はじめに
概要
本資料は総務担当者が従業員の退職時に行うべき手続きの全体像と実務ポイントを分かりやすくまとめたガイドです。退職手続きは複数の部署や外部機関と連携が必要で、抜け漏れがあるとトラブルにつながります。
対象読者
主に企業の総務・人事担当者を想定しています。中小企業で総務を兼任している方や、初めて退職手続きを担当する方にも役立つ内容です。
目的
退職手続きの流れ、必要書類、期限管理、業務引き継ぎ、物品回収などを実務レベルで整理し、スムーズに処理できるようにすることを目的とします。具体例を挙げながら実践的に説明します。
本資料で扱う範囲
雇用保険や社会保険の処理、税務関連、退職証明書の発行、業務引き継ぎの進め方、回収物品と交付物の管理など、退職時に発生する主要な手続きを網羅します。
読み方のポイント
まず全体像を把握し、後の章で書類や期限の詳細を確認してください。チェックリストやタイムラインを活用すると漏れを防げます。
注意事項
手続きには法定の期限があるため、速やかに対応してください。社内ルールや就業規則とも照らし合わせて進めることをおすすめします。
退職手続きの全体像と重要性
全体像
退職手続きは、従業員の「退職届受理」から始まり、社会保険や雇用保険の資格喪失、最終給与の精算、年金・保険に関する通知、備品や貸与物の回収、業務引き継ぎ、退職証明書の発行まで多岐にわたります。総務はこれらを抜けなく実行する責任があります。
なぜ重要か
これらの手続きには法的な期限や個人の生活に直結する手続きが含まれます。期限を過ぎると会社側に過誤や罰則が発生したり、従業員が不利益を被る場合があります。適切な対応は企業の信頼維持にもつながります。
実務上のポイント
- マニュアルやチェックリストを事前に用意し、担当者を明確にする
- 各手続きの期限と提出先を一覧化する（例：資格喪失は退職日の翌日以降、速やかに）
- 書類の控えを残し、従業員にも交付する
これらを習慣化すると、ミスやトラブルを防げます。丁寧な手続きが退職者と会社双方の安心につながります。
退職手続きの3つの大分類
概要
人事総務が行う退職手続きは大きく三つに分けられます。雇用形態に関係なく、各分類の流れと期限を押さえることで手続き漏れや遅延を防げます。
1. 雇用保険・社会保険関係の手続き
内容：雇用保険の資格喪失届、健康保険・厚生年金の資格喪失・任意継続手続きなど
担当：事業主（会社）が手続きを行います。本人の同意や署名が必要な書類があります。
タイミング：退職日の翌日から手続き開始。提出期限が決まっているものが多いです。
注意点：資格喪失の記録が遅れると保険適用の空白が生じます。復職や転職先の確認を行ってください。
2. 税務関連の手続き
内容：源泉徴収票の発行、年末調整や退職所得の扱い、住民税の特別徴収から普通徴収への切替え手続き
担当：会社が源泉徴収票を発行し、市区町村や税務署へ必要連絡を行います。
タイミング：退職後速やかに源泉徴収票を交付します。住民税の処理は年度の区切りで調整が必要です。
注意点：年内退職か年末以外かで手続きが変わります。本人の住所変更を確認してください。
3. 労働基準法上の手続き
内容：最終賃金の支払い、未消化有給休暇の買上げ（規定がある場合）、退職証明書や離職票の発行
担当：会社が法令どおりに計算・支給し、証明書類を交付します。
タイミング：最終給与は法定期限内に支払う必要があります。離職票は雇用保険手続きに合わせて発行します。
注意点：計算ミスはトラブルのもとです。計算根拠を保存して説明できるようにしておきましょう。
退職前の主要な対応と書類作成
退職届の書き方と提出のポイント
退職の意思は口頭でも伝わりますが、後々の確認のため書面で提出します。退職届（退職願）は簡潔で構いません。記載例：氏名、提出日、退職希望日、理由（「一身上の都合により」等）と署名・捺印。会社のフォーマットがあればそれを使います。提出先と受領印の確認も忘れずに行ってください。
提出・返却すべきもの（従業員側）
主な例を挙げます。状況により追加項目が出ます。
– 社員証・入館証、社用PC・スマホ、業務用カード（交通・クレジット）
– 制服・作業着・工具・備品
– 社印（個人で保管しているものがあれば）や鍵
– 未処理の経費精算書や勤務時間記録、重要書類の原本
返却物は明細を作り、受領印をもらいましょう。紛失時は早めに報告します。
会社から受け取るもの（会社側）
