在職証明書テンプレートWordの使い方と注意点を詳しく解説

はじめに

目的

この章では、本記事の目的と読み方をやさしく説明します。在職証明書のWord形式テンプレートを無料で入手し、正しく記入できるようになることを目指します。初めて作成する方でも不安なく進められるように、実務で役立つポイントを丁寧にまとめます。

この記事でわかること

• 在職証明書の用途と必要な場面
• 記載すべき主な項目と記入例
• Wordテンプレートの入手方法と使い方
• 無料テンプレート配布サイトの例と注意点
• 在職証明書と類似書類の違い、よくある質問

想定読者

• 会社の人事・総務担当者
• 退職・転職活動中の方
• 各種手続きで在職証明が必要になった方
  専門用語はできるだけ使わず、実務で使える情報を中心に説明します。

読み進め方

各章で具体的な例とテンプレートの使い方を順に解説します。必要な章だけを参照してもわかるように作っています。まずは次章で「在職証明書とは？」からご覧ください。

在職証明書とは？用途と必要な場面

定義

在職証明書は、従業員が現在あるいは過去にその会社に在籍していた事実を会社が証明する書類です。勤務先が正規に発行する公的性のある文書で、従業員の身分や勤務歴を証明します。

主な用途（具体例）

• 転職時の提出：採用先が在籍・退職時期や役職を確認します。
• 金融機関の審査：ローンやクレジットカードの審査で収入や雇用の安定性を確認します。
• 賃貸契約：家主が入居者の勤務先を確認するために求めます。
• 保育園・学校の申込：保護者の就労状況を示す資料として使います。
• 在留資格申請（外国人）：在職証明は在留資格取得や更新で重要です。
• 退職者の勤務歴証明：再就職や年金手続きで過去の勤務を示します。

用途によって異なる点

用途で必要な記載項目や書式が変わります。例えば、ローン申込なら雇用形態や年収の記載が重要です。入学・保育申込では就労日数や勤務時間の記載が求められることがあります。公的申請では会社の正式な社印や発行担当者の署名が必須になる場合が多いです。

発行の流れと注意点

発行は総務や人事が担当します。本人が依頼し、提出先の用途を伝えると必要項目を反映できます。原本の提出を求められる場面があるため、会社での押印・署名を確認してください。内容に誤りがあれば速やかに訂正を依頼することをおすすめします。偽造防止のため、発行日や担当印の有無を確認してください。

在職証明書に記載すべき主な項目

基本情報

• 氏名：フルネームを正式表記で記載します（例：山田 太郎）。
• 生年月日：西暦・和暦どちらかで統一します。
• 住所：現住所を記載します。

雇用情報

• 入社年月日：入社日を正確に記載します。
• 勤続年数：入社日からの在籍期間を明記します（例：在職期間：2018年4月〜現職）。
• 勤務時間・就労形態：フルタイム・パート・契約などと勤務時間（例：9:00〜17:30）を記載します。
• 職種・役職：担当業務と役職名を明確にします（例：営業部／主任）。
• 勤務地：主な勤務先や支店名を記載します。

会社情報

• 作成日：書類発行日を明記します。
• 会社名・会社住所：正式な社名と本社（または発行元）の住所を記載します。
• 代表者名：代表取締役などの氏名を記載します。
• 社印：押印が必要な場合は社印を押します。

用途に応じて追加する項目

• 給与支給総額：住宅ローンやビザ申請で求められることがあります。
• 雇用期間の条件：有期契約の終了日など。
• 備考：在職中の業務内容の詳細や休職の有無などを補足します。

どの項目を入れるかは用途で決まります。提出先の指定があれば、それに従って記載してください。

在職証明書テンプレート（Word形式）の入手方法

概要

多くのビジネス向けテンプレート配布サイトで、在職証明書のWordテンプレートを無料で入手できます。Word形式は編集しやすく、会社ロゴや署名欄を簡単に差し替えられます。

主な入手先の例

• Bizテンプレートラボ：Word／Excel／PDF／Googleドキュメント形式でダウンロード可能。会員登録不要で手早く使えます。
• bizocean：見本が豊富で用途別に選べます。フォーマットの種類が多いです。
• template-free.biz：シンプルな雛形が揃っています。編集しやすいデザインが特徴です。
• マネーフォワードなど給与計算系サイト：給与や勤怠データと合わせて使える雛形を提供しています。

ダウンロード時の確認ポイント

1. ファイル形式がWord（.docx）か確認する。
2. サンプルプレビューで必要な項目があるか確かめる。
3. 会員登録や有料版の有無、商用利用の可否を確認する。
4. 透かしや広告が入っていないか注意する。

ダウンロード〜利用の手順（簡潔）

1. サイトでテンプレートを検索（例：「在職証明書 Word 無料」）。
2. プレビューでフォーマットを確認しダウンロード。
3. Wordで開き、会社名・氏名・期間などを編集。
4. 保存してPDF化するか印刷して使用する。

注意点

• 個人情報を含むため、編集前に不要なサンプル情報を削除してください。
• 会社の様式が決まっている場合は、テンプレートを社内承認のうえで使いましょう。

テンプレートの使い方・記入のポイント

ダウンロード前の準備

• 用意するもの：氏名（フリガナ）、雇用開始日・終了日（在職中は「在職中」）、正式役職名、雇用形態、会社の正式名称・住所・電話番号、発行担当者名・印影。

基本の記入手順

1. 氏名は戸籍や社員台帳と同じ表記にする。
2. 在籍期間は「YYYY年M月D日〜YYYY年M月D日」か「YYYY年M月D日〜在職中」と統一する（例：2020年4月1日〜在職中）。
3. 役職は正式肩書きを記載。兼務がある場合は主要な役職を明記。
4. 作成日を必ず記入する（提出先が有効期限を求めることがあるため）。
5. 会社情報と発行担当者名を明記し、押印または署名を行う。

