はじめに
本章では、在職証明書を郵送で申請する際に押さえておきたい基本事項をやさしく説明します。郵送手続きは書類不備や封筒の不適合で手続きが滞ることがあるため、事前の確認が重要です。
目的
在職証明書の返信用封筒や送付時の注意点を整理し、申請がスムーズに進むようにすることを目的とします。
想定する読者
- 初めて郵送で申請する方
- 応募書類や各種手続きで在職証明書が必要な方
- 役所や会社に確認する前に自分で準備したい方
本記事で学べること
- 返信用封筒の適切なサイズと記載方法
- 必要な切手料金の目安と調べ方
- 外封筒（送付用）の選び方と注意点
- 自治体や機関による違いの確認ポイント
これから各章で具体的に説明します。わかりやすく丁寧に進めますので、まずはこの章で全体像をつかんでください。
在職証明書申請時に必要な封筒サイズとは
長形3号（120mm×235mm）が基本
多くの自治体や公的機関は、返信用封筒として長形3号（120mm×235mm）を推奨または指定しています。A4用紙を三つ折りにして差し替えるのに適した定型サイズです。
なぜ長形3号が適しているのか
A4用紙（210mm×297mm）を三つ折りにすると約99mmの幅になります。長形3号は内寸が十分あるため書類が折れ曲がらずに収まります。また、定型郵便のサイズに合うため郵便料金の扱いも分かりやすいです。
他のサイズと注意点
- 長形4号（90mm×205mm）：三つ折りのA4は幅が約99mmのため入りません。返信用としては不適切です。
- 長形2号や角形など：余裕を持たせたい場合は大きめの封筒（長形2号など）を使えますが、自治体の指定があるか確認してください。
実例
東京都教育委員会、新潟県、福井県、石川県などが長形3号を案内しています。案内に寸法や折り方の指示がある場合はそれに従ってください。
実務的なアドバイス
返信用封筒は送付先の指定に合わせ、必ず宛先と差出人（自分の住所）を明記してください。封筒の向きや封緘（封をするかどうか）についても指示があれば従うと安心です。
返信用封筒の記載事項と切手料金
- はじめに
返信用封筒には、申請先からの書類が確実に届くように必要事項と切手を正しく用意します。ここでは具体的な記載例と切手の扱い方をわかりやすく説明します。
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記載すべき項目
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返送先の住所：都道府県から番地まで正確に記載します。
- 氏名：フルネームを大きく書き、必要なら「様」を付けます。
- 連絡先（任意）：電話番号やメールアドレスを書くと差出人に問い合わせが必要なときに便利です。
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封筒表面の表示：申請先が指定する場合は「在職証明書在中」や「在職証明書交付申請書在中」と明記します。案内を必ず確認してください。
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切手料金の目安と注意点
普通郵便であれば、50gまでなら110円が目安です（申請案内に記載があればそちらを優先してください）。封筒が重い、書類が多い場合は追加の切手が必要です。速達や書留など特別扱いを希望する場合は、通常料金に加えて追加料金分の切手を貼ってください。
- 実務的なコツ
・封筒は事前に封をせず、中身を確認できるようにする先もあります。案内に従ってください。
・切手は少し余裕を見て貼ると安心です。差額が出た場合は申請先が受け取りを拒否することがありますので、必ず案内の指示に従ってください。
外封筒（送付用）と証明書のサイズ
外封筒の基本
申請書類一式を送る外封筒は、厳密な指定が少ないです。よく使われるのは角形2号（240mm×332mm）と長形3号（120mm×235mm）です。角形2号はA4用紙を折らずに入れられるため、書類を折りたくない場合に便利です。長形3号は三つ折りにすればA4が入るので返信用封筒で多く使われます。
証明書のサイズと折り方
自治体や機関が発行する証明書はA4が主流です。A4のまま送る場合は角形2号やA4対応の封筒を用います。三つ折りで返送するのが一般的なので、長形3号を指定されることが多いです。折り曲げを嫌う場合は角形2号を同封する旨を依頼すると良いです。
封入時の実務ポイント
- 書類はクリアファイルや台紙で補強すると折れや水濡れを防げます。
- 透ける窓付き封筒は個人情報が見える場合があるため避けるか、宛名部分を隠す工夫をしてください。
- 複数枚を送るときはクリップや封筒内でずれない処理をしておくと受取側での確認が楽になります。
以上を踏まえ、送付先の指示に従いつつ、書類の形状に合わせた封筒を選んでください。
各自治体・機関による細かな違い
- 概要
各自治体や機関で、封筒のサイズや切手料金、封筒表面への記載方法に差があります。公式サイトに具体的表記がある場合は、必ずそれに従ってください。
- 自治体の例
新潟県・福井県・東京都・石川県・大阪市などは公式に「長形3号・切手110円」と明記していることが多いです。申し込みページや案内に同様の記載がないか確認してください。
- 大学や一部機関の指定
国立看護大学校など、一部の教育機関は角形2号を指定する場合があります。サイズ指定があるときは、封筒の形や折り方で証明書が折れないよう注意してください。
- 書類が複数枚・厚みがある場合
証明書が複数枚になったり、クリアファイル等で厚みが出る場合は追加切手が必要です。厚さや重さで料金が変わりますので、郵便局で量るか、案内の注意書きを確認してください。
- 封筒表面への特定記載
提出先によっては「在職証明書等発行依頼書在中」などの明記を求める場合があります。指定の文言や書式があるか確認し、指定があれば封筒表面に読みやすく記載してください。
- 実務的な確認手順（簡潔）
1) 申請先の公式ページで封筒サイズと切手金額を確認する。
2) 記載が無ければ問い合わせる。
3) 書類枚数や厚さに応じて郵便局で料金を確認する。
以上を踏まえ、申請前に確認を徹底するとトラブルを防げます。
まとめと注意点
在職証明書の郵送申請で基本となるのは、返信用封筒に「長形3号（角2より一回り小さい）」を使い、110円切手を貼ることです。多くの自治体・機関でこれが標準なので、まずはこの組合せを用意してください。
- 返信用封筒の記載：必ずご自身の郵便番号、住所、氏名を明記します。読みやすい字で書き、フリガナを付けると処理が速くなります。電話番号を併記すると連絡が取りやすくなります。
- 切手と追加料金：通常は110円で届きますが、速達や簡易書留を希望する場合は追加料金が発生します。追加を希望する場合は、申請先の案内に従って金額を確認してください。
- 外封筒（送付用）の扱い：証明書が折られることがあるため、丈夫な封筒や緩衝材を使用すると安心です。サイズ指定がある場合は、それに合わせてください。
- 提出先ごとの違い：自治体や企業で細かな指定が異なります。事前に公式案内や窓口で確認して、指定フォーマットや同封書類を漏れなく準備してください。
最後に一言。返信用封筒の記載漏れや切手不足は返送が遅れる主な原因です。送る前に住所・氏名・切手額を必ず再確認してください。
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