在職証明書テンプレートの正しいダウンロード方法と活用術

2025 10/30

はじめに

本資料は、在職証明書のテンプレートを無料でダウンロードするための情報を分かりやすくまとめたガイドです。企業や個人が書類を準備する際に、形式や記載例で迷わないよう丁寧に解説します。

目的

在職証明書は、勤務先や在籍状況を第三者に示す大切な書類です。本資料は、用途に合ったテンプレートを見つけて手早く作成できるようにすることを目的としています。サンプルと注意点を併せて提供しますので、初めて作る方でも安心して使えます。

対象読者

転職や住宅ローン、各種申請で在職証明が必要な方
人事担当者や総務担当で書類を作る方
書式に自信がなくテンプレートを探している方

本資料の使い方

各章で在職証明書の意義、必要な場面、基本構成、テンプレートの使い方、ダウンロード先、作成時の注意点、特殊ケース別の例を順に説明します。まずは第2章以降を順にご覧ください。

在職証明書とは

定義

在職証明書は、従業員が現在または過去に特定の企業に在籍していた事実を第三者に示す公式文書です。雇用の有無、勤務期間、役職などを記載し、銀行や行政機関、転職先などで本人の在職状況を確認するときに使います。

主な利用場面

住宅ローン審査や賃貸契約での収入・在籍証明
ビザ申請や公的手続きでの身分裏付け
転職先や取引先への身元確認（例：派遣先や取引先が本人確認を求める場合）

主な記載事項

会社名、従業員名、在籍期間、役職、雇用形態（正社員・契約社員など）
必要に応じて勤務時間、給与情報、業務内容を記載することがあります（例：ローン審査で所得証明が必要な場合）。

発行元と書式

発行は原則として勤務先の人事部や総務部が行います。決まった統一書式は無いものの、会社の社判や署名、発行日があると正式度が高まります。

発行の流れと注意点

申請者が在職証明書を依頼し、所属部署の承認を得て人事が発行します。虚偽の記載は法的問題につながるため、事実に基づいて正確に作成することが重要です。プライバシーに配慮し、必要以上の情報は記載しないよう注意してください。

在職証明書が必要な場面

在職証明書は、働いている事実や役職・勤務期間を第三者に示すための重要な書類です。以下のような場面でよく求められます。

転職活動時の応募書類
企業は在職状況や勤務期間を確認します。職歴の裏付けとして使います。
副業申請や兼業の許可
勤務先が副業の可否を判断する際に在職証明書で在籍を確認します。
再雇用・復職時の信用確認
前職の在籍証明があると手続きがスムーズになります。
住宅ローンや賃貸契約の審査
家賃やローンの支払い能力を示すため、勤務先や収入の確認に使います。
社会保険や公的手続き
年金・保険の加入状況確認や給付手続きで提出を求められます。
金融機関のローン審査
借入審査で在職の有無や勤続年数を確認します。
保育園・幼稚園の入園申請
保護者の就労状況確認のために使われます。
教育機関への入学時の確認
学費支払い能力や在学要件で求められる場合があります。
ビザ申請や入国管理手続き
在職を証明することで滞在目的や経済的安定性を示します。

各場面で求められる記載項目や様式は異なります。次章では在職証明書の基本構成を詳しく説明します。

在職証明書テンプレートの基本構成

1. 基本情報

氏名、住所、生年月日を明確に記載します。氏名は戸籍どおり、住所は現在の住居を記載してください。本人確認のための最低限の情報です。

2. 勤務情報

入社年月日、勤続年数、勤務時間（勤務形態）、職種・役職を記載します。例：入社日＝2015年4月1日、勤続年数＝10年、勤務時間＝9:00～17:30（休憩1時間）、役職＝課長。給与金額を求められる場合は別欄にします。

3. 書類作成日

作成日（発行日）を記入します。申請先によって有効期限や発行日からの期間が指定されるため重要です。

4. 会社情報

会社名、会社住所、代表者名、連絡先（電話番号）、社印または代表者印を押す欄を設けます。法人番号などを入れると信頼性が増します。

5. 任意項目・注意点

在職証明の目的（住宅ローン、ビザ申請等）を記載する欄や、雇用形態（正社員、契約社員、派遣）を明示すると申請がスムーズです。署名と押印の位置は左下または右下にまとめます。

