退職願と代表取締役の正しい書き方と注意点完全ガイド

はじめに

目的

本資料は、代表取締役に退職願を提出する際の正しい書き方と手続き方法をわかりやすく解説します。退職願と退職届の違い、宛名の書き方、複数代表取締役への対応、提出先の確認、記載例、注意点などを網羅します。

対象読者

• 会社を辞めたいと考えている方
• 退職手続きを初めて行う方
• 人事担当者や上司に相談する前に基本を確認したい方

本資料の使い方

各章を順に読むと、実際の作成から提出までの流れが理解できます。記載例はそのまま参考に使えますが、会社の就業規則や雇用契約書の確認も必ず行ってください。法的な疑問がある場合は、専門家に相談することをおすすめします。

本章の位置づけ

第1章で全体の目的と使い方を示します。続く章で具体的な書き方や注意点を丁寧に説明しますので、順にご覧ください。

退職願と退職届の基本的な違い

何が違うのか

退職願は「退職したい」という意思を会社に伝えるための文書です。あくまで申し入れや相談の意味合いが強く、会社が受理しなくても直ちに法的効力が発生するわけではありません。退職届は「退職します」と意思を確定させる文書で、提出すると原則として撤回できない確定的な意思表示になります。

法的効力と受理の扱い

退職願は提案ですから、会社側と話し合って退職日や引継ぎ方法を調整できます。退職届を出すと、会社が特に拒否しない限り退職の効力が生じます。就業規則や雇用契約に定めた手続きや期日（例：1か月前の通知）がある場合はそれに従ってください。

実務上の使い分け（具体例）

• まだ引継ぎや条件調整が必要であれば「退職願」を出して相談します。
• 退職日が決まり、交渉の余地がないと判断したら「退職届」を提出します。

取り下げについて

退職願は会社が受理していない間に取り下げできることが一般的です。退職届は提出後に撤回するには会社の同意が必要になりますので、提出前に十分に確認してください。

ワンポイント

まずは口頭で相談し、会社の規則を確認したうえで書面を作成しましょう。書面は日付と署名を入れ、控えを保管してください。

退職願に記載すべき基本事項

提出日（文書の上部）

文書の一番上に提出日を記載します。和暦・西暦どちらでも構いませんが、社内の慣例に合わせて統一してください。例：令和7年1月31日。

宛名（会社名・代表者名）

会社名と代表取締役の氏名を明記します。役職名も入れると丁寧です。個人宛の場合は「〇〇 様」とします。

本文（退職の意思表示）

「一身上の都合により退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」のように簡潔に意思を伝えます。退職理由を記す場合は簡潔に述べ、詳細は面談で補足します。

退職日（希望退職日）

希望する最終出勤日を明示します。業務引継ぎや就業規則に合わせて余裕を持った日付にしてください。

氏名と押印

署名はフルネームで記入し、実印または認印を押します。署名は自筆が基本です。

その他の注意点

・提出前に社内規程で必要な項目がないか確認してください。
・控えを1部用意し、受領印をもらって保管しましょう。
・文章は丁寧に、読みやすい字で書きます。

宛名の正しい記載方法

目的と基本形

退職願の宛名は会社の最高責任者を宛先にします。基本の書き方は「株式会社○○○　代表取締役社長　○○　様」です。会社名は省略せず、正式表記を用いてください。

配置と順序

宛名は本文より上、あなたの氏名よりも上に配置します。紙の上部または右上に目立つように書き、会社名→役職→氏名の順で記載します。役職名と氏名はフルネームで書きます。

敬称と役職名

敬称は「様」または「殿」を使えます。一般的には「様」が無難で、よりかしこまった場面では「殿」を使います。代表者の正式な役職（例：代表取締役社長、代表取締役）を正確に記載してください。

