はじめに
「在職証明書と就労証明書の違いがわからない……」と悩んでいませんか？
この記事では、在職証明書と就労証明書の意味や使い分けについて、やさしく丁寧に解説します。両者はどちらも「会社で働いていること」を証明する書類で、実務ではほぼ同じ扱いを受けることが多いです。併せて、勤務証明書・雇用証明書・在籍証明書といった類似書類との違いもわかりやすく説明します。
用途や提出先によって呼び方や様式が異なることがありますので、必要なときは提出先の指定様式を必ず確認してください。本記事を読めば、どの書類を用意すればよいか迷わず判断できるはずです。
在職証明書とは何か
定義と目的
在職証明書は、本人が企業に現在在籍している、または過去に在籍していた事実を会社が証明する書類です。転職先の採用手続き・各種融資・公的手続きなどで提出を求められることが多いです。第三者に勤務の事実を正式に示すために使います。
誰が発行するか
通常は人事・総務部門が発行します。窓口や社内の申請フォームを通じて依頼します。個人で作成する場合は会社の署名または押印がないと効力が弱くなります。
主な記載項目（例）
- 氏名
- 所属部署・役職
- 雇用期間（入社日・在職中は「在職中」と記載）
- 雇用形態（正社員・契約社員・派遣など）
- 発行日、発行者の氏名・連絡先
必要に応じて業務内容や勤務日数を追加することがあります。
発行の流れと注意点
- 申請（メールや専用フォーム）
- 人事による確認（在籍状況や雇用契約の照合）
- 発行（書面または電子データ）
提出先の指定書式がある場合は事前に伝えておくと手続きがスムーズです。個人情報の扱いに配慮し、不要な情報は記載しないようにしましょう。
就労証明書とは何か
概要
就労証明書は、会社で実際に働いていることを示す書類です。在職証明書とほぼ同じ意味・内容で使われます。保育園の入園申請や各種行政手続きで、保護者が就労していることを証明する場面でよく求められます。
主な用途
- 保育園や学童の入園・利用申請
- 児童手当や育児支援の申請手続き
- 住居や福祉サービスなどの審査
- 金融機関や補助金申請で勤務実態を示す必要がある場合
記載される主な項目
氏名、所属部署、役職、雇用形態（正社員・契約社員など）、就労開始日、勤務日数・勤務時間（週◯日、1日◯時間）、発行日と発行者の署名・捺印。給与欄は場合によって求められることがあります。
取得方法と注意点
会社の総務・人事に依頼すれば発行してもらえます。提出先が指定する様式があるときは、そのフォーマットに合わせてもらいましょう。育児休業中や在宅勤務のみの場合は「就労」の判断が分かれることがあるため、事前に提出先に確認してください。
具体例（簡単）
「氏名：山田太郎／所属：営業部／就労形態：正社員／勤務時間：月〜金 9:00〜17:00／発行日：2025年9月1日」
必要なときにスムーズに用意できるよう、早めに職場へ依頼することをおすすめします。
在職証明書と就労証明書の違い
概要
実務上、在職証明書と就労証明書は「会社で働いている（働いていた）ことを証明する」点で共通します。名称が違うだけで内容や役割に大きな差がないことが多いです。ただし、提出先や目的によって記載項目や書式が変わるため、注意が必要です。
主な違い（ニュアンスの違い）
- 在職証明書：会社に在籍している事実を示す書類という意味合いが強いです。入社日、所属部署、役職などの基本情報が中心になります。
- 就労証明書：実際にどのように働いているか（労働時間や業務内容、就労状況）を明確にする場合に使われることが多いです。契約形態や勤務日数、就業状況の詳細を求められる場合があります。
具体例と使い分けの実務ポイント
- 銀行のローンやクレジット：在職証明書で十分な場合が多いですが、給与証明や就労実績を求められることもあります。
- 入国管理や行政手続き：就労実態を詳しく問われるケースがあるため、就労証明書の方が適する場合があります。
提出前のチェックリスト（実務での注意）
- 提出先が指定する様式や必要項目を確認する。
- 在職・就労の期間、役職、労働時間、給与の有無などの記載が適切か確認する。
- 総務や人事に発行依頼する際、用途と提出先を伝えて必要な項目を明確にする。
用途によっては呼び方が変わるだけで済むことが多いです。まずは提出先の指定を確認し、会社の担当者と相談して用意すると安心です。
類似する書類との違い（勤務証明書・雇用証明書・在籍証明書）
在職証明書・就労証明書と名称が似た書類に、勤務証明書・雇用証明書・在籍証明書があります。実務上は重なる部分が多く、提出先の求める項目に合わせることが大切です。
