はじめに
目的
この章では、本書の目的と読み進め方をわかりやすく説明します。本書は、源泉徴収票をLINEで送信することに関する法的許容性や実務上の注意点、リスク、具体的な対策を整理するために作成しました。人事・総務担当者や経営者、フリーランスの方々が日常業務で判断できるように配慮しています。
背景
企業は源泉徴収票の交付方法について電子化を進めています。一方で、普及率の高いコミュニケーションアプリLINEを使って書類を送る場面も増えています。便利さの反面、個人情報や法令遵守の観点で注意が必要です。ここでは実務で直面しやすい疑問に答えます。
読み方のポイント
各章は次の流れで整理しています。まず法律面の基本、次に現場での実例、最後にリスク対策と運用上の注意点です。専門用語はできる限り抑え、具体例を示して理解を助けます。初めて読まれる方でも判断できるように、実務で使えるチェック項目も提示します。
注意事項
本書は一般的な情報提供を目的とします。個別の法的判断や具体的対応については、顧問弁護士や税理士へ相談してください。
源泉徴収票の電子交付は可能か
電子交付は法的に認められている
2019年4月以降、源泉徴収票の電子交付は税務上認められています。確定申告で紙の原本添付が不要になり、電子データやコピーで代替できます。会社は紙での交付に限定されません。
主な交付方法と具体例
- 電子メールでPDFを送信（パスワード付きPDFや添付ファイルの暗号化が例）
- 社内ネットワークやクラウド上の専用ポータルで閲覧・ダウンロード（ログイン制、アクセス履歴の記録）
- USBメモリやCDなど物理メディアで手渡し
具体例：社員番号でログインする社内ポータルにPDFを置き、閲覧ログを残す運用。
従業員の同意と選択肢の確保
電子交付には従業員の同意が必須です。事前に書面や電子フォームで同意を得るか、就業規則で明確に定めて運用します。従業員が紙を希望する場合は、紙での交付にも対応する必要があります。
セキュリティと保存のポイント
機密情報なので暗号化やアクセス制御を行ってください。改ざんや漏えい防止のために、交付履歴やアクセスログを保存します。法定の保存期間に従い、必要な記録を保持することが重要です。
実務上の注意
まずは従業員への周知と同意取得を優先してください。運用ルールを決め、対応できない場合は紙交付の手順も用意しておくと安心です。
LINEで源泉徴収票を送るのはアリ？現場の実例
現場での具体例
一部企業では給与明細や源泉徴収票をLINEで送る運用があります。よくある方法は、給与明細の印刷プレビュー画面を切り取り（スクリーンショット）して個人のLINEに送る、またはPDFを作成してトークに添付するという流れです。社内の公式アカウントを使い、社員の個人LINEへ一斉配信する例もあります。
使われる理由
手軽で即時性が高く、受け取り側も見逃しにくい点が評価されます。特にリモート勤務や支給時期の確認が必要なときに便利です。
現場での課題と対策
- 誤送信対策：送信前の宛先チェック、二重承認ルール、送信履歴の保存を徹底します。
- 漏洩対策：パスワード付きPDF、透かし（氏名や送信日時）、端末のロック・遠隔消去の運用を取り入れます。
- 改ざん防止：画像では改ざんされやすいため、可能なら改ざん防止機能のあるPDF化や社内でのハッシュ管理を行います。
同意と運用ルールの重要性
源泉徴収票をLINEで送ること自体を禁じる法律はありません。社員の事前同意を得て、送付方法・保存期間・誤送信時の対応を明文化する運用ルールを整備する必要があります。これらを怠ると個人情報漏洩や信頼低下につながるため、手軽さだけで運用を決めないことが大切です。
電子交付のメリットと注意点
メリット
電子交付は印刷や郵送のコストを大きく下げます。紙を保管するスペースも不要になり、事務所の負担が減ります。受け取りが即時に完了するため、年末調整や給与計算の確認が早く進みます。例えばPDFで配布すれば、社員が自宅や外出先でもすぐに確認できます。
注意点と対応策
- 紙を希望する従業員への対応
すべての従業員が電子で問題ないとは限りません。紙での交付を希望する人の申請窓口と期日を決め、速やかに印刷・郵送できる体制を用意します。 - 電子交付の事前説明と同意
ファイル形式（例：PDF）、取得方法（メール添付か専用ポータルか）、交付時期を事前に明示し、従業員の同意を得ます。記録を残すとトラブル防止になります。 - セキュリティ対策
データ改ざんや漏洩、誤送信のリスクがあるため、暗号化、パスワード付与、アクセス制限、ログ管理を実施します。受け取り確認を求める運用や、誤送信時の連絡フローも定めておきます。
実務でのポイント
ファイルは編集しにくいPDFに固定し、パスワードやダブルチェックの送信手順を設けます。社内規程に交付方法を明文化し、導入時は小規模で試行して運用を改善します。安全性と利便性を両立させることが重要です。
LINE送信のリスクとベストプラクティス
はじめに
LINEは手軽で便利ですが、源泉徴収票のような機微な書類を送る際は注意が必要です。誤送信や端末紛失で情報が外部に出るリスクがあります。
主なリスク
- 誤送信：宛先を間違えて別の社員に送る例が多いです（例：名字が近い人に送る）。
- アカウント乗っ取りや端末紛失：ログイン情報が盗まれると、過去のトーク履歴やファイルが流出します。
- データ管理の不確実性：受信側の端末やクラウドに自動で保存される仕組みがあり、情報が長期間残ることがあります。
送信者側の対策（具体例）
- 専用の給与明細システムや暗号化したクラウドを使う。
- PDFにパスワードを付け、別途パスワードを電話で伝える。
- 送信前に宛先を二重で確認するワークフローを作る。
受け取り側の対策
- スマホに画面ロックと自動ロックを設定する。
- LINEのログインで二段階認証を有効にする。
- 受け取ったファイルは業務用フォルダに移し、不要なら削除期限を設ける。
運用ルールと同意
- 書面やメールで本人の同意を取る。
- 情報管理責任者を決め、保存期間や削除方法を明記する。
実践例
小規模事業なら、給与明細は専用サービスを使い、どうしてもLINEで送る場合はパスワード付きPDF＋電話でパスワード共有の組み合わせを推奨します。
第6章: まとめ
ここまでのポイントを分かりやすく整理します。
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法的な扱い：源泉徴収票の電子交付は法律で認められています。本人の同意があれば紙に代えて電子で渡すことが可能です。
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同意と記録の重要性：送付前に明確な同意を得て、その同意記録を残してください。例えばメールや同意フォームで「電子交付に同意する」と記録します。
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セキュリティ優先：個人情報を扱うため、ファイルの暗号化やパスワード付与、送信ログの保存など基本的な対策を講じてください。
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LINEでの運用について：技術的にはLINEで送ることも可能です。しかし、誤送信やスクリーンショットによる漏えいのリスクが高いため、実務上は慎重に判断してください。どうしても使う場合は、事前同意、受信者確認、パスワード付きPDF、送信後の確認と削除ルールを必ず設けてください。
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実務的な推奨：専用の電子交付システムやセキュアなポータルを優先利用してください。これらはアクセス制御や監査ログが備わっており、安全性が高く運用もしやすいです。したがって、まずは専用ツールの導入を検討してください。
最後に一言。個人情報保護を最優先に、同意と運用ルールを明確にしてから電子交付を進めてください。不安がある場合は、社内の法務・情報システム部門と相談のうえ実施することをおすすめします。
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