はじめに
概要
本資料は、退職日を会社や上司に連絡する際のメールの書き方やマナーを分かりやすく解説します。基本の構成、宛先別の例文、退職届・退職願をメールで送る方法、送信時の注意点など、実務で使える情報をまとめています。
誰のための資料か
- 退職を決め、メールで日程連絡や書類提出をする必要がある方
- 上司や人事への丁寧な伝え方に不安がある方
- 書き方の型を知り、誤解やトラブルを避けたい方
本資料の使い方
各章を順に読めば、退職連絡メールを自分で作成できるようになります。第2章で基本と文例の骨組みを学び、第3章で相手別の表現を確認してください。第4章は書類送付の手順、第五章は送信前に必ず確認すべき点を扱います。
執筆の方針
敬意と明瞭さを重視します。専門用語は最小限にし、具体例で補足します。実践的に使える文章を目指しています。
退職日メールの基本構成
退職日を伝えるメールは、読み手にとって分かりやすく、礼儀正しく伝えることが大切です。以下の五つの要素を順に盛り込むと安心です。
件名
件名で退職と分かるようにします。たとえば「退職のご報告（氏名）」や「退職のお知らせ — 山田太郎」のように短く明確にします。
報告の段落
冒頭で退職の事実を述べます。理由は「一身上の都合により」と簡潔に書くのが一般的です。例文：私事で恐縮ですが、一身上の都合により退職することになりました。
退職日の明記
退職日と最終出勤日を必ず書きます。両者が異なる場合は双方を明記します。例：退職日：2025年6月30日／最終出勤日：2025年6月25日。引継ぎや有給消化の予定がある場合は簡単に触れてください。
お礼の段落
具体的な感謝を短く伝えます。上司や同僚への支援、学びの機会に触れると印象が良くなります。例文：在職中は大変お世話になり、心より感謝しております。
結びの言葉
今後の連絡先を記載する場合はここで示します。最後は丁寧に締めます。例：取り急ぎご報告まで。今後ともよろしくお願いいたします。
以上の構成を守れば、相手に丁寧で分かりやすい退職通知になります。
宛先別のメール例文
1. 社内向け（部署全体・同僚向け）
件名：退職のご挨拶（○○部 ○○）
本文：
いつもお世話になっております。○○部の○○です。私事で恐縮ですが、○月○日をもって退職することになりました。在職中は皆様に支えていただき感謝しております。引き継ぎは□□さんに進めておりますが、不明点があればお知らせください。短い間でしたがありがとうございました。
2. 上司向け
件名：退職のご挨拶とお礼（○○）
本文：
○○部長
いつもご指導いただきありがとうございます。私事で恐縮ですが、○月○日をもって退職いたします。部長には日々のご指導のほか、△△プロジェクトで多くを学ばせていただきました。今後は引き継ぎを確実に行い、残務を完了いたします。これまでのご支援に心より感謝申し上げます。
3. 社外向け（取引先）
件名：退職のご挨拶（○○会社 ○○）
本文：
いつもお世話になっております。○○会社の○○と申します。私事で恐縮ですが、○月○日をもって退職いたします。これまでのご協力に深く感謝しております。今後の窓口は□□（連絡先）となりますので、お手数ですが引き続きよろしくお願い申し上げます。短いご挨拶で失礼いたします。
退職届・退職願をメールで送付する場合
送付方法の基本
退職届や退職願をメールで送るときは、メール本文に正式な文書の内容を明記し、必要項目を明確にします。会社の規定で書面提出が必要なら、PDF添付で併せて提出してください。
メール本文に必ず記載する項目
- 提出日（例：2025年6月1日）
- 希望退職日（最終出勤日）
- 所属部署と氏名
- 宛先（例：人事部長 山田太郎様）
- 退職の意思表示（「退職を願い出ます」「退職届を提出します」等）
- 受領確認の依頼（返信をお願いします）
具体例を本文にそのまま書くと、受領側での手続きがスムーズになります。
件名・宛先の書き方
件名は簡潔に「退職願（氏名）」「退職届提出の件（氏名）」とします。宛先は直属の上司と人事をCCに入れるのが一般的です。
添付と送付後の確認
正式書類はPDFで添付し、ファイル名に氏名と種類を入れてください（例：退職願_山田太郎.pdf）。送信後は上司や人事から受領の返信をもらい、コピーを保存します。
例文（退職願・退職届）
-
退職願（メール本文）
拝啓 平素よりお世話になっております。営業部の山田太郎です。私事で恐縮ですが、下記の通り退職を願い出ます。
提出日：2025年6月1日
希望退職日：2025年7月31日
何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。別添に退職願（PDF）を送付いたします。受領のご連絡をお願いいたします。 -
退職届（メール本文）
拝啓 お世話になっております。以下の通り退職届を提出いたします。
提出日：2025年6月1日
退職日：2025年7月31日
別添の退職届（PDF）をご確認いただき、受領のご返信をお願いいたします。
メール送付時の注意点
概要
退職の報告は本来、上司に直接行うべきです。やむを得ずメールで伝える場合は、対面で報告できないことへの謝罪文を最初に入れるのがマナーです。体調不良や緊急時はその理由を明記し、理解を得やすくしてください。
本文の基本構成（簡潔に）
- 冒頭で「直接ご報告できず申し訳ありません」と一言入れる
- 退職日と簡単な理由（簡潔で差し支えない範囲）
- これまでの感謝と引き継ぎの要点
- 連絡先（必要なら）と今後の対応
件名・宛先・添付のポイント
- 件名は「退職のご報告（氏名）」「退職届送付の件（氏名）」など分かりやすく
- 上司を最優先に宛て、必要に応じて関係者をCC。多人数に一斉送信する際は配慮する
- 退職届を添付する場合はPDFで、「退職届_山田太郎.pdf」など分かりやすいファイル名にする
送信タイミングとフォロー
- 業務時間内の早めの時間帯に送ると配慮が伝わります
- 送信後は電話や直接面談で確認を試みる。反応がない場合は再度連絡してください
文例（謝罪・緊急時）
- 謝罪：「お忙しいところ失礼します。直接ご挨拶できず申し訳ありませんが、退職のご報告をメールで差し上げます。」
- 緊急：「体調不良のため本日中に直接お話しできず、メールでのご連絡となりました。ご理解いただけますと幸いです。」
丁寧な表現と簡潔さを意識して、相手への配慮を第一にしてください。
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