はじめに
目的
本調査は、従業員が退職する際に企業が行うべき手続きと対応を分かりやすく整理することを目的としています。退職前後の手続きや書類、期限、法的なポイントを実務に即して解説します。
本書の範囲
退職日決定から書類準備、貸与品回収、社会保険・雇用保険の資格喪失手続きまで、企業の人事・総務部門が実務で使える情報を網羅します。専門用語は最小限にして、具体例（例：退職日の調整、健康保険証の返却方法）で説明します。
想定読者
人事・総務担当者、管理職、退職対応を初めて行う担当者を想定しています。法的助言が必要な場合は、別途専門家に相談してください。
読み方のポイント
各章は時系列に沿って構成しています。まず全体の流れを把握した上で、該当する章の手順や書類を確認してください。
注意事項
法令や判例の詳細は変わることがあります。本書は実務の手引きとしてご利用ください。
退職手続きの全体構造と基本フロー
概要
退職手続きは大きく「退職前」と「退職後」の二つに分かれます。前者は社内手続き・引き継ぎ・貸与品の回収など、後者は社会保険や雇用保険の資格喪失手続きなど対外的な届出が中心です。両者を区別すると、抜け漏れを防げます。
退職前フェーズ（主な流れ）
- 退職の意思表明（口頭・書面）
- 退職日決定と上司・関係部署への連絡
- 引き継ぎ計画の作成と実行
- 貸与品の回収、社内アカウントの整理
- 最終出勤日の調整と有給処理
退職後フェーズ（主な流れ）
- 社会保険・雇用保険の資格喪失届の提出
- 健康保険証の返却確認
- 離職票・源泉徴収票などの発行
- 退職金や最終給与の精算
役割分担の例
- 従業員：引き継ぎ書作成、貸与品返却
- 上司：退職日調整、業務引継ぎ確認
- 人事・総務：書類受理、対外届出、証明書発行
重複・抜け漏れ防止のポイント
チェックリストを用意し、期限と担当者を明記します。引き継ぎは口頭だけでなく文書化し、回収物は受領サインをもらいます。
簡易チェックリスト（例）
- 退職届受理／退職日決定
- 引き継ぎ資料提出
- 貸与品返却
- 社会保険・雇用保険手続き開始
- 離職票・源泉徴収票の発行予定確認
退職日決定までのプロセス
概要
退職手続きの最初の一歩は、従業員と会社で退職日を確定することです。法律上は、従業員が退職の意思を伝えてから原則14日後以降の日付を設定しますが、会社が同意すれば短縮も可能です。ここでは、日程を決める具体的な流れと注意点をわかりやすく説明します。
手順（従業員側）
- まず口頭やメールで退職の意思を上司に伝えます。時期や理由を簡潔に説明してください。
- 退職届を提出する日を決めます。退職届は書面で用意し、控えを保管します。
- 希望の退職日を提示し、業務引継ぎの目安も伝えます。
手順（会社側）
会社は業務の都合や引継ぎ状況を確認し、最終的な退職日を提示します。業務の引継ぎ計画や後任の手配状況を考慮して調整します。
日程が合わない場合の対応
希望日と会社の提示が合わないときは、双方で妥協案を出し合って調整します。緊急性があれば早めに理由を説明し、短縮の同意を得るよう努めてください。
確認事項と注意点
- 退職届の提出日と退職日は別であることを明確にしてください。- 口頭だけで済ませず、書面でのやり取りを残すと安心です。- 退職の意思を撤回する場合は、速やかに会社と相談してください。
退職届の受理と法的効力
概要
退職届の受理は、退職手続きの最初の重要な一歩です。従業員が退職の意思を示すことで、労働契約の終了へ向けた手続きが始まります。
法的効力
法律上、従業員が退職の意思を明確に示せば（口頭でも可）、その意思表示だけで効力が生じます。会社の同意は不要です。ただし、退職の撤回は原則として認められにくく、誤解や争いを避けるために書面での提出を推奨します。
書面と口頭の違い
書面は時期や意思を明確に残せます。退職日を明記し、会社の受領印や受領の記録をもらうと後のトラブルを防げます。口頭のみは証拠が残りにくいため、記録化を心がけてください。
受理時の実務上の注意点
- 退職届と退職願の違いを理解する。退職願は申し入れで撤回可能、退職届は原則撤回不可。
- 提出の際は写しを保管し、受領の確認（メールや受領印）を得る。
- 退職日や引継ぎの条件は文書で合意しておくと安全です。
具体例
上司に口頭で退職を伝えた後、翌日に退職届を提出し、受領のサインと日付をもらう。これだけで双方の立場が明確になります。
