源泉徴収票のメール依頼例文と書き方のポイント解説

2025 11/03

はじめに

この文書は、検索キーワード「源泉徴収票メール依頼例文」に関する調査結果をわかりやすくまとめたガイドです。源泉徴収票とは何かを丁寧に説明し、メールで依頼するときの基本ポイントや具体的な例文、注意点までを網羅しています。

対象は、会社員やパート・アルバイトの方、事務担当者、そしてブログや記事を書きたい方です。初めて源泉徴収票を頼む方でも迷わないよう、実際に使える文例を中心に構成しました。

本書では、次の流れで進めます。まず源泉徴収票の基礎知識を確認し、次にメール作成の基本、状況別の例文、重要な注意事項を解説します。最後にアルバイト経験者向けの例や、メールと手紙の使い分け、ブログ執筆のポイントもご紹介します。

この章では全体像をつかんでいただくことを目的としています。どうぞ気軽に読み進めてください。

源泉徴収票とは何か

概要

源泉徴収票は、1月から12月までの給与や賞与、そして差し引かれた所得税の額を証明する大切な書類です。税金の計算や年末調整、確定申告で使います。

主な記載項目

支払金額：その年に受け取った給与や賞与の合計。
給与所得控除後の金額：給与から一定の控除を差し引いた後の金額。
所得控除の額の合計：社会保険料控除や扶養控除などの合計。
源泉徴収税額：実際に天引きされた所得税の合計。

転職時の重要性

転職したときは、前職の源泉徴収票が新しい会社の年末調整に必要です。前職が発行しないと税金が正しく処理されないため、必ず受け取ってください。

受け取り方法と注意点

通常は年末から翌年1月頃に発行されます。紛失した場合は前職へ再発行を依頼します。記載ミスがあれば早めに確認し、訂正を依頼してください。宛名や金額を受け取ったらすぐ確認すると安心です。

メール依頼の基本ポイント

概要

源泉徴収票をメールで依頼するときは、相手が一目で用件を理解できるように書きます。件名・宛名・本文の順で注意点をまとめます。

件名（必須）

用件と氏名を明記します。例：「【源泉徴収票送付依頼】山田太郎（社員番号12345）」

宛名（重要）

部署名と担当者名を正確に書きます。担当者不明の場合は「人事部　ご担当者様」とします。

本文に入れる項目

自己紹介：氏名、社員番号や在籍期間など簡潔に。
依頼内容：源泉徴収票の送付をお願いする旨を一文で。
対象年度：対象となる年（例：2024年分）を明記。
本人情報：フリガナ、生年月日など必要な情報を記載。
送付先住所：郵送希望なら郵便番号と住所、電話番号も添えます。
希望送付期限：いつまでに欲しいかを具体的に（例：○月○日まで）。
連絡先：返信用のメールアドレスと電話番号。

付け加えのポイント

電子データ（PDF）で受け取りたい場合はその旨を明示します。
添付書類が必要な場合は添えるか、別途案内を求めます。
礼儀として最後に御礼の一文を添えます。

例文（短め）

人事部　ご担当者様

いつもお世話になっております。山田太郎（社員番号12345）です。2024年分の源泉徴収票を郵送いただけますでしょうか。送付先は〒123-4567　東京都○○区××町1-2-3、電話090-xxxx-xxxxです。○月○日までにいただけますと助かります。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

山田太郎
メール：taro@example.com
電話：090-xxxx-xxxx

状況別メール例文

1. 前職に源泉徴収票を依頼する場合（在職した会社）

件名：源泉徴収票の発行依頼（氏名／在職期間）
宛名：○○株式会社　人事部　ご担当者様
自己紹介：お世話になっております。△△（氏名）と申します。○年○月〜○年○月まで御社にて勤務しておりました。
依頼内容：大変お手数ですが、在職期間中の源泉徴収票の発行をお願いできますでしょうか。郵送またはPDFでの送付を希望します。
本人情報：氏名、旧姓（ある場合）、生年月日、在職期間、社員番号（わかれば）を明記してください。
送付先住所：〒000-0000　住所（郵便番号から）／メールアドレス：example@example.com
結びの挨拶：お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

2. 紛失して再発行をお願いする場合

件名：源泉徴収票再発行のお願い（氏名）
宛名：○○株式会社　総務部　ご担当者様
自己紹介：いつもお世話になっております。△△（氏名）です。先日受け取った源泉徴収票を紛失してしまいました。
依頼内容：恐縮ですが、源泉徴収票の再発行をお願いできますでしょうか。可能であれば電子データ（PDF）での送付を希望します。
本人情報：氏名、勤務期間、生年月日、社員番号、電話番号を記載してください。
送付先住所：〒000-0000　住所／メール：example@example.com
結びの挨拶：お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。ご不明点があればご連絡ください。

＊ポイント：件名で用件を明確にし、本人確認に必要な情報を漏れなく記載すると対応が早くなります。

重要な注意事項

発行は法律上の義務

源泉徴収票の発行は事業主に課された義務です。適切に依頼すれば受け取れるはずです。まずは丁寧な依頼を行い、必要事項（氏名、在籍期間、発行を希望する年）を明記してください。

