退職時に必要な年金手帳の役割と正しい対応方法

2025 11/29

はじめに

目的

この文書は、退職時に必要となる年金手帳の役割や手続きについて、わかりやすく整理したガイドです。初めて手続きをする方でも迷わないよう、実務でよくある場面を中心に説明します。

対象読者

会社を退職する予定の方
転職や離職で年金手続きに不安がある方
年金手帳の扱いを確認したい人

本書の構成と使い方

全11章で、年金手帳の基本、退職時の具体的な利用場面、必要書類、手続きの流れ、紛失時の対応などを順を追って説明します。まずは第2章で基本的な役割を確認し、退職直前の章で実務的なチェックリストを参照してください。必要に応じて各章を読み返し、手続きの準備にお役立てください。

年金手帳の基本的な役割と退職時の位置づけ

年金手帳とは

年金手帳は、国民年金や厚生年金の加入履歴や基礎年金番号を記録した大切な書類です。加入期間の証拠になるため、年金に関わる手続きで公式に使います。

種類と意味（茶色・オレンジ・青）

年金手帳には茶色、オレンジ色、青色の3種類があります。色は発行時期や様式の違いを示すだけで、基本的な役割は同じです。どの色でも加入記録や基礎年金番号の確認に使えます。

退職時の位置づけ

退職時は年金制度の切り替えで年金手帳が中心的な役割を果たします。会社員だった方が退職すると、会社から年金手帳を受け取り、次の勤務先へ渡すか、国民年金に加入する際に市区町村窓口へ提出します。年金事務所や市役所での手続きに必要な書類になります。

実際の手続きでの使い方と注意点

退職時は会社から年金手帳を忘れず受け取ってください。
転職先がある場合は、新しい勤務先に提出します。転職しない場合は市区町村で国民年金の手続きを行います。
紛失したときは再発行の手続きが必要です。早めに年金事務所へ連絡してください。
年金手帳は個人情報が書かれた書類なので、退職後も大切に保管してください。

実例：退職してすぐに転職先が決まっている場合は、年金手帳を次の会社に渡すだけで加入手続きが進みます。転職先が未定なら市役所で国民年金の加入手続きを行ってください。

退職時における年金手帳の主な使用場面

1) 退職・入社時の手続き

退職時、会社はあなたの年金手帳に記載された基礎年金番号を確認します。退職後に転職する場合でも、新しい勤務先は年金手帳を使って厚生年金の加入手続きを行います。具体例：入社時に年金手帳を提出すると、会社が社会保険の加入手続きを始めます。

2) 厚生年金から国民年金への切り替え

会社を退職して被用者保険から外れると、市区町村役場で国民年金への加入手続きをします。その際、年金手帳は基礎年金番号の確認に使われる重要な書類です。窓口で年金手帳を提示すると、個人情報や加入履歴の確認がスムーズになります。

3) 年金受給や資格確認の場面

老齢年金や障害年金の受給申請、記録の確認をするときに年金手帳の番号が必要になります。年金事務所や年金相談窓口で提示して、受給資格や記録の照合に役立てます。

4) 転職・再雇用・短期就労時

短期間の就労や派遣、パートで勤務する場合も、事業主が年金手帳の情報を必要とします。働く形態に応じて厚生年金や国民年金の適用が変わるため、手帳を準備しておくと手続きが円滑です。

5) 年金手帳を用意できない場合の注意点

手帳を紛失したときは、市区町村や年金事務所で基礎年金番号を確認できます。事前に連絡し、必要な本人確認書類を用意してください。

基礎年金番号と年金手帳の関係

基礎年金番号とは

年金手帳に記載された基礎年金番号は、4桁＋6桁の合計10桁（例：1234-567890）で一生変わりません。個人ごとの年金記録を結びつけるための識別番号です。

なぜ重要か（退職時の観点）

退職時にこの番号を確認すると、加入記録の漏れや手続き忘れを早めに見つけられます。将来もらえる年金額の見込み通知や、年金相談・審査で速やかに対応してもらえます。

確認方法と注意点

年金手帳の表紙や内側に記載があります。会社が預かっている場合は返却時に番号を必ず確認してください。
マイナンバーと混同しないでください。形式が異なります。

番号が不明・誤っているときの対応

まず会社に確認する。2. 年金事務所（またはねんきんダイヤル）で照会を依頼する。本人確認書類（運転免許証等）を持参します。3. 必要なら年金手帳の再交付や記載修正を行います。

