在職証明書の雛形とエクセル活用法を詳しく解説！

はじめに

本書の目的

本ドキュメントは、在職証明書のエクセル雛形に関する調査結果を分かりやすくまとめたものです。人事・総務での実務担当者や、証明書を必要とする従業員が用途に応じた雛形を選び、正確に作成できるよう支援します。

読み手と利用方法

想定読者は人事・総務担当者、経理担当者、転職やローン申請で在職証明が必要な従業員です。まず第2章で在職証明書の基本を確認し、続く章でテンプレートの種類や記載例、注意点を順に参照してください。実務で使う際は、会社の様式や提出先の要件を優先して調整してください。

本書の構成と使い方の工夫

全8章で、定義・テンプレート・記載項目・勤務形態・実務上の注意点まで網羅します。各章は独立して参照できますが、最初に本章を読むことで全体像を把握できます。テンプレートは用途別に使い分ける説明を重視しました。

注意点

記載内容は正確性と秘密保持が重要です。証明書は対外文書として扱い、必要に応じて上長の承認や押印を得てください。

在職証明書の基本定義と役割

定義

在職証明書は、ある人物が企業や団体に現在または過去に在籍していた事実を示す文書です。雇用期間や役職、勤務先名などを明記し、第三者に在籍状況を確認してもらうために発行します。

主な用途

転職活動や入社手続き、住宅ローンの審査、保育園や学校の入園・入学手続き、行政手続きなど幅広く用います。用途によって必要な記載項目が変わる点に注意してください。

記載のポイント

氏名、雇用開始・終了日（在職中は開始日のみでも可）、役職・所属、発行日、発行者の氏名・連絡先を必ず記載します。用途に応じて雇用形態や就業時間、離職理由などを加えます。

改ざん防止と発行者情報

決まった書式はありませんが、改ざん防止のため会社印や代表者印、署名を押印して発行します。発行者の所属と連絡先を明記し、受領者が確認できるようにします。

実務上の注意

在職期間や役職は事実に基づいて正確に記載します。社内の発行ルールを整備し、誰がどの条件で発行するかを決めておくと混乱を防げます。

エクセルテンプレートの種類と使い分け

はじめに

エクセル形式の勤務証明書テンプレートは用途に合わせて様々な種類があります。目的に合ったテンプレートを選ぶと、作成や審査がスムーズになります。

テンプレートの主な種類

• 一般用（正社員向け）: 役職、入社日、雇用形態、給与欄を中心に記載します。
• アルバイト用: 時給、シフト・勤務日数、労働時間を明確にします。
• パート用: 勤務回数や勤務時間帯、扶養内の可否などを記載します。
• 契約・嘱託・派遣向け: 契約期間や派遣元／派遣先の情報を加えます。
• 在籍・在職・就労・雇用など名称違いのテンプレート: 提出先の呼称に合わせて文言だけを変えられる設計がおすすめです。

使い分けのポイント

• 提出先の要件をまず確認してください（例: 銀行、役所、入国管理局など）。
• 審査で重視される項目があれば、それが目立つレイアウトを選びます（給与欄や勤務日数など）。
• 短期契約や派遣は契約期間の明記が必須です。

実務上の注意点

• 入力セルの整備（必須項目は色付け）、印刷範囲の設定、社判・署名欄の確保を行ってください。
• フォントや改行で読みやすさを保ち、不要な項目は非表示にして簡潔にします。

具体例（使い分け）

• 住宅ローンや口座審査：収入や在籍年数が分かる一般用を選びます。
• バイトの就業証明：時給やシフト表と連携したアルバイト用を使います。
• 雇用契約の確認：契約期間を明確にする契約社員用を用意します。

用途と提出先に応じて、適切なテンプレートを選んでください。

証明書の種類別の目的と記載内容

勤務証明書（業務実態の証明）

目的：勤務の実態を広く示すために使います。銀行融資や賃貸契約、各種手続きで必要になります。
主な記載項目：会社名・社員氏名・所属部署・役職・在籍期間・就業時間（始業・終業）・週の勤務日数・給与支給の有無および支給頻度・発行日と発行者の署名または押印。
例：月給支給で週5日、月間の実働時間を記載するケース。

