在職証明書の書き方とポイントを押さえたサンプル紹介

はじめに

在職証明書は、働いている事実や勤務条件を第三者に示す公的な文書です。本書は「在職証明書 サンプル」に関する調査結果をまとめ、実務で使える具体的な知識を分かりやすく伝えます。

目的

在職証明書の意義、必要となる場面、記載すべき項目、作成のポイントや依頼方法、チェックリスト、テンプレートの利点までを網羅します。初めて作成する方や企業の担当者が迷わず手続きを進められることを目指しています。

対象読者

• 転職やローン申請を予定している個人
• 会社で在職証明書の発行を担当する総務・人事
• 書類の正確さを確認したい管理職

本書の構成と読み方

第2章から第8章まで順に読み進めると実務に必要な知識が体系的に身につきます。急ぎで特定の情報が必要な方は章立てを参照して該当章だけ読むこともできます。

注意点

会社ごとに書式や承認手順が異なります。サンプルはあくまで参考とし、組織のルールや提出先の要件に合わせて調整してください。

在職証明書とは

概要

在職証明書は、従業員が現在または過去にその企業に在籍している事実を証明するための文書です。公的な書類ではなく、法律で定められた決まった書式はありません。そのため企業ごとに見た目や記載項目が異なります。

別名と呼び方

在職証明書は、在籍証明書、就労証明書、就業証明書、勤務証明書、雇用証明書などとも呼ばれます。呼び名は用途や発行先によって使い分けられることがありますが、基本的な役割は同じです。

証明する内容の概略

一般に記載されるのは、氏名、所属部署、役職、在職期間（入社日・退職日）、在職の事実を示す一文です。必要に応じて勤務形態や雇用形態、給与に関する記載を加えることもあります。

発行者と受け取り手

通常は人事部や総務部が発行します。発行依頼は本人または代理人から行えます。受け取り手は金融機関や住宅関連機関、行政窓口など多様です。

注意点

書式が統一されていないため、発行前に何を記載してほしいかを具体的に伝えると手続きがスムーズです。個人情報が含まれるため、取り扱いには配慮が必要です。

在職証明書が必要とされる場面

在職証明書は「働いていること」を第三者に証明する書類です。以下のような場面で求められます。

ローン・融資申請

住宅ローンやカードローンでは、返済能力を確認するため在職証明書を求められます。勤務先名・役職・在職期間・給与形態が分かると手続きがスムーズです。

住宅の賃貸契約・入居審査

賃貸契約や保証会社の審査で収入や在職の安定性を示すために必要です。大家や管理会社が提出を求めます。

転職活動・採用手続き

新しい職場が前職の在籍確認を行う際に、書面での提出を求められることがあります。履歴書の空白を埋める役割も果たします。

資格試験・受験申請

一部の資格や試験では、受験資格に在職が条件になる場合があります。その際に在職証明書で確認します。

入学手続き（学校・研修）

学校や専門研修で、社会人枠の出願要件として在職証明を求められることがあります。

行政手続き・各種届出

育児休業や雇用保険の手続き、許認可申請などで在職を示すために使います。保険や補助金の申請時にも必要になることがあります。

提出時の注意点として、提出先が求める項目や提出期限を事前に確認してください。原本が必要かコピーで良いかも確認すると手続きがスムーズになります。

在職証明書に記載する内容

1. 基本情報

氏名・生年月日・住所を明確に記載します。本人確認のためにフルネームと生年月日は必須です。

2. 採用・雇用情報

入社年月日、契約期間（有期雇用の場合）、勤続年数を記載します。例：入社日 2018年4月1日／契約期間 2020年4月1日〜2021年3月31日／勤続年数 3年。

3. 勤務地と雇用形態

配属先の所在地（本社・支店名）と正社員・契約社員・派遣などの雇用形態を記載します。転勤歴がある場合は現勤務地を明示します。

4. 勤務時間と勤務日数

就業時間帯（例：9:00〜18:00）と週の所定労働日数、休憩時間やシフト制の有無を記載します。

5. 職種・業務内容・役職

担当業務を具体的に書きます（例：営業職／顧客対応・契約交渉）。役職や管理職の有無も明記します。

6. 給与・年収

月給・手当の有無、年収（源泉徴収票に準じた金額）を記載します。金融機関提出用など用途に応じて詳細を分けます。

7. 発行情報

会社名・所在地、発行日、発行者（代表者名または人事担当者名）、押印（会社印）を忘れず記入します。

在職証明書の書き方のポイント

基本の構成

在職証明書は簡潔にまとめます。冒頭で「本人が当社に在籍していることを証明します」と明記し、発行日、会社名、所在地、代表者名、押印を付けます。提出先が指定する項目があれば、それを優先します。

記載する必須事項と書き方例

• 被証明者氏名：正式な氏名を記載します。例）山田太郎
• 在籍期間：入社日と現在も在籍なら「在職中」と記載。例）2020年4月1日〜在職中
• 役職・部署：現在の役職と所属部署を明記します。
• 会社情報：正式名称、所在地、代表者名、連絡先（担当部署や電話番号）