受け渡し例を示します。
– 退職証明書、源泉徴収票、離職票（後日）
– 有給休暇の消化状況や残日数の証明
– 退職に伴う精算書（給与・未払い金）
受け取った書類はコピーを取って保存してください。
実務上の注意点とチェックリスト
- 退職希望日は業務の繁忙期や引き継ぎ期間を考慮して設定します。
- 重要書類は会社と自分の双方で控えを残すこと。
- 提出・返却の記録（日時、担当者名、受領印）は後のトラブル予防に有効です。
短いチェックリストを作り、提出前に一つずつ確認してください。
社会保険と雇用保険の手続き
概要
退職時は健康保険・厚生年金（社会保険）と雇用保険の手続きを分けて行います。期限が決まっているため、事業主側で漏れなく対応することが大切です。
保険証の回収と扱い
被保険者証（健康保険証）は退職日までに回収します。退職後に本人が必要な場合は返却するか、手続きによる交付方法を案内します。
健康保険・厚生年金の資格喪失届
提出書類：「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」。提出先は年金事務所で、退職日の翌日から5日以内に提出します。記載事項は氏名、被保険者番号、退職日などです。例：3月31日退職なら4月5日までに提出します。
雇用保険の届出と離職証明書
必要書類：「雇用保険被保険者離職証明書」および「雇用保険被保険者資格喪失届」。提出先はハローワークで、退職日の翌日から10日以内の提出が原則です。離職理由欄は失業給付に影響するため、退職者に内容を確認して署名・押印を求めます。例：3月31日退職なら4月10日までに提出します。
実務上の注意点
・期限をカレンダーで管理し、書類の記入漏れを防ぎます。
・離職理由や日付は退職者と確認してから提出します。
・個人情報は慎重に扱い、控えを保管します。
・任意継続や失業給付の案内は早めに行ってください。
税務関連の手続き
概要
退職時は所得税と住民税の手続きを確実に行います。必要書類の提出や徴収方法の調整で、退職者と会社双方の負担を減らせます。
所得税の手続き
退職後1か月以内に源泉徴収票を税務署に提出し、退職者に交付します。退職金がある場合は「退職所得の受給に関する申告書」を本人に記入してもらい、正しい税額で処理します。最終給与や賞与の源泉徴収が未確定なら、速やかに年末調整や申告の案内をします。書類は控えを残し、退職者に説明して渡してください。
住民税の手続き
「給与支払報告に係る給与所得者の異動届」を退職日の翌月10日までに市区町村に提出します。未徴収の住民税は、退職時期に応じて対応を決めます。例えば退職直後に徴収できるときは最終給与で清算します。市区町村が個人に納付書を送る普通徴収に切り替わる場合もあるので、退職者へ徴収方法を明確に伝えてください。
実務チェックリスト
- 源泉徴収票を作成・交付・税務署へ提出
- 退職所得申告書を回収（退職金がある場合）
- 異動届を翌月10日までに提出
- 未徴収分の徴収方法を決定し退職者へ通知
- 書類の控えを保存
退職証明書と業務引き継ぎ
退職証明書の取り扱い
退職者が希望すれば、会社は退職証明書を作成して速やかに交付します。記載は請求された事項に限ります。主な項目は在籍期間、職名、仕事内容、賃金などです。例：在籍期間＝2015年4月1日〜2025年3月31日。できるだけ早く（目安：3〜7営業日）準備すると親切です。
離職票の準備
離職票は雇用保険手続きに必要です。会社側での準備が基本なので、個人情報や離職理由の確認を速やかに行ってください。提出先や期日をあらかじめ確認し、本人に控えを渡すと手続きがスムーズになります。
業務引き継ぎの進め方
引き継ぎは文書化して進めます。具体例：
– 引継ぎシート（「日次業務」「週次業務」「未完タスク」「重要連絡先」）
– マニュアルやファイルの所在（フォルダーのパスやクラウドのリンク）
– 顧客対応履歴、納期、次の担当者
– システムアカウントとパスワードの移行方法（安全な方法で）
最終出社日までに主要項目を完了し、引継ぎミーティングで口頭確認と署名を行ってください。引継ぎ後の問い合わせは期間を決めると安心です（例：1か月）。
注意点
機密情報は適切に扱い、不要な個人情報を残さないでください。会社資産は返却リストを作り、返却と受領の記録を残します。円滑な引き継ぎは双方の負担を減らします。
