退職日が分かる書類の基本と活用方法を詳しく解説

はじめに

目的

この章では、本調査の目的と読み方を分かりやすく説明します。本記事は、退職日を証明できる代表的な書類（離職票、退職証明書、健康保険資格喪失証明書）について、特徴・発行条件・使い分けを整理するために作成しました。書類の違いが分からずに手続きで困っている方に向けています。

対象読者

• 退職予定・退職直後の方
• 会社の総務・人事担当者
• 失業給付や社会保険の手続きを行う方

本記事の使い方

各章で一つずつ書類を解説します。実務でよく使う場面や具体例を交えて、どの書類がいつ必要かを明確にします。章末にまとめは設けませんが、必要な書類をすぐに見つけられる目次形式で構成します。

本書の構成（全8章）

1. はじめに（本章）
2. 退職日が分かる書類とは
3. 離職票（離職票-1・2）の詳細
4. 退職証明書の特徴と発行義務
5. 健康保険資格喪失証明書について
6. 退職証明書と離職票の違い
7. 退職時に受け取る書類一覧
8. 退職後の手続きにおける書類の活用

この後の章で、実際の書類の見本や手続きに使うタイミングを具体的に説明します。初めての方でも迷わないよう、丁寧に進めます。

退職日が分かる書類とは

概要

退職日を公式に確認できる代表的な書類は次の3つです。離職票、退職証明書、健康保険・厚生年金の被保険者資格喪失証明書です。これらは用途や発行元が異なりますが、いずれも退職日を記載するため、手続きで提示を求められます。

離職票（離職票-1・2）

• 発行者：会社が雇用保険の手続きを行って発行されます（ハローワーク経由）。
• 記載例：退職日、離職理由、雇用期間など。
• 主な用途：失業手当の申請に必要です。離職理由は給付の可否に影響します。

退職証明書

• 発行者：勤務先（会社）が発行します。多くは従業員の請求に応じて作成されます。
• 記載例：在籍期間、退職日、職務内容など。
• 主な用途：転職先への提出や公的手続きの証明として使います。

健康保険・厚生年金の被保険者資格喪失証明書

• 発行者：会社または健康保険組合が発行します。
• 記載例：資格喪失日（＝退職日または保険適用終了日）。
• 主な用途：国民健康保険や年金の切替手続きで使います。

受け取りのタイミングと注意点

• 受け取り時期：離職票は離職後に会社が手続きをして数週間かかることがあります。退職証明書や資格喪失証明書は請求後に発行されます。
• 保存：各種手続きで原本の提示を求められる場合があります。コピーを取り、原本は大切に保管してください。

具体例

• 失業手当申請：離職票が必須です（退職日と離職理由を確認）。
• 転職先への提出：退職証明書で前職の退職日を示します。

必要に応じて、各書類の入手方法や具体的な記載例について第3章以降で詳しく説明します。

離職票（離職票-1・2）の詳細

離職票とは

離職票は、雇用保険に加入していた人が退職したときに、失業給付の申請で必要になる公的書類です。企業が「離職証明書」をハローワークに提出すると、ハローワークが離職票（-1・-2）を交付します。提出期限は、退職日の翌々日から10日以内です。

離職票-1と離職票-2の違い（簡潔）

• 離職票-1：本人が失業給付を申請する際に使う書類で、氏名や退職日、支給開始に必要な基本情報が記載されます。
• 離職票-2：主に勤務期間や賃金、離職理由など、給付の可否や給付日数の判断に用いる詳しい情報が記載されます。

発行の対象と請求方法

59歳以上の退職者には必ず発行されます。59歳未満の人は、本人の希望がなければ発行されないことがあります。発行を希望する場合は、退職後に会社に依頼してください。会社がハローワークへ提出後、数日〜数週間で届きます。

受け取った後の注意点

内容に誤りがあれば、まず会社へ連絡し訂正を依頼します。ハローワークでも相談できます。失業給付の手続きには原本が必要なので、大切に保管してください。

退職証明書の特徴と発行義務

概要

退職証明書は、退職者が企業に請求して受け取る書類です。労働基準法第22条により、請求があれば企業は発行する義務があります。退職者の就業期間や業務内容を公的に示すために使います。

発行義務

企業は請求を受けたら原則として速やかに発行します。請求を拒む理由は限定的で、正当な理由がない限り発行義務を果たす必要があります。発行のタイミングはできるだけ早い方が良いです。

記載内容と請求方法

一般に記載する項目は氏名、使用期間（在職期間）、業務の種類、職名（地位）、賃金、退職の事由などです。退職者は必要な項目だけを指定して請求できます。例：転職先に『在職期間のみ』を提出したい場合、その旨を明示して請求してください。

企業の対応と記録

企業は請求内容を確認し、どの項目を記載したかを記録しておく必要があります。記録は後日のトラブル防止に役立ちます。署名や押印、発行日を明記することが一般的です。

実務上のポイント

原則無償で発行します。様式は定められていないため、会社独自のフォーマットで作成できますが、記載内容が正確であることが重要です。検査や問い合わせがある場合に備えて、発行の理由や請求書類の写しを保管すると安心です。

健康保険資格喪失証明書について

概要

健康保険資格喪失証明書は、会社で加入していた健康保険（社会保険）の資格をいつ失ったかを証明する書類です。国民健康保険へ切り替える際や、転職先での手続きに提出を求められることがあります。

