はじめに
本ドキュメントの目的
このドキュメントは、在職証明書の基本をわかりやすくまとめたガイドです。発行が必要な場面や記載すべき項目、発行手順、Wordテンプレートの使い方、発行依頼文の書き方、申請時の注意点まで、一通り理解できるように構成しています。
対象読者
・会社員や契約社員で在職証明書が必要な方
・人事担当者として発行業務を行う方
・転職やローン、ビザ申請など手続きに不安がある方
本章の役割
まずは全体の流れと本書の使い方を示します。各章は順を追って読めば、初めての方でも手続きをスムーズに進められるように作りました。
読み進め方のポイント
必要な箇所にすぐ戻れるよう、テンプレートや例文はダウンロード・コピーペーストできる形式で示します。まず第2章で在職証明書の意味を押さえ、その後に実務的な手順へ進んでください。
在職証明書とは何か
定義
在職証明書は、ある企業・組織に在籍している事実を証明する書類です。就業証明書、雇用証明書、勤務証明書と呼ばれることもあります。主に第三者に「その会社で働いている」と示すために使います。
主な記載項目
- 氏名・住所・生年月日：本人確認のため。例：山田太郎（1990年1月1日）
- 入社年月日：在籍の開始日を明示します。
- 雇用形態：正社員、契約社員、パートなど
- 勤務地・勤務日数・勤務時間：働き方を示します。
- 職種・業務内容・役職：担当業務や職位を記載します。
- 給与情報：月額または年間総支給額（必要時）
使われる場面（具体例）
- 転職先への提出
- 住宅ローンや賃貸契約の審査
- 各種手続きや補助金申請
発行元と注意点
通常は人事部や総務が発行します。発行日や発行者の署名、社印があると正式性が高まります。提出先の指定がある場合は、記載項目や書式を事前に確認して申請してください。
在職証明書の発行手順
従業員の準備
まず、提出先（例：住宅ローン、ビザ申請、銀行）の必要記載項目を確認します。記載例としては勤務先名、所属部署、役職、雇用期間、雇用形態、給与の有無などです。提出先が指定の様式を求める場合はその用紙を用意します。依頼時には申請理由と提出期限、返送方法（直接受取・郵送・窓口受取）を明記します。
会社（人事・総務）の対応
会社側は依頼内容に基づき、正しい様式で作成します。人事担当は本人確認（社員番号や身分証の提示）を行い、必要事項を正確に記入します。社印や担当者署名が必要な場合は忘れずに押印します。発行は原則迅速に行い、郵送やPDF送付など依頼者の希望に合わせます。
自治体へ申請する場合
自治体の様式があるときは所定用紙に記入し、返信用封筒と本人確認書類の写しを同封して郵送します。窓口申請が可能な場合は事前に必要書類を確認し、受付時間に訪問してください。
発行までの期間と注意点
一般に発行には約1〜2週間かかります。急ぎの場合はその旨を明確に伝え、可能なら担当者に直接確認してください。記載ミスがあると再発行が必要になるため、受取後に内容を必ず確認してください。
在職証明書のWordテンプレート
概要
Word形式のテンプレートは、パソコンで簡単に編集・印刷できるため便利です。多くの自治体や企業が公式サイトで配布しています。例えば大阪府では在職証明書等発行依頼書のWordファイルがダウンロード可能です。
入手先と例
- 自治体の公式サイト（ダウンロードページ）
- 勤務先の人事・総務が用意する様式
- インターネット上のテンプレート配布サイト
例：”在職証明書_template.docx” のようなファイル名で配布されます。
必須記載項目（例）
- 氏名
- 勤務期間（入社日〜在職中または退職日）
- 所属（部署名・役職）
- 雇用形態（正社員・契約社員など）
- 発行日、発行者の氏名・連絡先
- 会社印や署名欄（必要な場合）
使用時のポイント
- 様式に指定がなければレイアウトは自由ですが、上記の必須項目は必ず入れてください。したがって、入力漏れがないかチェックリストを用意すると安心です。
- Wordのスタイル機能を使い、フォントや行間を統一すると見栄えがよくなります。