重要な期限管理とチェックポイント
期限一覧と意味
- 社会保険（資格喪失届）：退職日の翌日から5日以内に提出が必要です。通常は事業主が年金事務所や協会けんぽへ届けますが、提出先と担当者を必ず確認してください。
- 雇用保険（資格喪失届）：退職日の翌々日から10日以内にハローワークへ提出します。これも事業主の手続きが一般的です。
- 源泉徴収票の交付：退職日から1か月以内に従業員へ交付します。年末調整や確定申告に必要です。
具体例（日付の目安）
例：退職日が7月10日なら、社会保険は7月15日まで、雇用保険は7月21日まで、源泉徴収票は8月10日までが目安です。
実務チェックリスト（すぐできること）
- 各期限をカレンダーに記入する
- 誰が提出するか（会社・本人）を書面で確認する
- 提出の控えや受領印を必ず受け取る
- 郵送する際は書留や配達記録を利用する
送付と確認のコツ
提出先の住所・担当部署を事前に確認してください。電子申請が可能かも聞くと手間が減ります。期限直前に再確認のメールを送ると安心です。
よくあるミスと対策
- 週末や祝日で締切を勘違いする→余裕をもって数日前に手配する
- 口頭だけで済ませる→メールや書面で記録を残す
- 控えを保管しない→必ずコピーを保管し、期限切れのトラブルを避ける
期限管理は小さな手間でトラブルを防げます。早めに確認し、確実に書類を残してください。
退職時の物品回収と交付
回収する物品（主な例）
- 健康保険証や社員証、IDカード
- 会社支給の携帯電話、ノートパソコン、USBメモリ
- 鍵、セキュリティカード、入館バッジ
- 社用クレジットカード、貸与書類や参考資料
各物品は状態を確認して、写真や記録を残します。個人所有物と混ざっていないかも確認します。
交付する書類（主な例）
- 源泉徴収票、最終給与明細
- 離職票、退職証明書、在職証明
- 健康保険や年金に関する案内書類
これらは手渡しか郵送で交付します。受領の証拠を残すため、受領書にサインをもらいます。
実務フロー（手順）
- 回収リストを作成し、退職日までに本人へ連絡します。
- 退職日に物品を回収し、状態を記録します。社用機器はログアウトとデータ消去を実行します。
- セキュリティカードやアカウントは速やかに無効化します。
- 書類を準備し、受領書を受け取ってから交付します。
- 未返却や損傷があれば記録し、規程に基づいて対応します。
注意点・トラブル対応
- 個人情報は適切に管理し、不要なデータを残さないようにします。
- データ消去は手順を書面で残し、可能なら本人にも説明します。
- 紛失や損傷の責任範囲は就業規則や貸与契約に従って扱います。
簡易チェックリスト
- 回収リストの完了確認
- 受領書の保管
- IT機器のデータ消去記録
- セキュリティの停止手続き
- 書類の交付記録
これらを丁寧に行うことで、退職後のトラブルを防げます。
スムーズな手続きのための準備
事前に整えるべき基本事項
退職手続きを円滑に進めるには、総務担当者が全体の流れを把握することが第一です。日付ごとの期限、必要書類、担当者名を一覧にしておくと抜け漏れを防げます。
マニュアルとチェックリストの作成
退職手続きマニュアルを作り、手順を工程ごとに分けます。チェックリストは紙とデジタルの双方で用意し、完了時に担当者が署名または承認を残す運用にします。テンプレート（退職届、引継書、雇用保険依頼文）も揃えておくと手間が減ります。
申し出方法の統一
対面、メール、社内ポータルなど申し出経路が複数ある場合は、受付方法を統一します。受付窓口と担当者を明確にし、連絡経路と返信テンプレを用意します。
引き継ぎと物品管理
引き継ぎ資料のフォーマットを決め、重要なアカウントや鍵、備品の回収リストも作成します。回収日は退職日前に設定し、延滞時の対応も規定しておきます。
個人情報と最終確認
個人情報の扱いルールを周知し、退職者の同意が必要な手続きは確認を取ります。退職直前に最終確認ミーティングを行い、未対応事項を洗い出しておきます。
問い合わせ窓口とフォロー
退職後に問い合わせが来ることを想定し、窓口担当と連絡先を明示します。苦情や書類の再発行対応の手順も定めておくと安心です。
以上を準備しておけば、手続きはスムーズに進み、退職者も会社側も負担が減ります。
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