在職証明書とPDFの作成方法や申請手順を詳しく解説

2025 10/26

はじめに

この記事では、在職証明書のPDF形式テンプレートの入手方法、書き方、申請・発行手順をわかりやすく解説します。

対象となる場面：転職活動、保育園や学校への提出、住宅ローンやカード申し込み、自治体手続きなど、幅広い用途に対応します。
想定読者：書類を手早く用意したい個人の方、発行業務を効率化したい企業の人事・総務担当者の方を想定しています。具体例を交えて、実務で使えるポイントを丁寧に説明します。

本記事を読み進めることで、PDFテンプレートの安全な入手先や記載項目の注意点、発行時の手続きフローが一通り身につきます。初めて在職証明書を作成する方でも迷わないよう、図表ではなく実際の手順を中心に、すぐ使える実践的な情報を提供します。次章からは、在職証明書とは何かを具体的に見ていきます。

在職証明書とは何か

定義

在職証明書は、企業や団体が従業員の「現在その組織に在籍している」ことを公式に証明する文書です。会社名・担当部署・役職・在籍期間などが記載され、発行元の捺印や署名が付くことで正式な証明になります。

主な用途（提出先と具体例）

転職時の内定手続きや入社手続きの確認
保育園・幼稚園の入園申請での就労証明
住宅ローンや賃貸契約の審査での収入・勤務確認
行政手続き（扶養や助成金の申請）

具体例として、保育園へ提出する際は勤務日数や勤務時間が注目されます。ローン審査では在籍の継続性が重視されます。

記載される主な項目

氏名、所属部署、役職
在籍期間（入社日、継続中であれば「在職中」と明記）
勤務形態や労働時間（必要な場合）
会社名、所在地、発行日、発行者の氏名・捺印

なぜ必要か

機関側が本人の就業状況を第三者の立場で確認するためです。雇用の事実や継続性があるかを確かめることで、手続きの正確性を高めます。

留意点

発行には会社の承認が必要です。内容に誤りがあると手続きが滞るため、提出前に記載事項を確認してください。必要に応じて、発行日や捺印がある正式な書式を求められます。

PDF形式の在職証明書テンプレートが必要な理由

1) どこでも開けて見やすい

PDFはパソコンやスマホ、会社の端末でも同じ見た目で表示されます。書式が崩れにくく、印刷しても体裁が整います。保育園の申請書や自治体の提出書類など、見た目の統一が求められる場面で便利です。

2) 公式様式がPDFで配布されることが多い

多くの企業や自治体は、指定の様式をPDFで配布します。公式サイトからダウンロードできるため、間違いのない書式をそのまま使えます。例えば保育園申請や住民サービスの手続きで指定がある場合、PDFを利用するとスムーズです。

3) 編集と保存がしやすい

記入欄が埋められる「記入式PDF」は、パソコンで直接入力して保存できます。手書きで記入した場合でも、スキャンしてPDFにすると提出しやすくなります。原本を保管しながら電子データも残せる点が便利です。

4) 信頼性とセキュリティ面

PDFは署名やパスワード設定に対応するものもあり、改ざん検知や閲覧制限を付けられます。重要な証明書を扱う際に役立ちます。

使い方のポイント

必ず公式が指定する様式か確認し、入力後はPDFの見え方をチェックしてください。印刷して押印が必要な場合は、押印後にスキャンして保存しておくと後で便利です。

在職証明書PDFテンプレートの入手方法

公式サイトからダウンロード

多くの自治体や教育委員会は、在職証明書のPDFテンプレートを公式サイトで配布しています。例として茨木市教育委員会、大阪府、大津市、豊島区、富山県などがあります。まず勤務先所在地の市区町村や関係機関のページを確認してください。公式配布は様式が公的手続きに合致しているメリットがあります。

テンプレート配布サイトを利用する

BizTemplateLabのようなテンプレート配布サイトでも、無料かつ登録不要でシンプルな在職証明書PDFを入手できます。複数の様式を比較でき、ダウンロード後に編集して使いやすい点が利点です。

入手時の確認ポイント

目的に合った様式か（提出先の指定がないか）
必要項目が揃っているか（氏名、勤務先、雇用期間、役職など）
PDFが編集可能（fillable）か、または印刷して記入する仕様か
配布元が信頼できるか

ダウンロードと保存のコツ

公式サイトや配布サイトからダウンロードしたら、ファイル名をわかりやすくしてバックアップを取ってください。編集する場合は元ファイルを別名で保存し、改変前の原本を残すと安心です。

在職証明書PDFの記載項目と書き方

必須記載事項

本人情報：氏名、住所、生年月日（例：山田太郎、東京都○○区、1985年5月10日）
会社情報：会社名、所在地、代表者名（例：株式会社〇〇、東京都千代田区、代表取締役　鈴木一郎）
勤務情報：在籍期間（入社年月日と在籍終了日または「在職中」）、役職、雇用形態（正社員・契約社員など）
その他：書類作成日、発行者名（担当部署・担当者）、会社印または代表者印