ワンポイント

番号は大切な個人情報です。メモは安全な場所に保管し、むやみに他人に知らせないでください。

退職時の年金手続きの流れと期限

期限の基本

退職日の翌日から14日以内に、住所地の市区町村役場（年金担当窓口）で国民年金の手続きを行います。期限を過ぎると未加入期間が生じ、将来受け取る年金額に影響する可能性があります。郵送手続きも可能です。

窓口での手続きの流れ

窓口で「国民年金の第1号被保険者への切替」などを申し出ます。窓口で案内を受け、必要書類を提出します。
住民票や本人確認書類で本人確認を行います。年金手帳（ある場合）は提示してください。
手続きが受理されると、保険料の納付書や加入者番号などの案内が送付されます。

郵送での手続き

市区町村の窓口に電話で確認し、必要書類を郵送します。到着確認や不備連絡のやり取りは余裕を持って行ってください。

期限を過ぎた場合の対処

期限を過ぎても手続きを行えば加入扱いになりますが、空白期間の扱いや保険料の追納方法はケースにより異なります。できるだけ早く窓口に相談してください。

実務上の注意点

・退職後に住所が変わる場合は新住所の市区町村で手続きを行う必要があります。
・厚生年金から国民年金に切替える際は、保険料の案内が届くまで保管してください。
・会社が年金手帳を預かっている場合は返却を受け、番号の確認を忘れないでください。

必要な書類と準備物

本人確認・マイナンバー関連

マイナンバーカード（写真付き身分証明としても使えます）。
マイナンバーが確認できる書類（通知カードや住民票の写し＋身分証明書）

年金関連書類

年金手帳（お持ちなら）または基礎年金番号が分かる通知書。
年金手帳がない場合は、基礎年金番号の確認方法を窓口で案内してもらえます。

退職日を確認できる書類

離職票、健康保険・厚生年金被保険者資格喪失証明書、または退職証明書など。
会社から受け取った最終の給与明細や雇用契約書でも日付の確認ができます。

配偶者や扶養家族がいる場合

配偶者の年金手帳または基礎年金番号通知書を持参してください。
扶養に関する手続きを一緒に行う際に必要になります。

そのほか便利なもの・注意点

本人確認書類（運転免許証、パスポート等）の原本を用意してください。
書類は原本が基本です。コピーのみの場合は窓口で受け付けられないことがあります。
書類が揃わないと手続きが遅れるため、余裕を持って準備しましょう。

各書類に不安がある場合は、事前に年金事務所や勤務先の総務に問い合わせると安心です。

会社から年金手帳の返却を受ける

退職時の受け取り確認

退職日には年金手帳を会社から直接受け取るのが基本です。退職日に手渡しがあったか、担当者名や受け渡し時間を控えておくと後で安心です。受け取っていない場合は、退職前に必ず確認してください。

郵送で受け取る場合の注意点

会社が郵送対応する場合は、発送日と送付方法（書留など）を確認しましょう。届いた封筒は開封前に配達記録を保管し、万一未着や破損があれば速やかに会社に連絡します。

受取時に確認すること

年金手帳の表記（氏名）と基礎年金番号が正しいか確認してください。記載に誤りがあると年金手続きで時間がかかる場合があります。

紛失した場合の対応

紛失に気づいたら速やかに会社へ連絡し、年金事務所（日本年金機構）に再交付の申請を行います。本人確認書類が必要です。再交付には時間がかかることがあるため早めに手続きしてください。

会社に預けているケースの確認と請求方法

退職後も会社が保管している場合、返却を請求する書面（退職証明書やメール）を残すと安心です。請求の記録は今後のやり取りの証拠になります。

実務上の期限と注意点

年金の裁定請求など他手続きの際、年金手帳がないと手続きが遅れます。可能な限り退職日までに受け取り、紛失時は早めに再交付を申請してください。

ワンポイントアドバイス

届いたらすぐに写真やスキャンで保管すると紛失時に手続きがスムーズです。原本は湿気や高温を避けて安全に保管してください。

年金手帳廃止への対応

概要

年金手帳は令和4年（2022年）4月に廃止され、入社時の提出や被保険者の住所・氏名変更届の提出が原則不要になりました。マイナンバーを使って住基ネットから情報を取得できるため、事業主が届出に関与する場面が減ります。

退職・転職時の実務上の変化

会社へ年金手帳を渡す必要は基本的にありません。退職後の年金手続きはマイナンバーやオンラインの情報連携で進むことが多く、手続きの見通しが立てやすくなります。

ただし、基礎年金番号は重要です

基礎年金番号は廃止されていません。海外転出の届出や口座振替の申し込みは基礎年金番号で行うため、年金手帳または基礎年金番号通知書は大切に保管してください。紛失した場合は年金事務所で再発行・番号の確認手続きを行います。

