はじめに
「前の会社に源泉徴収票を送ってもらいたいけれど、メールでどうお願いすればいいの？」
「一度もらった源泉徴収票をなくした場合、再発行はどんな書き方で依頼すればいい？」と迷っていませんか。
転職先での年末調整や自分で確定申告をするために源泉徴収票が必要になっても、退職した会社へ久しぶりに連絡するとなると、件名や本文に何を書けば失礼にならないのか分からず迷ってしまいますよね。
この記事では、前職へ源泉徴収票を依頼するときのメール例文や、再発行をお願いする場合の書き方、送信前に確認したいポイントを紹介します。
源泉徴収票を依頼するときの基本メール例文
源泉徴収票を前職へ依頼するときは、誰からの連絡なのか、何を発行してほしいのかが担当者にすぐ伝わる内容にまとめることが大切です。
ここでは、前職へ送る基本的なメール例文と、件名から署名までそのまま使える形を確認します。
退職後に前職へ送るメールの例文
退職後に前職へ源泉徴収票を依頼する場合は、氏名や退職日を記載し、発行をお願いしたいことを分かりやすく伝えます。
「お世話になっております。〇年〇月〇日付で退職いたしました〇〇です。源泉徴収票をご発行いただきたく、ご連絡いたしました。お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」のように、丁寧にまとめるとよいでしょう。
件名から署名までそのまま使える形で確認する
件名は「源泉徴収票発行のお願い（氏名）」とし、本文には退職日と発行をお願いする内容を記載します。
最後に氏名、住所、電話番号、メールアドレスを署名として入れておくと、担当者が本人確認や送付先の確認をしやすくなります。
源泉徴収票の依頼メールに記載する内容
源泉徴収票の依頼メールでは、担当者が依頼内容を確認し、発行や送付の手続きを進めるために必要な情報を漏れなく記載することが大切です。
ここでは、依頼メールに記載しておきたい内容を項目ごとに確認します。
件名と宛名で源泉徴収票の依頼だとわかるようにする
件名には「源泉徴収票発行のお願い（氏名）」などと記載し、メールを開く前に用件がわかるようにします。
宛名は「〇〇株式会社 人事部〇〇様」のように記載し、担当者名がわからない場合は「人事部ご担当者様」でも問題ありません。
氏名・退職時期・必要な年度を記載する
本文には在籍時の氏名と退職した年月日を記載し、「2026年分の源泉徴収票」のように必要な年度も伝えます。
退職後に姓が変わっている場合は、担当者が確認しやすいよう在籍時の氏名も忘れずに記載しましょう。
送付先・希望期限・連絡先を記載する
郵送を希望する場合は、郵便番号から住所、氏名まで送付先を記載します。
必要な日が決まっている場合は希望期限を添え、確認の連絡を受けられるよう電話番号やメールアドレスも記載しておくと安心です。
年末調整や確定申告など必要な理由は簡潔に伝える
源泉徴収票が必要な理由は、「転職先での年末調整に必要なため」「確定申告に使用するため」のように簡潔に伝えます。
詳しい事情まで説明する必要はなく、何の手続きに使用するのかが伝わる程度で十分です。
状況別に使える源泉徴収票の依頼メール例文
源泉徴収票を依頼するメールは、まだ届いていない場合と、受け取ったあとに紛失して再発行をお願いする場合で伝える内容が少し異なります。
ここでは、退職後も源泉徴収票が届いていない場合と、紛失して再発行を依頼する場合に分けてメール例文を紹介します。
退職後も源泉徴収票が届いていない場合
退職後も源泉徴収票が届いていない場合は、退職日と未着であることを伝え、発行状況を確認します。
「お世話になっております。〇年〇月〇日付で退職いたしました〇〇です。現在まで源泉徴収票が届いていないため、ご連絡いたしました。お手数をおかけしますが、ご確認のうえご送付いただけますと幸いです。」のように丁寧に伝えましょう。
紛失して源泉徴収票の再発行を依頼する場合
源泉徴収票を紛失した場合は、そのことを簡潔に伝えたうえで再発行をお願いします。
「お世話になっております。〇年〇月〇日付で退職いたしました〇〇です。以前発行いただいた〇年分の源泉徴収票を紛失したため、再発行をお願いしたくご連絡いたしました。お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。」のようにまとめると自然です。
再発行をお願いするときに、「どのくらいで受け取れるのか」が気になる場合は、再発行にかかる期間も確認しておくと安心です。
▶源泉徴収票の再発行は何日かかる？依頼方法や届くまでの期間を解説
源泉徴収票をメールで依頼するときの注意点
源泉徴収票をメールで依頼するときは、必要な時期を伝えつつも、発行を一方的に急かすような書き方は避けることが大切です。
ここでは、依頼時の期限の伝え方と、文章の整え方について確認します。
発行を急かさず希望期限を具体的に伝える
源泉徴収票が必要な期限が決まっている場合は、「〇月〇日までにご送付いただけますと幸いです」のように具体的な日付を伝えます。
「至急送ってください」と急かすのではなく、「可能でしたら」「お手数をおかけしますが」などを添えると、相手に配慮した柔らかい依頼になります。
退職時にトラブルがあっても丁寧な文章で依頼する
退職時に会社とのトラブルがあった場合でも、依頼メールには不満や詳しい経緯を書かず、源泉徴収票を発行してほしいことを丁寧に伝えます。
「源泉徴収票をご発行いただきたく、ご連絡いたしました」のように、必要な用件に絞って伝えるとよいでしょう。
源泉徴収票の依頼メールを送っても対応してもらえない場合
源泉徴収票の発行をメールで依頼しても返信がない、またはしばらく待っても発行されない場合は、状況を確認しながら順番に対応することが大切です。
ここでは、会社への確認から税務署へ相談するまでの対応を説明します。
まずは人事・総務・給与担当者へ確認する
依頼メールを送っても返信がない場合は、前職の人事・総務・給与担当者へ連絡し、メールの確認状況や源泉徴収票の発送予定日を尋ねます。
メールで連絡が取れない場合は、会社の代表電話から担当部署へ連絡し、氏名と退職日を伝えて確認しましょう。
発行されない場合は税務署への相談を検討する
会社へ依頼しても源泉徴収票が交付されない場合は、税務署への相談を検討します。
源泉徴収票は原則として退職後1か月以内に交付されるため、会社へ確認しても対応されない場合は、税務署へ相談し「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する方法があります。
源泉徴収票がなかなか届かず、「どのくらい待ってから対応すればよいのか」と迷う場合は、発行時期の目安も確認しておきましょう。
▶源泉徴収票はいつもらえる？退職後の発行時期や届かない場合の対処法
まとめ
前職へ源泉徴収票を依頼するときは、氏名や退職日、必要な年度、送付先などを整理し、相手が確認しやすいよう丁寧に伝えましょう。
届いていない場合や紛失した場合も、状況を簡潔に伝えれば発行や再発行を依頼できます。
メールを送っても対応がない場合は担当部署へ確認し、それでも交付されないときは税務署へ相談する方法もあります。
この記事の例文を参考に必要な内容を書き換え、まずは前職へ連絡してみてください。
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