多いです。まずは総務や人事に問い合わせ、提出形式と必要事項を確認してください。
Q2: 返信用封筒は必要ですか？
郵送で依頼する際は、返信用封筒と切手を同封するのがマナーです。返信先住所は正確に記入し、窓口での受け取り希望があればその旨も明記すると手続きがスムーズです。
Q3: 在職証明書の記載内容を指定できますか？
多くの会社は自社フォーマットを使いますが、在職期間や役職、雇用形態といった必要事項は依頼文で明記してください。給与など機密性の高い事項は原則記載されないことが多いので、必要な場合は理由を添えて相談しましょう。
Q4: 発行までの期間や手数料は？
通常は数日から1〜2週間ほどですが、会社や時期で変わります。手数料の有無も企業ごとですので事前に確認してください。
Q5: 代理人が依頼できますか？
可能な場合があります。委任状や本人確認書類の提示を求められることが多いので、事前に必要書類を確認してください。
コメント