退職日までに準備すべき書類
概要
退職日までに会社側が用意すべき主な書類を分かりやすくまとめます。書類は退職者の手続きや今後の証明に使われますので、正確に準備してください。
退職証明書
従業員から請求があれば発行します。記載例は在職期間、職名、業務内容などです。請求に対して速やかに作成し、本人に手渡すか郵送で届くようにします。
離職証明書（離職票作成に必要）
離職票を希望する場合、会社は離職証明書を作成します。ここには退職理由や賃金の状況を記載します。記載内容は退職者本人に確認し、同意を得た上で署名・捺印してもらってください。本人の同意が得られない場合は、その旨を記録しておくと安心です。
その他の書類
最終給与明細、未消化有給の計算書、貸与品返却確認書なども用意します。引継ぎや各種手続きに必要な説明書を添えると親切です。
退職時誓約書と機密保持
意味と目的
退職時誓約書は、退職者と会社が退職後の義務を明確にする書面です。主に企業の機密情報を守ること、競業や顧客引き抜きを防ぐことを目的とします。たとえば顧客リストや営業ノウハウ、技術資料が該当します。
主な項目と具体例
- 秘密保持（どの情報が対象か、保存・廃棄方法）
- 競業避止（業種・地域・期間の限定）
- 顧客引き抜き防止（退職後の連絡制限）
- 知的財産の帰属（発明や改良の扱い）
- 返還義務（貸与品や資料の返却）
- 違反時の措置（損害賠償、差止請求）
実務では「期間は何年か」「範囲は具体的か」を確認してください。
注意点と交渉のポイント
不合理に広い競業避止や長期間の義務は無効となる場合があります。しかし署名前に必ず内容を確認し、不明点は人事や法務、必要なら弁護士に相談しましょう。交渉で期間や地域を限定する、金銭的補償を求めるなどの選択肢があります。
実務フロー
- 受け取ったら全文を読む
- 不明点をメモして人事に確認
- 合意できない条項は提示して修正交渉
- 合意後に署名・コピーを保管
退職後も守るべき義務が残る点に留意し、書面で明確な合意を作ることが大切です。
貸与品と健康保険証の回収
はじめに
退職時に会社から貸与された物品や健康保険証を確実に返却することは、トラブルを防ぐために重要です。ここでは対象物と具体的な手順、注意点を分かりやすく説明します。
回収対象の例
- ノートパソコン・デスクトップ（周辺機器を含む）
- スマートフォン・携帯電話（業務用）
- 社員証・名札・入館証
- 名刺（余剰分）・会社発行のIDカード
- 鍵（机・ロッカー・出入口）
- 年金手帳・健康保険証（会社が預かっている場合）
- 業務マニュアルや貸与文書
回収の手順（実務的に）
- 早めに一覧を確認します。総務や担当者に貸与品の一覧を求めて確認します。
- データの整理とバックアップを行います。業務データは会社の指示に従って移行します。
- パスワードやアカウントの引き継ぎをします。ログイン情報は直接引き継ぎ、社内規程に従って処理します。
- 実物を受け渡す際は受領書を作成し、双方が署名します。メールでの確認も有効ですが、署名のある書面が望ましいです。
健康保険証・年金手帳の取り扱い
健康保険証は退職日当日までに回収するのが一般的です。会社が預かっている年金手帳も同様に返却を受けます。返却の際は受領印や署名をもらい、いつ誰が返却したか記録を残します。
紛失や不備があった場合の対応
貸与品を紛失した場合は速やかに報告し、会社の指示に従います。損害賠償が発生する可能性があるため、事前の確認と記録を丁寧に行ってください。
書類と証拠の保管
受領書や返却を証明するメールは、後日トラブルにならないよう数年間保管しておくことをおすすめします。
退職金と最終給与の準備
1) 退職金と最終給与の違いと確認事項
退職金は企業の規程に基づく一時金で、最終給与は退職月の給与や未払い手当を含みます。まず就業規則や退職金規程を確認して、支給対象・計算方法・支給時期を明確にしましょう。
2) 支給額の算定方法（具体例付き）
基本は「基準給×勤続年数×係数」などです。例：基準給30万円、支給率0.5か月/年、勤続10年なら0.5×10×30万円＝150万円。最終給与は未払残業代・未消化有給・振替休日の未処理分を足し、社会保険料や税金を差し引きます。
3) 支給日・支払方法の案内
支給日を明示し、銀行振込が一般的です。給与明細（内訳）を必ず渡して、差引内訳や源泉徴収の説明を行ってください。
