在職証明書と保育園転職で押さえるべきポイント全解説

2025 10/29

はじめに

保育士として職場を変えるとき、「在職証明書」は思っているより重要な書類です。本書は、保育園への転職に必要な在職証明書について、役割・提出理由・取得方法・取得できない場合の対処法まで、わかりやすく丁寧に解説します。

目的

転職先が在職状況を確認するときに使う書類の意味を理解する
取得手順や注意点を知り、転職活動をスムーズに進める

誰に向けた内容か

現職の保育士で転職を考えている方
転職支援をする保育士・事務職の方

読み方のポイント

実務で使える具体例や、手続きの順序を中心に説明します。まずは在職証明書がどんな場面で求められるかを理解し、その後に取得方法や代替手段を順に確認してください。安心して次の一歩を踏み出せるよう、実用的な情報を丁寧にお伝えします。

在職証明書とは何か？

概要

在職証明書は、保育士が前の保育園でどのくらい働いたかを正式に示す書類です。勤務証明書や就労証明書と呼ばれることもあります。認可保育園への転職で、勤務経験を確認するために求められることが多いです。

記載される主な項目

勤務期間（入職日・退職日）
雇用形態（正社員・契約・パートなど）
職務内容（担当クラスや役職）
勤務時間や週の勤務日数（必要な場合）
発行日と発行者の署名・捺印

誰が発行するか

前職の園長や事務担当者が発行します。正式な書類なので、園の代表印や署名が付くことが一般的です。

複数回転職した場合

転職経験が複数あるなら、それぞれの認可保育園に対して在職証明書を依頼します。各園の勤務実績を個別に証明する必要があります。

補足（よくある疑問）

給与明細や雇用契約書で代用できる場合もありますが、採用先が在職証明書を指定することがあります。提出前に採用担当に確認すると安心です。

転職活動で在職証明書が必要な理由

目的：客観的な勤務実績の証明

在職証明書は、在籍期間や職種、勤務形態などを第三者が確認できる書類です。保育士の場合、自治体が経験年数に応じて認可保育園へ補助金（処遇改善加算など）を支給する仕組みがあり、転職先は客観的な勤務期間の証明を求めます。書類があることで勤務期間や経験の信頼性が高まります。

採用側が照合する理由

採用担当者は履歴書や職務経歴書との整合性を確認します。応募条件に「経験年数」が明記されている場合、証明書がなければ採用基準を満たしているか判断できません。面接だけで判断すると主観が入るため、書面での裏付けを重視します。

事務手続きや待遇決定のための必要性

園側は補助金の申請だけでなく、給与や配置、研修計画の決定にも経験年数を使います。正確な情報がなければ適切な処遇ができないため、在職証明書を提出してもらうことが多いです。

応募者ができること

転職を考えたら早めに前職へ在職証明書の発行を依頼しましょう。発行に時間がかかることもあるので、内定が出る前に準備しておくとスムーズです。もし取得が難しい場合は、採用担当に事情を説明して代替書類で対応できるか相談してください。

在職証明書が必要なケース・不要なケース

必要なケース

認可保育園へ転職する場合
認可園は実務経験の確認や、運営費補助・処遇改善加算の適用に在職証明書を求めることが多いです。職歴や勤務日数を正確に把握するため、ほぼ必須と考えてください。
実務経験を証明したいとき
経験年数や担当クラスを示す必要がある場合、在職証明書が有力な証拠になります。昇給やポジションの判断材料にも使われます。

不要なケース

認可外保育園でしか勤務していなかった場合
転職先が認可外または小規模園で、書類提出を求めないことがあります。この場合は不要となることが多いです。
転職先が提出を求めていない場合
応募時に明確に求められていなければ、必ずしも用意する必要はありません。面接や内定後に改めて求められることがあります。

補足・注意点

内定後に提出を求められるケースが多いため、手元に準備しておくと安心です。
在職証明書が必須かどうか迷ったら、応募先の人事担当者や募集要項で確認してください。代替として給与明細や雇用契約書を認める場合もあります。

在職証明書の取得方法

依頼先と準備

まず、在職証明書は勤務した保育園（認可保育園）に依頼します。何度も転職している場合は、過去に勤務したすべての園に発行を頼む必要があります。事前に氏名、在職期間、雇用形態、連絡先を整理しておきます。

依頼方法（手順）

電話で連絡して発行可否と担当者を確認します。対応時間や必要書類を聞きましょう。
郵送を希望する場合は、依頼文を同封します。園によっては窓口で直接受け取れます。
受取時は本人確認書類や印鑑が必要になることがあります。期限を最短にするため、連絡は早めに行ってください。