保存・紛失時の対応と注意点

保管は防水・火災に強い場所を推奨します。紛失したら早めに年金事務所へ相談し、身元確認書類を用意して手続きを進めてください。事業主は従業員に保管の重要性を周知すると親切です。

転職の場合の年金手帳手続き

転職先が法人で離職期間がない場合

転職先が会社（法人）で、退職日と入社日の間に空白がないときは、原則として年金手帳を新しい会社に提出するか、マイナンバーを伝えれば手続きが完了します。会社はあなたの基礎年金番号を使って社会保険（厚生年金）に加入させます。

離職期間があっても同じ月に入社する場合

退職と入社が同じ月であれば、手続き上は継続して厚生年金の扱いになることが多いです。年金手帳提出やマイナンバーの通知を忘れないようにしてください。提出が遅れると会社側での処理に時間がかかる場合があります。

離職期間が生じる場合（国民年金への加入）

退職後に就職までの空白があると、厚生年金の被保険者でなくなります。このときはお住まいの市区町村役場で国民年金（第1号被保険者）への加入手続きを行ってください。手続き方法は窓口で案内されますので、不明な点は役場に相談しましょう。

年金手帳を紛失・番号が分からない場合

年金手帳をなくしたときは、年金事務所や市区町村窓口で基礎年金番号の確認や再発行の方法を案内してくれます。転職先には事情を伝え、マイナンバーで対応できるか確認してください。

実務的な注意点

退職時に年金手帳を会社から返却してもらう。
マイナンバー提出は安全に行う（会社の提出方法を確認）。
手続きに不安があれば年金事務所や社労士に相談する。

確定拠出年金（企業型DC）の手続き

概要

在職中に企業型確定拠出年金（企業型DC）で積み立てがある場合、退職後に資産の扱いを決めて手続きを進めます。企業が拠出した掛金はあなたの年金資産ですから、無駄にしないことが大切です。

退職後の主な選択肢

新しい勤務先に企業型DCがあり移管できる場合は、資産をそのまま移すことができます（例：A社からB社へ移管）。
企業型DCから個人型のiDeCoに移換する（加入資格があれば）。
移管せずに既存の運営管理機関で管理を続けられる場合があります。

手続きの流れ

退職後、所属していた企業の運営管理機関から案内を受けます。2. 移管先を決め、所定の申請書を提出します。3. 運用商品や口座情報を確認して手続きを完了します。

必要書類と期限

退職を証明する書類、本人確認書類、マイナンバー、振込先口座情報などが一般的です。案内に従って早めに準備してください。

注意点

受け取りや移管には手数料や運用期間の扱いが関係します。税制上の違いもありますので、移管先の制度や手数料を確認して選んでください。
受け取りは原則60歳以降になる点に留意してください。具体的な操作は運営管理機関に相談すると安心です。

年金手帳の保管方法と紛失対策

年金手帳は大切な個人書類です。厚生年金保険法施行規則第十六条にも「事業主は提出された年金手帳を確認したあと、手帳は被保険者に返付しなければならない」と定められています。ここでは、安全に保管し、紛失時に速やかに対応する方法を分かりやすく説明します。

保管場所のおすすめ

家庭内では耐火金庫や鍵付きの書類箱に保管します。書類専用の場所を決めると探しやすくなります。
財布や普段持ち歩くバッグには入れず、落としたり盗まれたりするリスクを減らします。
年金手帳は他の重要書類（保険証・戸籍謄本など）とまとめて管理すると便利です。

紛失時の対応

まず最寄りの年金事務所に連絡して指示を受けます。再交付手続きや必要書類を案内してくれます。
身分証明書などを準備して申請します。手続きには時間がかかる場合がありますので早めに動きます。
紛失の状況によっては警察に遺失届を出すと安心です。

会社が保管している場合の対処

会社が保管しているときは、従業員が返却を求めれば速やかに返付または保管先の変更手続きを行えます。口頭だけでなく書面で依頼しておくと記録が残ります。

デジタル化と日常の注意点

年金手帳の写しをスキャンして保管する場合は、パスワード付きのクラウドや暗号化したUSBなど安全な方法を使います。
写真をSNSやメールで送ると第三者に見られる危険があるため避けます。
保管場所を家族に伝えておくと緊急時に助かります。