具体例

・株式会社山田商事　代表取締役社長　山田　太郎　様
・有限会社あさひ屋　代表取締役　佐藤　花子　殿

チェックポイント

• 会社の正式名称を確認する
• 役職名と氏名をフルネームで記載する
• 宛名は自分の名前より上に置く
• 敬称を適切に選ぶ

誤字や略称に注意して、丁寧に記載してください。

代表取締役が複数いる場合の対応

はじめに

代表取締役が複数いる会社では、退職願の宛先に悩むことが多いです。まずは会社の規則や慣例を確認してください。

確認すべきポイント

• 就業規則や社内の文書管理規程を確認する。
• 登記簿に記載された代表者（登記上の代表取締役）がいるか確認する。

一般的な対応

• 社長が統括している場合は「代表取締役社長」を宛先にします（例：代表取締役社長　山田太郎　様）。
• 代表者が複数で明確な序列がない場合は、直属の上司または人事部に宛先を確認します。

宛名の実例と同封の方法

• 明確なら代表者名を1人書く。念のため人事部へ控えを出す。複数名に送る場合は、本文で誰が受け取るかを明記し、コピーを同封すると良いです。

相談先と記録

• 不明点は直属の上司、総務・人事に相談してください。提出日時や受領印は必ず記録します。

提出先の確認と手続き方法

提出先を確認する

退職願は会社の指定に従って提出します。まず就業規則、社内の手引き、社内ポータルを確認してください。記載がなければ、直属の上司か人事部に問い合わせましょう。代表取締役が複数いても、通常は社長（代表権を持つ方）か人事が窓口になります。

提出方法

一般的な方法は次の通りです。上司を経由して手渡す、または人事や社長宛てに直接提出する。企業が指定すればメールや社内申請システムを使います。郵送する場合は書留や配達記録が残る方法を選んでください。署名や日付のある紙の提出を求められることが多いです。

提出時の手順（実務）

1. 提出先と方法を確認する
2. 直属の上司に事前相談する（必要に応じて）
3. 退職願の原本とコピーを用意し、コピーは自分で保管する
4. 提出後は受領印や受領メールをもらう
5. 退職日や有給・引継ぎの調整を行う

よくある注意点

就業規則で定めた退職予告期間や手続きを守ってください。口頭だけで済ませず、必ず文書で証拠を残すことが重要です。不明点は早めに人事に相談しましょう。

退職願の記載例

基本の記載例

退職願

私儀　このたび、一身上の都合により、令和7年3月31日をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます。

令和7年2月1日

株式会社〇〇
代表取締役社長　〇〇　殿

営業部　○○（氏名）
㊞

各項目のポイント

• タイトル: 「退職願」と明記します。短く分かりやすくします。
• 本文冒頭: 「私儀」や「私事」などを使い、丁寧に始めます。
• 退職日: 明確な日付を入れます。希望日を記載する場合は「をもって退職させていただきたく、お願い申し上げます」と記載します。
• 日付: 提出日を西暦か和暦で記載します。社内の慣例に合わせます。
• 宛名: 会社名と役職名を正確に書きます。代表者名が分かる場合は氏名まで書きます。
• 氏名と所属: フルネームと所属部署を記載し、押印または署名します。

応用例（即日または退職日未定）

• 即日退職: 理由を簡潔に書き、退職日を「本日付で退職させていただきたく存じます」と記載します。
• 退職日未定: 「退職日は改めてご相談させていただきます」と記載して提出できます。

注意点（簡潔に）

• 感情的な表現は避け、事実と希望を明確に書きます。
• 提出前に上司や人事の提出ルールを確認してください。

注意点とポイント

退職願を作成・提出する際の注意点とポイントを分かりやすくまとめます。

• 会社の公式情報で氏名・役職を必ず確認
  企業の登記簿、名刺、公式ウェブサイトなどで「代表取締役社長 〇〇 様」などの表記を確認してください。誤字や敬称の間違いは失礼になります。

• 会社独自の記載ルールを確認
  提出先によっては様式や記載事項（捺印の有無、署名の位置、提出部数など）を指定する場合があります。就業規則や人事規程、社内掲示を見てください。

• 不明点は早めに相談
  誰に出すか、いつ出すか迷ったら、直属の上司や人事部に尋ねましょう。口頭での確認も書面での記録も残すと安心です。

• 提出時の実務的なポイント
  日付・氏名は正確に記入し、提出前にコピーを保管してください。郵送する場合は配達記録（書留や配達記録郵便）を利用し、受領確認を取るようにします。

• 相手への配慮
  簡潔で礼儀正しい表現を心がけ、退職理由は詳細に書きすぎない方が無難です。円滑な退職手続きにつながります。