記載内容（見本）

• 被保険者の氏名、生年月日
• 保険の資格を喪失した日（重要）
• 保険者名（会社の健康保険組合や協会けんぽなど）

いつ必要か

• 退職後に国民健康保険へ加入するとき
• 転職先で健康保険の手続きが必要なとき
• 自治体や保険窓口で過去の加入状況を確認するとき

取得方法

• 退職した会社の人事・総務に依頼して発行してもらいます。保険者で直接発行する場合もあります。
• 電子交付に対応する場合は、PDF等で受け取れることがあります。

受け取り後の注意点

• 記載の「資格喪失日」が重要なので、自治体や新しい勤務先の指示と照らし合わせて確認してください。
• 日付に誤りがある場合は、発行元へ速やかに訂正を依頼してください。
• 退職関連の書類は保管しておくと、後の手続きがスムーズになります。

退職証明書と離職票の違い

目的と提出先

退職証明書は退職した事実を証明する書類で、転職先や自治体の手続きに提出します。離職票は失業給付を受けるための書類で、ハローワークに提出します。

発行義務と対象者

退職証明書は労働基準法により、従業員が請求すれば会社は発行します。離職票は雇用保険に加入していた人が退職した場合に、事業主がハローワークへの手続きを経て発行します。

記載内容と法的根拠

退職証明書は退職日や職名、在籍期間などを記載します。離職票は離職理由や被保険者期間、支給に必要な情報を記載し、雇用保険法に基づきます。

書式・発行のタイミング

退職証明書は会社ごとに書式が異なりますが、請求があれば速やかに発行します。離職票はハローワーク手続き後、決まった様式で発行されます。

実例でわかる違い

転職先に在籍確認を求められたら退職証明書を出します。失業保険を申請するなら離職票が必須です。どちらを使うかは目的で判断してください。」

退職時に受け取る書類一覧

退職時に会社から受け取る主な書類を分かりやすくまとめます。各書類の役割と、受け取ったときに確認すべき点を具体例で説明します。

源泉徴収票

• 何か：1年間の給与と納税額を示す書類です。
• 使い道：確定申告や次の勤務先への提出。
• 確認ポイント：氏名、支払金額、源泉徴収税額が正しいか。

雇用保険被保険者証

• 何か：雇用保険の加入記録を示す証明書です。
• 使い道：失業給付の申請や再就職手続きで必要。
• 確認ポイント：記載の雇用期間や氏名に誤りがないか。

離職票（離職票-1・2）

• 何か：退職理由や雇用期間を示す書類で、ハローワークで失業給付の手続きに使います。
• 使い道：失業給付の申請時に提出。
• 確認ポイント：退職理由が実際の状況と一致しているか。

退職証明書

• 何か：在職期間や職務内容を会社が証明する書類です。
• 使い道：転職先や公的手続きで提出を求められることがあります。
• 確認ポイント：在職期間や役職の記載漏れがないか。

健康保険資格喪失証明書

• 何か：退職により健康保険の資格を喪失したことを示す書類です。
• 使い道：国民健康保険への切替や任意継続手続きに必要。
• 確認ポイント：資格喪失日が正しいか。

年金手帳・基礎年金番号通知書

• 何か：年金の記録や基礎年金番号を示す書類です。
• 使い道：年金加入履歴の確認や手続き時に使用。
• 確認ポイント：番号や氏名に誤りがないか。

会社は退職後にこれらの書類を受け取れるよう対応する義務があります。受け取り後は紛失しないよう保管し、不明点は会社やハローワークに早めに確認してください。

退職後の手続きにおける書類の活用

なぜ退職日が分かる書類が必要か

退職日が分かる書類は、手続きの基礎になります。行政は退職日で加入や給付の開始・終了を判断します。たとえば、保険や年金の切り替え時に「いつ会社の保険が切れたか」を明確にするため必要です。

主な手続きと必要書類

• 国民健康保険：退職日が分かる書類と本人確認書類（運転免許やマイナンバーカード）を添えて市区町村で加入手続きをします。例：退職証明書や離職票の写し。
• 国民年金：会社員から国民年金へ切り替える際に退職日を伝えます。年金手帳や基礎年金番号があれば手続きがスムーズです。
• 失業給付（ハローワーク）：離職票（離職票-1・2）を提出します。離職票発行前や紛失時は、退職証明書で代用できる場合があります。
• 雇用保険手続き以外：住民税の扱いや扶養の変更でも退職日が求められます。

離職票がない・紛失した場合の対応

離職票が届かない場合は、まず元の勤務先に発行を依頼してください。発行が難しいときは退職証明書や給与明細（最終月）で代替を相談します。ハローワークや市役所に事前に問い合わせると必要な書類が明確になります。

提出時のポイント

• 原本がないと受理されない場合があるので、可能な限り原本を用意してください。
• マイナンバーカードは本人確認が早く済むので用意しておくと便利です。
• 期限や提出先を事前に確認し、必要書類をまとめて持参すると手続きがスムーズになります。

よくある質問（短く）

Q: 離職票がいつ届くかわからないときは？
A: まず会社へ連絡し、それでも届かない場合はハローワークへ相談してください。

Q: 退職証明書で全部代用できますか？
A: ほとんどの手続きで使えますが、離職票が必須の場面もあります。事前確認をおすすめします。