返信がない場合の対応

メールで返事がない場合は、催促メールを送りましょう。1〜2週間を目安に送るとよいです。電話で確認すると進みやすく、担当者に依頼内容を伝えた日時を記録してください。

メールが難しいときの郵送依頼

メールが使えない場合は書面で郵送してください。宛先を明確にし、返信用の封筒と切手を同封すると受け取りやすくなります。発送の控え（簡易書留や配達記録）を必ず残してください。

発行拒否された場合の対処

事業主が発行を拒む場合は、税務署に相談できます。相談の際は依頼の記録や送付控えを提示すると手続きがスムーズです。

証拠の保存と早めの依頼

メール送信履歴、郵送の控え、電話での確認メモなどは必ず保管してください。手続きは早めに依頼すると余裕を持って対応できます。

アルバイト経験者の場合

説明

アルバイトでも源泉徴収票は発行されます。雇用形態に関係なく、給与から税金が差し引かれていれば勤務先が発行します。短期間や掛け持ちのアルバイトでも、各勤務先から受け取れますので特別な心配は不要です。

依頼のポイント

勤務先を確認：在籍していた会社名と担当部署（経理・人事など）を明確にする。
送付先を伝える：郵送先やメールアドレス、本人受け取りなど希望をはっきり書く。
いつまでに欲しいか伝える：期限を明記すると対応が早くなります。
複数の勤務先がある場合：それぞれに依頼する必要があります。

メール例（アルバイト）

件名：源泉徴収票の発行依頼（氏名）
本文：
お世話になっております。○○でアルバイトをしておりました氏名です。当該年度の源泉徴収票を郵送（またはPDFでの送付）いただけますでしょうか。送付先：〒000-0000 住所／メールアドレス：example@xxx.com。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

よくある質問

Q：退職後に請求できますか？
A：はい。退職後でも勤務先に依頼すれば発行してもらえます。対応が遅れる場合は経理担当に再確認してください。

メールと手紙の使い分け

概要

源泉徴収票の請求は、連絡手段や企業の規模で最適な方法が変わります。ここではメールと手紙の使い分けを、具体例とともに分かりやすく説明します。

メールが向く場合

企業の連絡先（担当部署のメール）が分かるとき。事務処理が電子化されている大企業や人事・総務に標準的な窓口がある場合に有効です。例：人事@example.com宛に依頼する。
早急に発行をお願いしたいとき。添付で身分証明や在籍期間の情報を送れるため手続きが早く進みます。

ポイント：件名に「源泉徴収票発行依頼（氏名・在籍期間）」と入れ、本人確認情報を添付してください。

手紙が向く場合

退職から1年以上経過している、担当メールが不明、小規模企業や個人経営の会社など。メールを普段使わない事務には手紙の方が確実です。例：封筒に依頼書と返信用封筒・切手を同封する。

ポイント：返信用封筒と切手を同封し、電話番号と返送先住所を明記すると対応が早くなります。

送付後の目安とフォロー

メール：返信がなければ1週間程度で再送または電話連絡を入れてください。
手紙：2〜3週間を目安に電話で到着確認を行うと安心です。

どちらを選ぶかは、連絡先の有無・企業の規模・緊急度を基準に決めてください。

ブログ執筆のためのポイント

1) 目的をはっきりさせる

読者の目的（源泉徴収票が必要な理由）を冒頭で示します。転職手続き、確定申告、住宅ローン申込など、代表例を挙げると分かりやすくなります。

2) 実用的なメール例文テンプレート

件名例：源泉徴収票の送付お願い（氏名）
本文（在職中の依頼）：
お世話になっております。○○部の山田太郎です。確定申告のため、令和○年分の源泉徴収票をPDFでお送りいただけますでしょうか。お手数ですが、可能な場合は○月○日までにお知らせください。よろしくお願いいたします。
本文（前職への依頼）：
旧職場の人事ご担当者様
お世話になっております。前職の山田太郎です。令和○年分の源泉徴収票を再発行いただけますでしょうか。送付先はメール添付（PDF）で問題ありません。ご対応のほどお願い申し上げます。
本文（再発行依頼・紛失時）：
お世話になります。源泉徴収票を紛失したため、再発行をお願いしたくご連絡しました。手数料や本人確認が必要な場合はご教示ください。

3) 状況別の伝え方ポイント

前職：退職日、氏名、旧所属を明記する。情報が不足すると手続きが遅れます。
在職中：所属部署と社員番号を添えると迅速です。
再発行：本人確認方法や手数料の有無を確認する一文を入れる。

4) マナーと注意点

件名は短く具体的に。本文は1〜3段落で要点を伝える。
添付はPDFが望ましい。画像は読みにくい場合があります。
個人番号（マイナンバー）は送らない。必要なら窓口で確認を促す。
返信がない場合は1週間を目安にやわらかく再確認する。

5) ブログでの見せ方のコツ

テンプレートはコピペしやすく箇条書きで。実際の文例を短く掲載することで読者の行動に結びつけます。
注意点は太字やアイコンで強調すると親切です。
よくあるQ&Aを設けると検索流入に有利です。