勤務証明書
勤務先や職務、勤務期間、勤務日数・時間などを示します。たとえば賃貸契約やクレジット審査で「安定した勤務がある」ことを示す目的で使われます。簡潔に職種や勤務形態を記載する例が多いです。
雇用証明書
雇用関係そのものを証明します。正社員か契約社員か、入社日や雇用期間、雇用契約の有無などを明確に記載します。ビザ申請や公的手続きで求められることが多い書類です。
在籍証明書
「その会社に在籍している」事実を示します。休職中や育休中でも在籍しているかどうかの確認に用います。現在の所属部署や在籍開始日などが記載されます。
共通の注意点
- 必要な項目は提出先の指定に従ってください。例えば勤務日数や給与の明記を求められればその通りに記載します。
- 発行日・発行者の署名や捺印、連絡先を入れると信頼性が上がります。
書類名に迷ったら、まず提出先にどの項目が必要かを確認し、その指定に沿って発行してもらうと安心です。
よくある質問と注意点
Q. なぜ呼び方が複数あるのですか？
提出先の要件や制度、地域によって名称が変わるためです。例えば保育園では「就労証明書」を求めることが多く、行政や補助金申請では「雇用証明書」と呼ばれることがあります。用途に応じて必要な記載項目も変わります。
Q. どの書類を求められているか分からない場合は？
まず提出先に必要な項目（雇用期間、勤務時間、給与の有無など）を確認してください。内容が分かれば社内の人事担当者に相談して、該当する書類を発行してもらいましょう。
Q. 離職票・退職証明書との違いは？
離職票は失業給付のためにハローワークに提出する公的書類です。退職証明書は退職後の事実を証明する書類で、在職や就労証明とは用途が異なります。
注意点：
– 記載内容を事前に確認し、誤りがあれば修正を依頼してください。
– 発行者の署名や社印が必要な場合があります。提出先の指定を確認しましょう。
– 提出期限や有効期限に注意し、余裕をもって依頼してください。
– 個人情報を含むため、取り扱いに注意し、コピーが必要なら提出先の許可を得てください。
– 代理で受け取る場合は委任状が必要なことがあります。
分からない点は遠慮せず提出先と人事に確認してください。
まとめ
この記事の要点をまとめます。 在職証明書と就労証明書は、実務上ほぼ同じ書類を指します。呼び方や様式は提出先や用途で異なりますが、証明する内容は「在籍・就労の事実」です。
- 証明する主な項目：会社名、所属部署、役職、雇用形態、入社日・在職期間、勤務状況（勤務時間や雇用形態）、発行日と発行者の署名・押印。
- 提出前の確認事項：提出先の指定様式があるか、記載すべき必須項目、原本か写しか、押印や署名の有無、発行後の有効期間。
- 発行依頼の手順：人事や総務に依頼→必要情報と期限を伝える→提出先の指定様式があれば添付→受け取り方法（原本郵送、窓口受取、電子発行）を確認。
- 用途別の注意点：住宅ローン、ビザ申請、補助金など用途によって細かい記載や証明の形式が求められることがあります。
最後にひとこと。形式や呼び方に迷ったら、まず提出先に問い合わせてください。必要な記載や様式を把握して余裕をもって発行を依頼すれば、不備を防げます。
書類の呼び方と使い分けのポイント
どの場面でどれを使うか
- 保育園・認可外保育施設：就労証明書が多く求められます。特に勤務時間や勤務日数、雇用形態の記載が重視されます。
- 転職活動・金融機関・行政手続き：在職証明書・勤務証明書・在籍証明書が使われます。在職証明書は「現在勤務していること」の証明、在籍証明書は「会社に在籍しているか」の確認、勤務証明書は職務内容や勤務時間などの詳細を含むことが多いです。
- 外国人の在留資格申請：雇用証明書を求められることが多く、雇用条件や年収などの詳細や英文の指定がある場合があります。
迷ったときの確実な対処法
提出先の指定書式や求められる項目をまず確認してください。よくある必要項目は氏名・雇用期間・職種・勤務時間・給与（必要な場合）・発行日・署名・押印です。原本の提出が必要かコピーでよいか、英訳が必要かも確認しましょう。
依頼時の実務的ポイント
人事や総務に依頼するときは期限と必要項目を明記してください。例：「○月○日までに、氏名・雇用期間・職種・勤務時間の記載がある書類をお願いします。」
提出先の指定が最も確実なので、不明点は直接問い合わせることをおすすめします。
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