はじめに
目的
この文書は、個人が受け取る源泉徴収票の保管について調査した結果を分かりやすくまとめたものです。法的な保管義務の有無や、実務上どれくらい保管すべきか、具体的な保管が必要になるケースや管理方法まで丁寧に解説します。
対象読者
会社員、パート・アルバイト、個人事業主、年金受給者など源泉徴収票を受け取るすべての方を想定しています。確定申告を自分で行う方や、税務署からの問い合わせに備えたい方にも役立ちます。
本書の構成（概要）
第2章以降で、法律上の扱い、保管期間の目安、実務上の注意点、具体例、保管方法を順に説明します。読み進めるだけで日常の書類管理に活かせる内容にしています。
お読みになる前に
源泉徴収票は日々の家計管理や税務で重要な書類です。ここで示す目安を参考に、ご自身の保管ルールを考えていただければ幸いです。
個人には法律上の保管義務がない
法律上の位置づけ
法令上、従業員個人に源泉徴収票を保管する義務は定められていません。源泉徴収票は会社から従業員へ交付される原本であり、ユーザー提供の前提に基づき、会社側にも原本の保管義務がないとされています。受け取った後に処分しても、法律上の直接的な罰則はありません。
実務上の注意点
しかし、法的義務がないからといってすぐに捨てるのはおすすめできません。源泉徴収票は収入の証明や年末調整、住宅ローンの審査、退職後の手続きなどで役立ちます。トラブルや照会があったときに手元にあると手続きがスムーズです。
保管の考え方
日常的には重要書類として扱い、保管を検討してください。したがって、保管期間や保存方法は次章以降で詳しく説明します。必要に応じてスキャンして電子保存するのも一案です。
個人が自分で確定申告を行う場合は5年間の保管が目安
概要
個人で確定申告をする場合、源泉徴収票や控除に関する書類は原則として5年間の保管を目安にしてください。これは、還付申告（払い過ぎた税金を取り戻す手続き）が申告年の翌年から5年間有効であるためです。
なぜ5年か
税務署に還付請求できる期間が5年だからです。後から控除漏れや記載ミスに気づいたとき、5年以内であれば還付を受けられる可能性があります。逆に書類を処分していると手続きができません。
保管しておくと便利な書類
- 源泉徴収票
- 医療費の領収書や保険料の控除証明
- 生命保険・地震保険の控除証明書
- 住宅ローンの借入金残高証明書
確定申告書の控え（控えのコピー）も一緒に保管してください。
保管方法のポイント
日付や内容が分かるようにファイルやフォルダに分類して保管します。紙はまとめてクリアファイルやバインダーに入れると見つけやすくなります。スキャンして電子データで保管する場合は、バックアップを取り、ファイル名に年・内容を付けると便利です。
実際の手続きで役立つ例
例えば医療費控除で還付を受ける場合、領収書を5年保管していれば申告後に見直しが必要になっても対応できます。還付が発生するか迷ったら、まず5年分の関連書類を確認してください。
実務上は最低1年、できれば7年の保管が推奨される
概要
個人に法的な保管義務はないものの、実務面では最低1年、できれば7年の保管をおすすめします。7年という目安は企業が源泉徴収簿を保管する期間と同じで、税務対応や再発行の際に利便性が高まります。
なぜ最低1年か
給与や年金など、受け取ってすぐ問題がない場合でも、翌年に誤りや再発行の必要が出ることがあります。1年あれば多くの短期的な問い合わせや手続きに対応できます。例えば、会社から源泉徴収票の差し替え依頼が来たときにすぐ確認できます。
なぜ7年が望ましいか
税務調査や過去の所得確認で、長期間の記録が役立つ場面があります。7年保管しておけば、会社側の保管期間と合わせて照合しやすく、トラブル解決や再発行依頼にも柔軟に対応できます。
実務的な考え方
重要な書類は少なくとも1年、できれば7年を目安に保管してください。短期で処分する場合はスキャンを残すなど代替策を検討すると安心です。
具体的な保管が必要となるケース
住宅ローン控除の申請
住宅ローン控除を受ける際、過去数年分の源泉徴収票を提出するよう求められることがあります。特に初回は複数年分の証明が必要な場合がありますので、購入や借入の前後は源泉徴収票をまとめて保管してください。
確定申告の修正（更正の請求や追徴対応）
申告内容を訂正する場合、税務署から過去5年分程度の源泉徴収票の提示を求められることがあります。誤りや見落としがあったときに、手元にあればスムーズに対応できます。
転職時の手続き・年末調整
転職して年末調整を行う際、前職の源泉徴収票が必要です。新しい勤務先が年末調整で前職分の所得を合算するため、退職時に必ず受け取り、保管してください。
ローンやクレジット申込時の収入証明
住宅ローンや自動車ローン、クレジットカードの審査で源泉徴収票の提出を求められることがあります。収入の裏付けとして用いられるため、直近分をすぐ出せると審査が速く進みます。
これらのケースに備えて、紙の原本かスキャンデータを整理して保管することをおすすめします。個人で保管しておくと手続きが円滑に進みます。
保管方法と管理のポイント
紙で保管する方法
源泉徴収票は2穴ファイルに時系列でまとめると見つけやすくなります。年度ごとに色付きのインデックスを付けると検索が速くなります。重要書類は透明ポケットやクリアファイルに入れて湿気や汚れを防ぎます。保管場所は施錠できる引き出しや金庫が望ましいです。
電子データで保管する方法
スキャンしてPDFで保存するとスペースを節約できます。複数年分を1つのフォルダで管理し、年度ごとにサブフォルダを作るとわかりやすいです。ファイル名は「YYYY_源泉徴収票_勤務先名.pdf」のように統一すると検索に困りません。スキャンは300dpi程度で読みやすく、OCRを使うと後で文字検索できます。
セキュリティ対策
源泉徴収票は個人情報を含むため、閲覧権限を限定してください。電子データはパスワードやOSのユーザー権限で保護し、可能なら暗号化します。紙は施錠、電子は二段階認証や強固なパスワードを組み合わせると安全性が高まります。
整理と検索のポイント
年度別、会社別、用途別（確定申告やローン申請用）でラベル付けすると用途に応じてすぐ取り出せます。目次ファイル（簡単なExcelやテキスト）を作ると大量のデータでも目的の書類を素早く見つけられます。
バックアップと見直し
電子データは外付けドライブやクラウドに定期的にバックアップしてください。紙の書類も年に一度状態を確認し、変色や破れがあればコピーを取って保管し直します。不要になったと判断する前に保管期間の目安を確認し、適切に処分してください。
まとめと推奨される対応
要点のまとめ
源泉徴収票は個人に法律上の保管義務はありませんが、実務上は最低5年、できれば7年の保管を推奨します。確定申告をする方、住宅ローンの審査を受ける予定がある方、転職で過去の給与確認が必要になり得る方は特に大切に保管してください。
今すぐ取るべき具体的対応
- 保管期間の設定：受け取った年から5年を最低ライン、余裕を持って7年保存する習慣をつけてください。
- 整理方法：年ごとにファイルまたはクリアポケットに入れて日付を書き、見つけやすくしてください。スキャンしてデジタル保存する場合は、元の紙も一定期間保管すると安心です。
- 破棄方法：保管期間が過ぎた書類は個人情報保護の観点からシュレッダー等で細断してください。古いコピーを捨てる前に保存状況を確認しましょう。
これらを実行すると、税務や住宅審査、転職時の手続きで困る可能性が大きく減ります。安心して管理できるよう、まずは今年分から整理を始めてください。
コメント