はじめに
「英文の在職証明書が必要になったけれど、無料で使えるテンプレートはあるの？」
「英語で作成する場合、勤務先にはどの項目を書いてもらえばいいの？」と迷っていませんか。
海外の学校や勤務先、ビザ申請などで英文の在職証明書を求められ、提出期限が迫っているのに、どのような書式を使えばよいのか分からず迷ってしまうことがありますよね。
この記事では、英文の在職証明書を無料で作成・ダウンロードする方法や基本的な記載項目、作成時に確認したいポイントを順を追って説明していきます。
英文の在職証明書テンプレートをダウンロードして使う
英文の在職証明書を作成するときは、必要な項目がそろったテンプレートを使うと、最初から書式を整える手間を減らせます。
ここでは、英文の在職証明書テンプレートを選ぶときのポイントと、提出先の指定様式がある場合の扱いを説明します。
無料で使える英文テンプレートを選ぶ
無料の英文テンプレートを選ぶときは、氏名、会社名、在職期間、役職など、提出に必要な項目を記載できる形式を選びます。
ダウンロード後は、提出先が求める項目がそろっているか確認してから使用しましょう。
提出先の指定様式がある場合はテンプレートより優先する
提出先から英文の在職証明書について指定様式を渡されている場合は、無料テンプレートではなく指定様式を使用します。
異なる書式では必要な項目が不足することもあるため、指定された様式に必要事項を記入して提出しましょう。
無料で使える英文の在職証明書テンプレート
英文の在職証明書を自分で用意する場合は、以下のテンプレートを参考にできます。氏名や会社名、入社日などを書き換え、提出先から指定されている項目があれば追加してください。
シンプルな英文の在職証明書テンプレート
Certificate of Employment
This is to certify that [Employee’s Name] is currently employed by [Company Name].
The details of employment are as follows:
Employee Name: [Employee’s Name]
Job Title: [Job Title]
Employment Type: [Full-time / Part-time]
Date of Employment: [Month Day, Year]Company Name: [Company Name]
Company Address: [Company Address]Date of Issue: [Month Day, Year]
Authorized by:
[Name of Authorized Person]
[Job Title]
[Signature]
基本的な在職状況を証明する場合は、氏名や役職、雇用形態、入社日、会社情報などを記載します。提出先から記載項目を指定されている場合は、このテンプレートをそのまま使わず、指定内容に合わせて調整しましょう。
英文の在職証明書テンプレートに必要な記載項目
英文の在職証明書を作成するときは、本人の基本情報だけでなく、勤務先や雇用内容を確認できる項目も記載する必要があります。
ここでは、英文の在職証明書に記載する基本的な項目と、必要に応じて追加する項目を順に説明します。
氏名・住所・入社日・雇用形態などを記載する
本人の氏名、住所、入社日、雇用形態などを記載します。
氏名はパスポートなどの公的書類と同じ英語表記にそろえ、入社日や雇用形態も現在の情報を正確に記載しましょう。
職種・役職・勤務状況などを必要に応じて記載する
提出先から求められている場合は、職種や役職、勤務状況なども記載します。
職種や役職は現在の名称に合わせ、勤務状況はフルタイムやパートタイムなど、実際の働き方が分かる表記にしましょう。
会社名・所在地・担当者・発行日などを記載する
会社名や所在地、担当者名、発行日など、発行元を確認できる情報を記載します。
会社名と所在地は正式な英語表記にそろえ、担当者名や実際に証明書を発行する日付も正確に記載しましょう。
英文の在職証明書テンプレートを使うときの注意点
英文の在職証明書テンプレートを使う場合は、書式に沿って記入するだけでなく、提出先が求める表記や証明方法まで確認することが大切です。
ここでは、英文の在職証明書テンプレートを使う際に確認したいポイントを順に説明します。
「Certificate of Employment」など提出先に合わせた表記を確認する
書類名は、提出先から指定されている場合はその表記を使用します。
指定がない場合は、「Certificate of Employment」などテンプレート内の書類名が統一されているか確認してから使用しましょう。
氏名や会社名などの正式な英語表記をそろえる
氏名や会社名は、パスポートや会社の公式資料などで使用している正式な英語表記にそろえます。
氏名の順番やスペル、会社名の表記に間違いがないか、入力前に確認しておきましょう。
英文の在職証明書では、会社名だけでなく住所も英語で記載するため、「日本の住所は英語でどう書けばいい？」と迷う場合は、住所の順番や書き方も確認しておくと安心です。
▶在職証明書で日本の住所を英語で書く方法は？順番・番地・郵便番号の書き方を解説
指定された署名・押印や提出形式を確認する
署名や押印が必要な場合は、誰が対応するのかを確認してから発行します。
紙やPDFなど提出形式が指定されている場合も、提出先の案内に合わせて用意しましょう。
提出先から「原本」の提出を求められている場合は、PDFを印刷したものでもよいのか、会社から発行された紙が必要なのかも確認しておきましょう。
▶在職証明書の原本とは？コピー・PDFとの違いと提出方法を解説
英文の在職証明書テンプレートを作成する手順
英文の在職証明書テンプレートを使うときは、必要事項を入力したあと、記載内容や会社情報に誤りがないか確認してから発行・提出します。
ここでは、テンプレートへの入力から内容確認、提出までの手順を順に説明します。
テンプレートに必要事項を入力する
テンプレートを開き、氏名、住所、入社日、雇用形態、職種、役職など、必要な項目を入力します。
氏名や会社名は正式な英語表記を確認し、スペルや表記をそろえて記入しましょう。
記載内容と会社情報に誤りがないか確認する
入力後は、氏名や入社日、職種、役職、会社名、所在地などに誤りがないか確認します。
日付や雇用内容も実際の情報と照らし合わせ、間違いがあれば発行前に修正しましょう。
提出先の指定に合わせて発行・提出する
内容を確認したら、必要に応じて署名や押印を受け、提出先が指定する形式で発行します。
紙やPDFなどの提出形式と期限を確認し、指定された方法で提出しましょう。
まとめ
英文の在職証明書は、無料テンプレートを使えば一から作成する必要はありません。
ただし、提出先によって必要な項目や書式が異なるため、まずは指定様式がないか確認してからテンプレートを選びましょう。
作成するときは、氏名や会社名の英語表記、入社日、雇用内容などに間違いがないか確認することも大切です。署名・押印や提出形式についても、提出先の案内に合わせて準備しておくと安心です。
無料テンプレートを上手に活用しながら、提出先の指定に沿って一つずつ確認し、英文の在職証明書を準備していきましょう。
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