4) 経費精算と未払い確認
経費精算は領収書の提出期限を設け、未払いの交通費や立替金がないか確認します。未清算分は最終給与で清算するか別途精算するか、取扱いを事前に通知します。
5) 返却物や精算が絡む調整
社用携帯や貸与品の未返却分は金額を算出して最終精算に反映します。健康保険証や通勤定期券の扱いも確認してください。
6) 社内手続きと従業員への説明
社内関係部署（人事・経理）で金額を確認し、従業員に書面で支給額・支払日・明細の提出方法を案内します。疑問点は面談で確認してトラブルを防ぎましょう。
退職日以降の社会保険手続き
概要
退職日以降、会社は健康保険と厚生年金の資格喪失手続きを行います。会社は通常、資格喪失日から5日以内に手続きを行います。社員は手続きの完了を確認し、必要な次の行動を速やかに進めてください。
会社が行うこと
- 健康保険証の回収と資格喪失届の提出
- 厚生年金の資格喪失届の提出
これらは会社が行う義務です。手続きの遅延は後で保険料の精算や追徴の原因になります。
退職者が行うこと（チェックリスト）
- 健康保険証を会社へ返却する
- 会社に資格喪失手続きの実施と日付を書面で確認する（コピーを保存）
- 次の保険の選択を行う（配偶者の被扶養、国民健康保険など）
- 年金記録に不備がないか確認するため、年金事務所やマイナポータルで確認する
遅延や不備が起きた場合の対処
会社手続きに遅れがあると、過去分の保険料や税の調整が発生する場合があります。まず会社の総務や社会保険担当に問い合わせ、必要なら年金事務所や市区町村窓口に相談してください。書面やメールのやり取りを残すと後で役立ちます。
注意点
- 手続き完了の確認は必ず行ってください。証明書類は保管しておくと転職や各種申請で役立ちます。
- 不明点があれば早めに市区町村窓口や年金事務所へ相談してください。
雇用保険の脱退手続きと離職票
概要
退職後は、事業主がハローワークへ提出する「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」が必要です。手続きは退職日の翌日から10日以内が原則で、失業保険の受給に直結します。
期限と提出書類
提出書類は前述の2点です。離職証明書には退職理由や賃金情報が記載されます。自己都合か会社都合かで待期や給付日数が変わるため正確な記載が大切です。
事業主の役割と確認事項
原則として事業主が届出を行います。従って、提出済みかどうかを必ず確認してください。離職票（ハローワークでの手続きに使う書類）は後日、事業主から本人へ交付されます。
受給に向けた本人の準備
離職票のほか、本人確認書類、預金口座、雇用保険被保険者番号（不明なら事業主へ確認）を用意してハローワークに行き、求職の申し込みと受給手続きを行います。
提出遅延やトラブル時の対応
事業主が期限内に出さない場合は、まず事業主に確認してください。それでも対応がないときはハローワークに相談してください。相談により代替手続きや指導が受けられます。
源泉徴収票と各種証明書の発行
源泉徴収票（重要性と使い方）
退職後、会社は源泉徴収票を発行します。これは前年分の給与と税金の金額を証明する書類で、年末調整や確定申告で必須です。受け取ったら氏名、給与総額、源泉徴収税額などを必ず確認してください。
発行時期と受け取り方
通常、源泉徴収票は翌年1月末までに渡されます。郵送か手渡しが多く、届かない場合は人事・総務に連絡して再発行を依頼してください。
離職票・退職証明書などの各種証明書
離職票は雇用保険の手続きで必要です。退職証明書は再就職先や各種申請で使います。会社は必要書類を用意する義務がありますので、発行時期や受け取り方法を確認しましょう。
健康保険資格喪失証明書・年金手帳
健康保険の資格喪失証明書は国民健康保険への加入手続きで必要です。年金手帳を会社が預かっていた場合は返却されます。紛失が疑われるときは早めに会社へ確認してください。
記載事項の確認と誤りがあった場合
金額や氏名に誤りがあると税金の手続きに支障が出ます。誤りを見つけたら速やかに会社に訂正を依頼し、訂正版を受け取ってください。
受け取った後の保管と相談先
源泉徴収票や離職票は確定申告が済むまで大切に保管してください。不明点は人事・総務、税務署、ハローワークへ相談すると安心です。
コメント