はじめに
「源泉徴収票をLINEで送っても問題ないの？」
「PDFや画像にして送れば、紙で渡さなくても大丈夫？」と迷っていませんか。
従業員や退職者から「LINEで送ってほしい」と頼まれたり、郵送より早く渡せる方法としてLINEを使いたいと考えたりしても、源泉徴収票には給与や税額などの情報が記載されているため、そのまま送ってよいのか判断に迷いますよね。
この記事では、源泉徴収票を電子交付するための条件や、LINEで送る場合に確認したい点、個人情報を扱う際の注意点を整理します。
源泉徴収票はLINEで送っても大丈夫？
源泉徴収票は、必ず紙で渡さなければならないわけではなく、本人の同意など所定の条件を満たせば電子データで交付できます。
ここでは、源泉徴収票を電子交付できる条件と、LINEを使って送る場合に確認しておきたい点を説明します。
源泉徴収票は本人の同意があれば電子交付できる
源泉徴収票は、本人から同意を得ていれば、PDFなどの電子データで交付できます。
本人が内容を確認し、必要に応じて保存できる状態で交付することが大切です。
同意を得ていない場合は、会社の判断だけで電子交付へ切り替えないようにしましょう。
LINEで送る場合も電子交付の条件を満たす必要がある
LINEで源泉徴収票を送る場合も、本人の同意を得たうえで、内容を確認・保存できるPDFなどのデータを送ります。
LINEでファイルを送れる場合でも、電子交付に必要な条件を確認してから送るようにしましょう。
源泉徴収票をLINEで送るときの注意点
源泉徴収票をLINEで送る場合は、本人の同意を得るだけでなく、受け取った人が内容を確認し、必要に応じて保存・印刷できる形式にすることが大切です。
ここでは、源泉徴収票をLINEで安全に送るための注意点を説明します。
電子交付について本人の同意を確認する
源泉徴収票をLINEで送る前に、電子データで受け取ることについて本人の同意を確認します。
会社側の判断だけでLINE送信へ切り替えず、本人の意思を確認したうえで送るようにしましょう。
PDFなど保存・印刷できる形式で送る
LINEで源泉徴収票を送る場合は、本人が内容を確認でき、端末への保存や必要に応じた印刷ができる形式にします。
PDFなど、受信後もファイルとして保存できる形式で送るとよいでしょう。
誤送信や第三者への情報漏えいを防ぐ
源泉徴収票には氏名や給与額などの個人情報が記載されているため、送信先が本人のLINEアカウントであることを確認します。
別の人やグループへ誤送信しないよう、ファイルを送る前に送信先をもう一度確認しておきましょう。
LINEで送られてきた源泉徴収票はそのまま使える？
LINEで源泉徴収票を受け取った場合、そのデータをどのように使うかは手続きによって異なります。
ここでは、確定申告や年末調整での扱いと、受け取ったデータの保存について説明します。
確定申告では源泉徴収票の添付は原則不要
確定申告では、源泉徴収票を申告書に添付する必要は原則ありません。
ただし、支払金額や源泉徴収税額などを申告書に入力するため、LINEで受け取ったデータは内容を確認できるようにしておきましょう。
転職先の年末調整では提出方法を勤務先に確認する
転職先で年末調整を受ける場合は、LINEで受け取った源泉徴収票をどのように提出するのか勤務先に確認します。
電子データのまま提出できるのか、別の形式が必要なのかを確認し、指定された方法で提出しましょう。
転職先へ源泉徴収票を提出するときは、提出するタイミングや具体的な渡し方も確認しておくと安心です。
▶転職先に源泉徴収票を提出する方法は？提出期限や渡し方を解説
受け取ったデータは端末に保存しておく
LINEで受け取った源泉徴収票はトーク画面だけに残さず、スマートフォンやパソコンなどに保存しておくと安心です。
必要なときに内容を確認したり印刷したりできるよう、受信後にPDFなどのファイルを保存しておきましょう。
紙の源泉徴収票が必要な場合はどうする？
LINEで源泉徴収票を受け取っていても、提出先から紙での提出を求められるなど、紙の源泉徴収票が必要になる場合があります。
ここでは、紙で受け取りたい場合と、受け取ったデータを紛失した場合の対応を説明します。
紙での交付を希望する場合は勤務先へ依頼する
紙の源泉徴収票が必要な場合は、発行した勤務先の人事・総務・給与担当者へ連絡し、紙での交付を希望することを伝えます。
LINEで受け取ったデータを自分で印刷する前に、提出先が求めている形式を確認しておくと安心です。
LINEのデータを紛失した場合は勤務先へ再発行を相談する
LINEで受け取った源泉徴収票を削除したり、保存したファイルを紛失したりした場合は、発行した勤務先へ連絡します。
担当者にデータを紛失したことを伝え、再発行が可能か確認しましょう。
再発行をお願いするときの連絡方法や伝え方に迷う場合は、依頼メールの書き方も確認しておきましょう。
源泉徴収票を依頼するメール例文｜前職への送り方と再発行をお願いする書き方
まとめ
源泉徴収票は、本人の同意など必要な条件を満たしていれば、LINEで受け取ることもできます。
個人情報が含まれるため、送信先をよく確認し、受け取ったデータは端末に保存しておきましょう。
確定申告や年末調整で使用するときは、必要な提出形式を事前に確認しておくと安心です。
紙での交付が必要な場合やデータを紛失した場合は、勤務先へ相談しながら対応を進めましょう。
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