はじめに
「公務員の在職証明書は、過去の職歴をすべて証明する必要がある？」
「在職証明書は今の勤務先に頼めばいいの、それとも以前の勤務先に依頼するの？」と迷っていませんか。
転職や採用手続きなどで職歴の提出を求められ、現在の勤務先だけでなく過去に勤めていた自治体や官公庁の在職期間まで確認する必要があると、どこまで書類をそろえればよいのか分からず迷ってしまいますよね。
この記事では、どの職歴について在職証明書が必要なのか、どこへ発行を依頼するのか、依頼時に確認したい内容まで順を追って説明していきます。
公務員採用で在職証明書を求められる主な理由は？
公務員採用で在職証明書を求められた場合、「なぜ過去の勤務先の証明が必要なの？」「どの職歴まで証明すればいいの？」と迷うことがあります。
ここでは、在職証明書が必要になる主な理由を、職歴の確認と初任給の職歴加算に分けて説明します。
受験資格として必要な職歴を確認する
受験資格に一定の職歴が必要な場合は、実際に勤務していたことを確認するために在職証明書が求められます。
勤務先や在職期間などを確認し、募集要項で定められた職歴の条件を満たしているか判断します。
初任給の職歴加算を確認する
採用後の初任給に過去の勤務経験を反映する場合は、職歴を確認するために在職証明書が求められます。
勤務先や在職期間などをもとに、採用先の規定に沿って職歴加算の対象となる期間を確認します。
公務員の在職証明書はどの職歴まで提出する？
公務員採用で在職証明書を提出するとき、「今の勤務先だけでよい？」「アルバイトや短期間の勤務も証明が必要？」と迷うことがあります。
ここでは、正社員以外の勤務経験や短期間の職歴も含め、どの職歴まで在職証明書を用意する必要があるのかを説明します。
現在の勤務先だけでなく過去の勤務先分も求められることがある
在職証明書は現在の勤務先だけでなく、採用先が指定した過去の勤務先についても提出を求められることがあります。
確認が必要な職歴が複数ある場合は、それぞれの勤務先から在職証明書を取得して提出します。
正社員以外の職歴も提出対象になる場合がある
正社員以外の勤務経験でも、採用先の規定によっては在職証明書の提出が必要になる場合があります。
雇用形態だけで判断せず、採用先が指定する職歴の範囲を確認してから対応しましょう。
短期間の勤務や採用職種と異なる職歴も自己判断で省かない
短期間の勤務や採用職種と異なる職歴でも、提出対象として指定されている場合は在職証明書を用意します。
勤務期間や職種だけで自己判断せず、採用先が指定する範囲に沿って提出することが大切です。
公務員の在職証明書はどこに発行を依頼する？
公務員採用で在職証明書の提出を求められたものの、「前の勤務先のどこに頼めばいい？」「公務員として働いていた期間はどこに依頼するの？」と迷うことがあります。
ここでは、民間企業と官公庁それぞれの依頼先に加え、採用先から指定様式を渡されている場合の依頼方法について説明します。
民間企業の職歴は勤務先の人事・総務担当部署へ依頼する
民間企業で働いていた期間の在職証明書は、勤務していた会社の人事・総務担当部署へ発行を依頼します。
退職後で担当部署が分からない場合は、会社の代表窓口へ連絡し、発行を担当する部署を確認しましょう。
公務員としての職歴は勤務していた官公庁へ依頼する
公務員として働いていた期間の在職証明書は、当時勤務していた官公庁へ発行を依頼します。
窓口が分からない場合は、人事担当部署などへ連絡し、どこへ依頼すればよいか確認すると安心です。
採用先の指定様式がある場合はその様式で発行を依頼する
採用先から在職証明書の指定様式を渡されている場合は、その様式を勤務先へ提出して発行を依頼します。
必要な項目を漏れなく証明してもらえるよう、勤務先独自の様式ではなく、指定された様式を使用してもらいましょう。
公務員の在職証明書と一緒に提出を求められる書類
公務員採用で在職証明書を準備するとき、「在職証明書だけ提出すればいい？」「履歴書や人事記録の写しも必要なの？」と迷うことがあります。