郵送での同封物（例）

依頼文（氏名・在職期間・送付先住所・連絡先を明記）
返信用封筒（宛先と切手を貼る）
本人確認書類のコピー（求められた場合）

退職時の保管と廃園の場合の対処

退職時に在職証明書をもらうかコピーを保管しておくと安心です。もし園が廃園になって取得できない場合は、市区町村の担当窓口に相談するか、給与明細や労働契約書を代替書類として用意しておきましょう。早めの準備が重要です。

在職証明書がもらえない・取得できない場合の対処法

概要

在職証明書が手に入らないときは、事前の準備と代替書類の提示で対応できます。ここでは具体的な対処法をわかりやすく説明します。

退職前にできる予防策

退職時に必ず在職証明書をもらい、紙と電子で保存してください。コピーは複数保存すると安心です。
園が法人の一部であれば、本部に在職記録が残っているか確認します。

取得できない場合の対応

保育園が廃業して発行できない場合は、まず転職先や自治体に状況を説明し、代替書類で認めてもらえないか相談します。
前園の園長や同僚に連絡し、勤務を証明してくれる推薦状や署名入りのメモをもらえるか確認します。

代替書類の例（提示しやすい順）

雇用契約書の写し（雇用期間や役職が分かる）
給与明細・源泉徴収票（勤務の実績を示す）
雇用保険関係の記録、健康保険の加入履歴
出勤簿やタイムカードの写し
前職の上司や同僚の推薦状や連絡先（事情を説明できる人物）

転職先への説明方法

いつ、どのくらいの期間、どんな業務をしていたかを簡潔にまとめ、証拠書類を添えて提出します。
相手が不明点を持った場合は、連絡先を示して照会を受けられる体制を整えておきます。

最後に

在職証明書は退職時に受け取るのが最も確実です。難しい場合でも、代替書類と誠実な説明で対応できます。早めに準備し、記録を残しておくことをおすすめします。

在職証明書の記載項目と利用シーン

記載項目（よくある項目）

会社名・部署名・所在地：発行元が分かる基本情報。
氏名・生年月日：本人確認に使います。
勤務期間：入社日と在職中なら「在職中」と明記します。
雇用形態：正社員・契約社員・パートなど。
勤務時間・勤務日数：フルタイムかパートかの判断材料になります。
職務内容：実際の業務や役職を簡潔に記載します。
給与・手当（必要な場合）：住宅ローンなどで求められることがあります。
発行日・発行者の署名または押印：証明力を高めます。

利用シーン（主な例）

転職活動：面接や雇用条件確認で提出を求められます。
保育園・学童保育の入園申請：保育の必要性を示すために使います。
住宅ローン・賃貸契約：収入確認や在職確認のために提出します。
公営住宅の申込や各種手当の申請：在職状況の証明が必要です。
配偶者の扶養手続き：被扶養者となるための証明として使います。

利用時の注意点

目的ごとに必要な項目が異なるため、事前に確認してください。
給与など機微情報は企業によっては記載できない場合があります。
多くの場面で原本を求められるので、余分に発行しておくと便利です。
在職中に転職活動で使う場合は、社内の取り扱いをあらかじめ確認すると安心です。

保育士の転職活動のポイント

在職証明書は早めに準備

在職証明書は余裕をもって準備します。退職前に必要になることが多いので、1〜2か月前を目安に人事や園長に相談すると安心です。例：次の職場の応募書類や入職手続きで求められることがあります。

転職活動の進め方（実務的なポイント）

応募先に合わせて書類を整理します。保育経験や担任歴、資格の有無を明確にまとめておくと面接で伝わりやすいです。勤務時間やシフトの希望も具体的に考えておくと交渉がスムーズです。

転職エージェントや専門サービスの活用

保育士専門の転職エージェントは在職証明書取得の相談やテンプレート提供、企業との調整を代行してくれます。匿名で求人を紹介してくれるサービスもあるため、在職中の情報管理がしやすいです。

面接や書類での注意点

在職中に応募する場合は、園側に転職活動を知られたくない旨を最初に伝えます。電話や面接の時間調整は業務に支障が出ないよう配慮してください。書類に虚偽がないよう正確に記載します。

まとめ

保育士の転職で在職証明書は、実務経験を正式に示す大切な書類です。早めに取得方法や必要書類を確認し、転職活動の流れに組み込んでおくと安心です。

取得のポイント：まずは勤務先の人事や総務に依頼します。発行手続きに日数がかかることが多いので、在職中に余裕を持ってお願いしましょう。丁寧に依頼すれば協力を得やすくなります。
取得できないとき：どうしても発行が難しい場合は、給与明細や雇用契約書、同僚の推薦状などで代替する方法を検討します。転職先や自治体に早めに相談すると対応策を提案してもらえます。
保管と提出：原本は大切に保管し、提出前に記載内容に誤りがないか確認してください。コピーを取っておけば再提出時に便利です。

在職証明書を準備しておくことで、選考や手続きがスムーズになります。不安があれば、転職エージェントや自治体の窓口に相談しましょう。