就労証明書／就業証明書（労働時間・見込みの証明）

目的：実際の就労時間や今後の就労見込みを示します。パート・アルバイトの申請や条件確認で使われます。
主な記載項目：週の労働時間・1日あたりの労働時間の目安・シフト例（固定か変動か）・契約時間の見込み（例：今後3か月は週20時間見込み）・有給取得状況の簡単な記載。
例：シフト制で週3日、1日6時間勤務の見込みと明記。

雇用証明書（雇用契約の存在確認）

目的：雇用関係そのものを証明します。在籍確認や社会保険、行政手続きで提出を求められます。
主な記載項目：雇用契約日（入社日）・雇用区分（正社員、契約社員、派遣、パート等）・契約期間（有期の場合の終了日）・試用期間の有無・給与形態の概略。
例：契約社員で契約期間が定められている場合は開始・終了日を明記。

出勤証明書（特定日・期間の出勤確認）

目的：特定の日や期間に出勤した事実を示します。休暇証明や申請手続きのために使います。
主な記載項目：対象日または期間・出勤した日ごとの出勤時間または合計出勤時間・勤怠システムの記録との一致確認・発行者の署名・発行日。
例：事故や病欠の証明で、ある月の出勤日一覧を添付するケース。

実務上の注意点

・用途に合わせた書式と必要項目を明確にすること。書類の目的が分かれば記載不足を防げます。
・個人情報保護に注意し、不要な情報は記載しないこと。
・発行者の氏名・連絡先や会社印を忘れずに入れると信頼性が上がります。

(注)各証明書は用途により記載内容が重なるため、提出先の要請に沿って調整してください。

共通の基本項目と記載内容

以下は、すべての在職証明書に共通して記載すべき基本項目です。実務で使いやすいよう具体例と注意点を添えます。

会社情報

• 会社名：正式名称（略称は併記可）
• 所在地：本社または証明書を発行する部署の住所
• 電話番号：代表または担当部署の直通番号
• 担当部署・担当者名：問い合わせ用に明記
• 発行日・発行者署名（または押印）：原本性を示す

例）株式会社○○　〒123-4567 東京都新宿区～　TEL：03-0000-0000

本人情報

• 氏名（漢字）・フリガナ
• 生年月日（YYYY年MM月DD日）
• 社員番号や入社時の氏名（旧姓がある場合）

雇用区分

• 正社員、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートなど明確に記載
• 契約形態（無期・有期）や雇用時間（フルタイム／パートタイム）を補足

在籍期間・契約期間

• 入社日（例：2018年4月1日）
• 在籍期間：在籍中は「在籍中（2018年4月1日～）」と記載
• 契約期間がある場合は開始日と終了日を明記
• 休職・育休中の表記が必要な場合はその期間を追記

実務上の注意点

• 日付は統一した表記にする（和暦／西暦の混在は避ける）
• 署名・押印の有無を組織ルールに従って決める
• 個人情報保護に配慮し、必要最小限の項目に留める
• 発行前に氏名・日付・雇用区分・期間を担当者が必ず確認する

これらを押さえると、用途に応じて誤解なく使える証明書を作成できます。

勤務形態と勤務実績の記載方法

勤務形態の明確化

• 記載例：
• 「勤務形態：フルタイム（週5日、所定労働時間40時間）」
• 「勤務形態：シフト制（週の所定労働時間：平均30時間、シフト例：早番9:00–17:00／遅番13:00–21:00）」
• ポイント：週の所定労働時間を必ず明記します。曖昧な表現は避け、平均値や具体的なシフト例を添えます。