文例（簡潔）：「山田太郎は当社に在籍していることを証明します。所属：営業部、役職：主任。平成32年4月1日入社。発行日：2025年1月1日。」

デザインと押印

用紙は会社のレターヘッドを使うと信頼性が上がります。内容は必要最小限に留め、余計な個人情報は記載しないでください。押印や代表者署名は省略できない場合が多いので、社内規程に従ってください。

提出先のフォーマットがある場合

提出先の指定様式があれば、そちらに従ってください。指定がないときは上記を基にシンプルに作成すると受理されやすくなります。

在職証明書発行の依頼方法

依頼に含めるべき項目

在職証明書の発行を依頼する文書には、次の項目を明記します。
– 件名（例：「在職証明書発行のお願い」）
– 作成年月日
– 宛名（総務部、担当者名など）
– 前文（挨拶と依頼の趣旨）
– 主文（何のためにいつまでに必要か）
– 末文（お礼と連絡先）
– 在職証明書に記載してほしい事項（氏名、入社日、職種、所属部署、雇用形態など）
– 依頼者の情報（氏名、社員番号、内線・携帯番号、メールアドレス）

依頼文の書き方の流れ

1. 件名と作成日を上に書きます。件名は簡潔にします。
2. 宛名で担当部署や担当者名を明記します。
3. 前文で簡単な挨拶と発行を依頼する目的を伝えます。
4. 主文で必要な記載事項と希望の提出形式（原本・PDF）、希望日を具体的に書きます。
5. 末文でお礼を述べ、問い合わせ先を書いて終えます。

依頼文の例（メール・文書共通）

件名：在職証明書発行のお願い
作成日：2025年1月1日
宛名：総務部　○○様
本文：
いつもお世話になっております。経理部の山田太郎です。このたび住宅ローン申請のため在職証明書の発行をお願いしたくご連絡しました。記載いただきたい事項は、氏名、入社年月日、所属部署、職種、雇用形態です。
提出形式：PDF送付希望
希望期限：2025年1月10日
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
氏名：山田太郎（社員番号：1234）
内線：1234／メール：taro.yamada@example.com

提出方法と注意点

• 社内規程で決まった様式や申請フローがある場合はそれに従います。
• 締切がある場合は余裕を持って依頼します。
• 個人情報の取り扱いに注意し、必要最小限の情報を記載します。

在職証明書作成時のチェックリスト

在職証明書を作成する際に必ず確認しておきたい項目を、わかりやすく整理しました。漏れや誤記があると手続きが遅れるため、順番に確認してください。

基本情報（必須）

• 氏名：正式な漢字とフリガナを記載します。例：山田 太郎（やまだ たろう）
• 生年月日：西暦または和暦で統一して記載します。
• 住所：現住所を正確に。

勤務情報（詳しく）

• 入社年月日・勤続年数：入社日を基準に勤続年数を明記します。例：入社日 2018年4月1日、勤続年数 6年
• 勤務地・所属部署：支店名や部署名を省略せず記載します。
• 雇用形態：正社員、契約社員、派遣などを明示します。
• 勤務時間：始業・終業時間や週労働日数。例：9:00〜17:30、週5日
• 職種・役職：職務名と役職（主任、課長など）を記載します。
• 業務内容：簡潔に主要な業務を3〜5行で示します。
• 給与・年収：月給・手当の有無や年収を記載する場合は正確な数値で。

発行情報（正式性を担保）

• 発行日：証明書の日付を入れます。
• 会社名・代表者名：正式名称と代表者（または担当者）名を明記します。
• 捺印・署名：社印または代表者署名を忘れずに。

その他の確認ポイント

• 用途に応じた項目があるか（ローン、ビザ、保険など）がれつせん。
• 会社の連絡先（電話番号）や担当部署を記載すると問い合わせが早く済みます。
• 原本の保管場所と発行控えの保存を決めておく。

作成から発行までの簡単な手順

1. 下書きを作成して申請者と照合します。2. 上長や総務で内容確認を行います。3. 代表者の押印・署名を得て発行します。4. 発行後は控えを保存します。

上のチェックリストを元に一つずつ確認すれば、漏れなく正しい在職証明書を作成できます。

テンプレート利用のメリット

はじめに

無料でダウンロードできる在職証明書テンプレートは、初めて作る人や急いで必要な人にとって頼りになります。項目の抜けを防ぎ、見た目も整えられます。

主なメリット

• 記載漏れを防ぐ: 会社名・氏名・雇用期間・職種など、必須項目があらかじめ用意されています。
• 作成時間を短縮: 定型フォーマットに情報を当てはめるだけで完成します。
• 書式の統一: 社内で同じ様式を使えば手続きがスムーズになります。

テンプレートの選び方

使う場面を考えて選んでください。例えば、銀行提出用は捺印欄や発行日が明確なものを、海外手続き用は英語併記のテンプレートを選ぶと便利です。

利用時の注意点

• 必須項目が会社規程と合っているか確認してください。
• 日付・氏名の誤字に注意し、発行担当者の署名や捺印を忘れないでください。
• 機密情報は記載しないようにしてください。

具体的な使い方例

1. テンプレートをダウンロード
2. 必要事項を入力
3. 会社のルールに従って署名・捺印
4. 原本を受け渡す

これらを守れば、テンプレートは作業を大きく楽にしてくれます。