6. 記載例と配置のコツ

項目は上から順に配置し、見出しを太字にして読みやすくします。フォーマットはA4縦、余白は上下左右ともに余裕を持たせると良いです。

第5章: テンプレートの利用方法

テンプレートをスムーズに使うための具体的手順と注意点をわかりやすく説明します。

1. ダウンロード

提供元を確認してからダウンロードします。公式や信頼できるサイトを使ってください。

2. 開く（WordまたはPDF）

Word形式なら編集がしやすく、PDFは形式が崩れにくい利点があります。編集できない場合はPDF編集ソフトか一時的にWordに変換します。

3. 必要情報を入力

会社名・氏名・所属・在職期間・役職・発行日などを正確に記入します。日付は西暦・和暦どちらか統一します。印鑑や署名が必要な場合は空欄のままにせず、印刷後に押印・署名してください。

4. 編集完了後の保存

上書き保存だけでなく、最終版は「社名_在職証明_YYYYMMDD.pdf」のように別名で保存しておくと管理が楽です。

5. 印刷・送付

提出先が紙を求める場合は高品質な紙とプリンターを使い、朱肉のある印鑑は鮮明に押してください。メール送信する場合はPDFにして添付し、件名と本文に用途と名前を明記します。

よくある注意点

記載漏れや誤字がないか必ず二重チェックしてください。個人情報が含まれるため、送付前に送信先を再確認します。電子署名の可否については事前に提出先へ確認すると安心です。

作成時の重要なポイント

1. 基本情報の正確性

記載は正確にします。氏名（ふりがな）、所属部署、役職、在職期間（開始日・終了日）は必須です。日付は西暦か和暦で社内統一しましょう。

2. 個人特定情報の完全性と注意点

社員番号や入社日など、本人を特定する情報は漏れがないよう記入します。住所やマイナンバーなど敏感情報は原則記載しないか、本人の同意を得てからにします。

3. 会社情報の明記

会社の正式名称、所在地、連絡先（電話・メール）、発行者の氏名と役職を必ず入れます。窓口が分かると受け手は問い合わせしやすくなります。必要に応じて押印や署名欄も用意します。

4. Word形式テンプレートの活用法

Wordのテンプレは編集可能にしておくと便利です。フォントや余白を統一し、署名欄は空欄にせず枠を作ります。差し込み印刷やフォーム機能で複数作成を効率化できます。最終版はPDFで保存して改ざん防止に備えます。

5. チェックと承認の流れ

発行前に作成者と人事担当者の二重チェックを行います。上長や総務の承認が必要な場合は承認印または電子承認の記録を残します。発行履歴を保存しておくと後で照会しやすいです。

6. よくあるミスと防止策

誤字脱字、日付の間違い、部署名の略称の不統一が多いです。チェックリストを用意し、第三者確認を必須にするとミスを減らせます。

7. 提出前の最終確認ポイント

印刷プレビューで体裁を確認します。署名・押印の有無、連絡先の記載、受け取り方法（原本郵送かPDF送付か）を確かめてから発行してください。

特殊なケース別テンプレート

概要

アルバイト・パート向けに特化した在職証明書のテンプレートを紹介します。無料で会員登録不要、Word形式でダウンロードできるものが増えています。時給や不規則勤務に対応した項目があらかじめ用意されているため、編集してすぐ使えます。

アルバイト・パート向けテンプレート（記載項目例）

事業所名／担当部署
氏名（フリガナ）
雇用形態：アルバイト・パート
雇用開始日（必要なら雇用期間）
職務内容の簡単な説明
勤務形態：時給、勤務時間帯、シフトの形態
時給・通勤手当・その他手当（該当する場合）
署名・発行日・担当者連絡先

時給制・不規則勤務の記載例

「時給○○円で、週○日程度、シフト制により勤務」
「月間総労働時間は目安として約○○時間」
「勤務時間は変動するため、詳細は勤務表にて確認可」
これらの一文を入れると、役所や金融機関での確認がスムーズになります。

ダウンロードと編集のポイント

Word形式なら細かな表現を直接書き換えられます。雇用期間や時給は明確に数値で記載してください。雇用主の押印または署名、発行日、連絡先を忘れずに入れましょう。

記載時の注意点

給与や労働時間を明示することで、審査機関の不明点を減らせます。出典のない推定値は避け、可能なら最新の給与明細やタイムカードを参考にしてください。