印刷・PDF化のポイント

• 印刷前に誤字脱字、日付の整合性を最終確認する。
• PDF化する際はスキャンの濃さや余白をチェックし、社印が見えづらくならないようにする。

初めて作る方へのアドバイス

• 解説付きテンプレートや記載例を使うと迷わず完成できます。
• 内容に不安がある場合は総務や人事に確認してから発行しましょう。

在職証明書の無料テンプレート配布サイト例

以下は代表的な無料テンプレート配布サイトと、それぞれの特徴・活用のコツです。

Bizテンプレートラボ

• 特徴：Word・PDF・Excelなど多形式で提供。シンプルな体裁で使いやすい。
• 用途：企業の正式な書類としてそのまま提出できることが多い。
• コツ：社名や住所などを置き換え、フォントと余白を確認して保存してください。

template-free.biz

• 特徴：アルバイト・パート用など雇用形態別のテンプレートがあり、記載例つきで分かりやすい。
• 用途：短期雇用や非正規雇用の在職証明に便利。
• コツ：記載例を参考に、勤務形態や勤務時間を正確に入力しましょう。

bizocean（ビズオーシャン）

• 特徴：罫線入りのデザインが多く、ダウンロードが簡単。テンプレート数が豊富。
• 用途：見栄えを整えたい場合におすすめ。
• コツ：罫線の有無や用紙サイズを確認してから印刷してください。

マネーフォワードクラウド給与

• 特徴：給与担当者向けに最適化されたテンプレートを提供。給与情報の整合性が取りやすい。
• 用途：給与証明や年収の明示が必要な場合に便利。
• コツ：個人情報の取り扱いに注意し、必要最小限の情報を記載してください。

ダウンロード前にはファイル形式と利用規約を確認し、社内の押印や署名ルールに合わせて編集してください。

在職証明書と類似書類の違い

概要

在職証明書とよく混同される書類には、在籍証明書、退職証明書、就労証明書などがあります。見た目は似ていても、目的や記載項目に違いがあるため、用途に応じた確認が大切です。

主な書類と違い（わかりやすい例付き）

• 在職証明書：現在その会社で働いていることを証明します。例）住宅ローンやクレジット審査で提出。
• 在籍証明書：社内の籍があることを示します。長期休職中でも在籍扱いなら発行可能なことがあります。例）社内制度の適用確認や手続き用。
• 退職証明書：退職日や在籍期間など、退職済みであることを証明します。例）転職先の手続きで提出。
• 就労証明書：実際の勤務状況や労働条件（勤務時間、職種、給与など）を示す書類です。例）ビザ申請や労働紛争で使用。

実務上の注意点

• 提出先が指定する書類名や様式を必ず確認してください。提出先が「在職証明書」を求めているのに別の名称で出すと受理されないことがあります。
• 発行時は会社の正式なレターヘッド、担当者の署名・捺印、発行日を用意すると安心です。

以上を踏まえ、用途に合わせた書類を選び、必要事項が揃っているかを事前に確認してください。

よくある質問・注意点

はじめに

テンプレートは多くの配布サイトで自由に編集できます。Wordで作成後にPDF化してメール提出するのが一般的です。以下はよくある質問と注意点です。

よくある質問（Q&A）

• Q: テンプレートをそのまま使って良いですか？
  A: 基本的に使えますが、提出先が指定する形式や必須項目があるか事前に確認してください。

• Q: 電子署名や押印は必要ですか？
  A: 提出先によります。公的機関は押印を求めることがあります。企業間では電子署名や社印画像で対応できることもあります。

• Q: PDFに変換するとレイアウトが崩れます。対処法は？
  A: フォントを埋め込むか、使用フォントを一般的なものに変えてください。プレビューで必ず確認しましょう。

注意点

• 個人情報は必要最小限に留め、不要な項目は削除してください。個人情報保護に配慮することが重要です。
• 発行日は正確に記入し、発行者の連絡先を明記しましょう。問い合わせに迅速に対応できます。
• 追記や訂正は訂正印や再発行で対応するのが安心です。勝手に手書き修正すると受理されないことがあります。
• 無料テンプレートは便利ですが、会社固有の書式や必須文言が抜けている場合があります。事前にチェックしてください。

以上を確認すれば、テンプレートの利用と提出がスムーズになります。

まとめ

ここまでで在職証明書の目的、記載項目、テンプレートの入手・活用方法、類似書類との違い、注意点を説明しました。まとめると、次の点が大切です。

• テンプレートは無料で入手しやすく、用途に合わせてカスタマイズできます。提出先の指定に沿って修正してください。
• 必須項目（会社名、所属・役職、在職期間、作成日、発行者の氏名・捺印）は正確に記入します。給与や雇用形態は求められた範囲だけ記載しましょう。
• 書式や提出方法（原本・コピー、電子ファイル）は事前に確認します。誤字や日付の不一致がないか必ず見直してください。
• 見本や記入例を参考にすると、初めてでも短時間で正式な証明書を作成できます。
• 社内の発行手続きに従い、発行日と連絡先を明記し、コピーを保管してください。

これらを守れば、目的に合った信頼できる在職証明書が作れます。不明点は人事担当者に相談してください。