ここでは、常勤職員と非常勤職員などに分けて、在職証明書と一緒に求められる書類について説明します。
常勤職員は履歴書や人事記録の写しを求められる場合がある
常勤職員として勤務していた場合は、在職証明書に加えて、履歴書や人事記録の写しなどを求められることがあります。
採用先から提出書類が指定されている場合は、内容を確認したうえで必要な書類を準備しましょう。
非常勤職員などは採用先が指定する必要書類を確認する
非常勤職員などの勤務経験でも、在職証明書とあわせて別の書類を求められる場合があります。
雇用形態だけで判断せず、採用先の案内を確認して必要な書類をそろえましょう。
過去の勤務先から在職証明書を取得できない場合の対応
過去の勤務先から在職証明書を求められても、「以前の会社に連絡しづらい」「会社が廃業していて発行を頼めない」といった事情で、書類を用意できないことがあります。
ここでは、まず過去の勤務先へ発行できるか確認し、取得できない事情がある場合の採用先への相談方法や、自己判断で代用・省略しないための対応を説明します。
まず過去の勤務先に発行できるか確認する
在職証明書を取得できないと思っても、まずは過去の勤務先へ連絡し、発行できるか確認しましょう。
窓口や手続きが分からない場合は、人事・総務担当部署などに問い合わせるとスムーズです。
会社の廃業などで取得できない場合は採用先へ相談する
過去の勤務先が廃業しているなど、在職証明書を取得できない事情がある場合は、採用先へ相談します。
取得できない理由を伝え、代わりに提出できる書類や必要な手続きがあるか確認しましょう。
以前の勤務先がなくなっていて在職証明書を発行してもらえない場合は、代わりに何を提出できるのかも確認しておくと安心です。
▶在職証明書をもらえない場合はどうする？発行されないときの対処法と代替書類
自己判断で職歴を省略したり別の書類で代用したりしない
在職証明書を取得できない場合でも、求められている職歴を自己判断で省略したり、別の書類で代用したりするのは避けましょう。
まずは採用先へ事情を伝え、どのように対応すればよいか確認してから提出することが大切です。
公務員の在職証明書を提出するときの注意点
公務員の在職証明書を提出するとき、「どの職歴まで証明すればいい？」「提出期限に間に合うように、いつ依頼すればいい？」と迷うことがあります。
ここでは、採用先の案内で確認する項目から、発行依頼のタイミング、提出前に確認したい記載内容や必要書類まで説明します。
必要な職歴と提出期限を採用先の案内で確認する
在職証明書を準備する前に、採用先の案内を確認し、提出が必要な職歴と期限を把握しておきましょう。
過去の勤務先も対象になっている場合は、必要な勤務先を整理してから発行を依頼します。
発行に時間がかかることを考えて早めに依頼する
在職証明書は発行までに時間がかかる場合があるため、提出期限に余裕を持って依頼することが大切です。
複数の勤務先から取得する場合は、それぞれに早めに連絡しておくと安心です。
記載内容や必要書類に不足がないか提出前に確認する
在職証明書を受け取ったら、氏名や勤務先名、在職期間など、指定された項目に不足がないか確認します。
あわせて、履歴書や人事記録の写しなど、必要な書類がそろっているかも確認してから提出しましょう。
在職証明書にどの項目が必要なのか迷った場合は、一般的な記載内容や書き方も確認しておきましょう。
▶在職証明書の書き方とは？必要な記載項目と記入例を解説
まとめ
公務員の採用で在職証明書を求められた場合は、まず採用先の案内を確認し、必要な職歴や提出期限を整理しましょう。
過去の勤務先や正社員以外の職歴も対象になることがあるため、自己判断で省かないことが大切です。
在職証明書は勤務していた会社や官公庁へ早めに依頼し、指定様式がある場合はその様式を使用します。
取得が難しい場合は採用先へ相談し、必要な対応を確認してから準備を進めると安心です。
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