任意で記載できる項目

勤務時間（例：9:00〜18:00）や勤務形態（シフト制など）
給与（年収または月給）や手当の有無（提出先が求める場合）
休暇取得状況や異動歴、所属部署

書き方のポイント

正確な情報を記載する：日付や氏名は住民票や雇用契約書と一致させます。誤字脱字を避けるため二重チェックを行います。
発行年月日・発行者情報を必ず明記する：提出先で有効性を判断する重要な情報です。
用途に応じた項目の追加・削除：住宅ローンやビザ申請など用途に応じて給与や勤務時間を追記します。不要な個人情報は記載しないでください。
署名・押印：PDFでもスキャン印影や電子署名を添付して信頼性を高めます。

簡単な文例（テンプレート）

「本人　山田太郎は、当社に2018年4月1日より在職しており、現在は営業部長（正社員）として勤務しております。発行日：2025年10月26日。株式会社〇〇　代表取締役　鈴木一郎」

注意点

提出先の指定書式がある場合はそれに従ってください。
給与など敏感な情報は本人同意のもとで記載します。

上記を参考に、読みやすく正確な在職証明書を作成してください。

在職証明書PDFの申請・発行手順

事前準備

申請前に必要書類を確認します。一般的には申請書（ダウンロード可）、本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードの写し）、場合によっては同意書や手数料が必要です。テンプレートを用意しておくと手続きが速くなります。

自治体・公的機関の場合

公式サイトから申請書をダウンロードします。
必要事項を記入し、本人確認書類の写しを添付します。
郵送または窓口持参で提出します。窓口は予約制のことがあるので事前に確認します。
発行まで通常2～3週間かかることが多いので、余裕をもって申請してください。

企業（人事・総務）での流れ

人事・総務担当へメールや文書で発行依頼を出します。依頼内容は氏名、在職期間、宛先（提出先）などを明記します。
指定のテンプレートがあれば自社で記入・押印します。テンプレートがない場合は依頼文を添えて作成依頼してください。
発行はPDFでの電子発行か、紙での受領になります。電子発行の場合はメール添付や専用システムで受け取ります。

注意点と受け取り後の管理

発行日や担当者名を確認します。内容に誤りがあればすぐに訂正を依頼します。PDFを受け取ったらバックアップを取り、紙を受け取ったら折れや汚れがないか確認して保管します。

デジタル化・効率化の動向

背景

近年、人事労務システムの導入が進み、在職証明書の作成・発行が効率化しています。従来の手作業に比べ、入力ミスの削減や発行速度の向上が期待できます。

自動生成と即時発行

多くの企業が従業員情報を一元管理し、テンプレートに当てはめてPDFを自動生成します。例えば、勤務期間や役職をデータベースから読み出して即時にPDFで出力する仕組みが一般的です。これにより申請から受け取りまでの時間を大幅に短縮できます。

電子署名と法的有効性

電子署名を付与したPDFは、真正性と改ざん防止の観点で優れています。公的な場面でも受け入れられるケースが増えており、紙の押印に代わる方法として実用性が高まっています。

導入時の注意点

システム連携、本人確認の方法、保存期間やログ管理などを事前に整備してください。セキュリティ対策やバックアップも重要です。運用ルールを明確にするとトラブルを防げます。

今後の見通し

ペーパーレス化とAPI連携が進み、さらに迅速で安全な発行が普及すると見込まれます。業務効率化の効果を実感しやすい分野の一つです。

注意点とよくある質問

主な注意点

提出先の指定様式がある場合は必ず従ってください。自治体や金融機関などは独自のフォーマットを求めることが多いです。
本人確認書類の提示や写しの添付を求められることが多いです。身分証明書やマイナンバーの扱いは提出先の指示に従ってください。
発行には数日〜数週間かかる場合があります。余裕を持って申請してください。
用途ごとに必要項目が違います。貸与・在籍証明・年収記載など、何を証明するかを事前に確認してください。
署名や社印（押印）の有無、原本提出の要否は提出先で確認してください。PDFで提出できる場合でも、原本を求められることがあります。

よくある質問（Q&A）

Q: 誰が発行できますか？
A: 通常は人事・総務担当者や代表者が発行します。会社の規定に従ってください。

Q: 発行手数料はかかりますか？
A: 企業によって異なります。無料で発行する場合もあれば手数料を取ることもあります。

Q: 代理申請は可能ですか？
A: 会社ごとに対応が異なります。委任状や本人確認書類が必要になる場合があります。

Q: 電子署名やPDFでの提出は有効ですか？
A: 提出先の受け入れ基準に依存します。事前に確認してください。

必要な準備や不明点があれば、発行元の人事・総務に早めに相談してください。

まとめ

在職証明書PDFは、給付金申請・ローン審査・ビザ申請など幅広い手続きで役立つ基本書類です。公式サイトやテンプレート配布サイトから無料で入手できますし、雛形を用意しておけば準備が速くなります。

入手と準備: 公式・社内フォーマットを確認し、PDFテンプレートをダウンロードします。必要事項は氏名、所属、在職期間、役職、発行日などです。
記入と発行: 正確に記入し、必要なら社印や署名を付けます。電子署名やデジタル発行に対応する企業も増えています。
提出前の確認: 提出方法（郵送・窓口・アップロード）、追加書類、発行日からの有効期限を確認してください。提出先が指定する形式があれば従いましょう。
注意点: 記載ミスや旧姓・異表記があると手続きが滞るため、本人確認書類と照合して整えます。急ぎの場合は発行日を早めに依頼し、発行までの日数を確認してください。

最後に、わからない点は人事担当や提出先に早めに相談してください。正しい書類準備が手続きの成功につながります。