- 修正や再利用を考え、元ファイルは「テンプレート(.dotx)」として保存すると便利です。
印刷・提出の注意
- 捺印や原本提出が求められる場合は、印刷後に会社印や署名を忘れずに。提出先の指定様式があるか事前に確認してください。
在職証明書発行依頼文の書き方・例文
在職証明書の発行依頼文は、メール・郵送どちらでも同じ構成で作成します。以下の要素を順に盛り込むと、相手に伝わりやすくなります。
- 作成年月日：文書の先頭に記載します。
- 宛名：担当者名や部署名を明確に書きます。分からない場合は「人事ご担当者様」など。
- 要件：件名や最初に「在職証明書発行のお願い」と明記します。
- 前文：自己紹介（氏名・所属）と証明書が必要な目的を簡潔に書きます。
- 主文：発行を依頼する具体的事項（必要枚数、使用期限、送付方法、提出先）を記載します。
- 末文：お礼と連絡先、対応期限があれば記載します。
- 依頼者情報：氏名、所属、社員番号（あれば）、電話番号、メールアドレス。
例文（メール向け）
件名：在職証明書発行のお願い（山田太郎）
本文：
いつもお世話になっております。営業部の山田太郎（社員番号1234）です。今回、住宅ローン申請のため在職証明書が必要になりました。お手数ですが、在職証明書を1通ご発行いただき、PDFでメール送付または郵送でお送りいただけますでしょうか。提出期限は○月○日です。ご不明点があれば下記までご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
山田太郎
営業部
電話：090-xxxx-xxxx
メール：taro@example.com
郵送文は同様の内容を紙にまとめ、封筒の宛名と必要な切手を添えて送ります。簡潔で礼儀正しい表現を心がけると対応がスムーズです。
在職証明書の申請時の注意点
まず確認すること
在職証明書は提出先ごとに求める記載内容や様式が異なります。提出先の要件を事前に確認し、指定の様式や必要項目があればそれに従ってください。
必要書類の準備
よく求められるもの：在職証明書の申請書（会社指定があればその様式）、本人確認書類の写し（運転免許証やマイナンバーカードなど）、返信用封筒（切手と宛先記入）、手数料（必要な場合）。これらを漏れなく揃えます。
記載漏れを防ぐポイント
氏名・生年月日・社員番号・部署・役職・在職期間・発行理由・発行日・発行者の署名または社印など、提出先が必須とする項目をチェックリストで確認してください。書式の指定がある場合、フォントや押印位置も確認します。
受け取りと期限管理
発行には数日から数週間かかることがあります。余裕を持って申請し、いつ頃受け取れるか担当部署に確認しておきます。急ぎの場合は理由を伝え、優先対応が可能か相談します。
提出後の確認とトラブル対応
届いた書類に不備があれば再発行が必要になります。届いたらすぐ内容を確認し、不備があれば速やかに連絡してください。返信用封筒を同封し忘れると返送が遅れます。
よくあるミス
・様式が違う・押印や署名がない・在職期間の記載ミス・本人確認書類の期限切れ。チェックリストで最終確認を行ってください。
まとめ
在職証明書は、転職やローン、各種手続きで求められる大切な公的書類です。本記事で説明したように、発行依頼の書き方やWordテンプレートの活用、申請手順を把握しておけば準備がスムーズになります。
- 発行前に確認すること：在籍期間・役職・所属部署・発行日・用途の明記。誤字や日付のズレがあると手続きが遅れます。
- テンプレートの利点：項目が整っているので記入漏れを防げます。Word形式なら編集や保存が簡単です。
- 依頼時のポイント：目的と提出先を明確に伝え、受取方法（郵送・手渡し）と処理期間を確認してください。
最後に、発行後はコピーを保管し、必要なら人事に連絡して再発行の手順を確認しておきましょう。丁寧に準備すれば手続きは確実に進みます。
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