勤務実績の記載方法

• 勤務日数：該当期間内の実働日数を記載（例：「勤務日数：月間20日」）。
• 就業時間帯：始業・終業時間を明示（例：「就業時間：9:00–17:30（休憩60分）」）。
• 残業の有無：有の場合は平均残業時間を併記（例：「残業：有／平均月10時間」）。

給与形態の表記

• 月給制と時給制のどちらかを明確にする（例：「給与形態：月給300,000円」または「給与形態：時給1,200円」）。
• 手当や交通費の扱いを分けて書くと誤解を防げます。

発行情報と改ざん防止

• 発行日：発行日を西暦または和暦で記載（例：「発行日：2025年5月1日」）。
• 押印：社判または代表者印を押す欄を設け、担当者名・役職を併記します。
• 実務上の工夫：発行後にPDFにして渡し、原本は社内で保管します。エクセルでは発行欄を保護し、変更履歴を残すと良いです。

書き方のテンプレート（短文）

「勤務形態：フルタイム（週5日、所定労働時間40時間）／勤務日数：月間20日／就業時間：9:00–17:30（休憩60分）／残業：有（平均月10時間）／給与形態：月給300,000円」

記載例と実務的な注意点

在職中の記載例

• 所属：営業部（※部署名は組織上の正式名称で記載）
• 雇用区分：正社員
• 入社日：2018年4月1日
• 就業形態：フルタイム（裁量労働制ではない）
• 週所定労働時間：40時間
• 勤務地：東京本社（東京都千代田区）

例文（1行）：「当社において2018年4月1日より在職し、所属は営業部、雇用区分は正社員、就業形態はフルタイム、週所定労働時間は40時間、勤務場所は東京本社です。」

過去在職の記載例

• 当時の所属・雇用区分・就業形態・週所定労働時間・勤務地を当時の情報で記載します。
• 有期契約でない場合は雇用期間の記載は不要です。

例文（1行）：「当社において2016年5月1日から2019年3月31日まで在職し、当時の所属は商品企画部、雇用区分は契約社員（当時）、就業形態は週5日勤務、週所定労働時間は35時間、勤務場所は大阪支店でした。」

実務的な注意点（チェックリスト）

• 日付と氏名の一致を確認する（住民票・雇用契約書と突合）。
• 記載内容は給与台帳やタイムカードと整合させる。
• 署名または社判の有無を規定に従って確認する。
• 個人情報は最小限にし、提供先を明確にする。

ケース別の留意点

• 異動・出向：在籍は本籍組織、勤務地は実際の就業場所を明記。
• 休職中：休職の開始日と復職予定（または復職日）を記載。
• リモートワーク：主要な勤務場所を補足説明として明記。

必要に応じて申請目的（例：住宅ローン用、ビザ申請）を記載し、相手先の要件に合わせて柔軟に対応してください。

就労形態と職務内容の詳細記載

就労形態の選び方

就労形態は該当するものを一つ選び、具体的に記載します。主な区分は固定時間制、変形労働時間制、フレックスタイム制、シフト制・交代勤務制です。雇用契約や就業規則に基づいて判断してください。

各就労形態の記載例

• 固定時間制：始業・終業時刻（例：09:00〜18:00）、休憩時間を明記します。
• 変形労働時間制：適用期間（例：1か月単位）、基準労働時間と実績の記載方法を添えて記します。
• フレックスタイム制：コアタイムとフレキシブル時間、清算期間（例：1か月）を示します。
• シフト制・交代勤務制：シフトの種類（早番・遅番・夜勤）、周期や具体的な勤務例を記載します。

職務内容・役職の書き方

職種名と部署名を明確にし、日常業務の具体例を列挙します（例：営業—新規開拓、月次報告作成）。役職や責任範囲（部下の人数、予算管理など）も記載すると信頼性が高まります。

証明力を高めるポイント

勤務時間の実績やタイムカード、シフト表の添付を推奨します。仕事内容は簡潔に、しかし具体例を入れて書くと提出先が把握しやすくなります。したがって、勤務形態と実際の勤務記録が一致していることが重要です。